Plantilla gratuita de RFQ (solicitud de cotización) para importadores
Una solicitud de cotización pide a los proveedores que coticen lo mismo en las mismas condiciones, para poder comparar sus respuestas. Esta hoja recoge los productos y especificaciones, las cantidades, la regla Incoterms y el lugar, el embalaje y etiquetado, los certificados y ensayos, las muestras, la fecha de entrega y el plazo para responder, con columnas en las que el proveedor indica los precios.
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Qué incluye la plantilla
- Comprador, número y fecha de la RFQ, fecha límite de respuesta y contacto para consultas
- Productos con especificación, material, tamaño, color, código HS si se conoce y planos o fotos
- Cantidades por pedido o por año y el precio objetivo, si desea indicarlo
- Regla Incoterms y lugar designado, moneda y las condiciones de pago que propone
- Embalaje, marcas de los cartones y etiquetas, y los documentos que necesitará para la importación
- Certificados, ensayos e inspección requeridos, y muestras que deben enviarse
- Fecha de entrega solicitada y el plazo de entrega que puede ofrecer el proveedor
- Columnas de respuesta del proveedor: precio unitario, MOQ, plazo de entrega y validez de la oferta
Fuentes
Guías sobre este tema
Pida precios en las mismas condiciones
Las cotizaciones solo se pueden comparar si todos los proveedores cotizan lo mismo: la misma especificación, cantidad, embalaje, regla Incoterms y lugar designado, y moneda. Dé a cada producto una descripción clara con material, tamaño y acabado, adjunte planos o fotos e indique qué certificados, ensayos y etiquetas necesitan las mercancías para su mercado. Pida el precio unitario, la cantidad mínima de pedido (MOQ), el plazo de entrega y el tiempo de validez de la oferta.
Incoterms, pago y muestras
Elija la regla Incoterms y el lugar designado antes de enviar la RFQ: un precio FOB en el puerto del proveedor deja a su cargo el flete, el seguro y los costos de importación, mientras que un precio DAP o DDP incluye más de ellos. Proponga condiciones de pago, por ejemplo un anticipo y el saldo contra documentos, y pida muestras o una muestra de preproducción antes del pedido, indicando quién paga las muestras y su envío.
Cuando lleguen las respuestas
Ponga las respuestas una junto a otra y compare el costo puesto en destino (landed cost) por unidad, no solo el precio unitario: sume flete, seguro, aranceles y otros costos según la regla Incoterms de cada cotización. Revise el MOQ, el plazo de entrega y las condiciones de pago, consulte al proveedor cualquier línea que no esté clara y confirme las condiciones finales en una orden de compra o en un contrato de compraventa.
Preguntas frecuentes
¿Qué debe incluir una RFQ?
Las especificaciones de los productos, las cantidades, la regla Incoterms y el lugar designado, la moneda, el embalaje y etiquetado, los certificados y ensayos, las muestras, la fecha de entrega, y la fecha límite y el formato de respuesta del proveedor.
¿Cuál es la diferencia entre una RFQ y una orden de compra?
Una RFQ pide a los proveedores precios y condiciones; una orden de compra es el pedido del comprador una vez elegido un proveedor, y debe repetir el precio, la cantidad, la especificación y las condiciones acordados.
¿Debo indicar un precio objetivo en la RFQ?
Es opcional. Un precio objetivo puede agilizar las negociaciones, pero también puede condicionar las ofertas de los proveedores; muchos compradores lo indican solo para artículos recurrentes o después de la primera ronda de cotizaciones.
¿Qué regla Incoterms debo solicitar?
Pida a todos los proveedores la misma regla y el mismo lugar designado para que los precios sean comparables, por ejemplo FOB en su puerto principal o FCA en su almacén, y añada su propia cotización de flete para comparar el costo puesto en destino.
¿A cuántos proveedores debo enviar la RFQ?
A los suficientes para comparar precios y condiciones: los compradores suelen enviar la misma RFQ a varios proveedores y preseleccionan las mejores respuestas para muestras y negociación.
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