Modelo gratuito de RFQ (solicitação de cotação) para importadores

Uma solicitação de cotação pede aos fornecedores que cotem a mesma coisa nas mesmas condições, para que as respostas possam ser comparadas. Esta planilha reúne os produtos e especificações, as quantidades, a regra Incoterms e o local, a embalagem e a rotulagem, os certificados e testes, as amostras, a data de entrega e o prazo para respostas, com colunas em que o fornecedor preenche os preços.

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RFQ (solicitação de cotação) – Exemplo preenchido com o gerador gratuito (dados de amostra)

O que o modelo cobre

Comprador, número e data da RFQ, prazo para resposta e contato para dúvidas
Produtos com especificação, material, tamanho, cor, código HS se conhecido e desenhos ou fotos
Quantidades por pedido ou por ano e o preço-alvo, se quiser informá-lo
Regra Incoterms e local designado, moeda e as condições de pagamento que você propõe
Embalagem, marcações das caixas e etiquetas, e os documentos de que você precisará para a importação
Certificados, testes e inspeção exigidos, e amostras a enviar
Data de entrega solicitada e o prazo de entrega (lead time) que o fornecedor pode oferecer
Colunas de resposta do fornecedor: preço unitário, MOQ, prazo de entrega e validade da oferta

Fontes

ICC, Incoterms 2020 (the rule and named place decide which costs are in the price)

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Peça preços nas mesmas condições

As cotações só podem ser comparadas se todos os fornecedores cotarem a mesma coisa: a mesma especificação, quantidade, embalagem, regra Incoterms e local designado, e moeda. Dê a cada produto uma descrição clara, com material, tamanho e acabamento, anexe desenhos ou fotos e informe quais certificados, testes e etiquetas as mercadorias precisam para o seu mercado. Peça o preço unitário, a quantidade mínima de pedido (MOQ), o prazo de entrega e por quanto tempo a oferta é válida.

Incoterms, pagamento e amostras

Escolha a regra Incoterms e o local designado antes de enviar a RFQ: um preço FOB no porto do fornecedor deixa o frete, o seguro e os custos de importação por sua conta, enquanto um preço DAP ou DDP inclui mais deles. Proponha condições de pagamento, por exemplo um adiantamento e o saldo contra documentos, e peça amostras ou uma amostra de pré-produção antes do pedido, indicando quem paga pelas amostras e pelo envio delas.

Quando as respostas chegarem

Coloque as respostas lado a lado e compare o custo total de importação (landed cost) por unidade, e não apenas o preço unitário: some frete, seguro, impostos de importação e outros custos conforme a regra Incoterms de cada cotação. Verifique o MOQ, o prazo de entrega e as condições de pagamento, pergunte ao fornecedor sobre qualquer item que não esteja claro e confirme as condições finais em um pedido de compra ou contrato de venda.

Perguntas frequentes

O que uma RFQ deve incluir?

As especificações dos produtos, as quantidades, a regra Incoterms e o local designado, a moeda, a embalagem e a rotulagem, os certificados e testes, as amostras, a data de entrega e o prazo e o formato da resposta do fornecedor.

Qual é a diferença entre uma RFQ e um pedido de compra?

Uma RFQ pede preços e condições aos fornecedores; o pedido de compra é o pedido do comprador depois de escolhido um fornecedor e deve repetir o preço, a quantidade, a especificação e as condições combinados.

Devo informar um preço-alvo na RFQ?

É opcional. Um preço-alvo pode agilizar as negociações, mas também pode servir de âncora para as ofertas dos fornecedores; muitos compradores o informam apenas para itens recorrentes ou depois da primeira rodada de cotações.

Qual regra Incoterms devo pedir?

Peça a todos os fornecedores a mesma regra e o mesmo local designado para que os preços sejam comparáveis, por exemplo FOB no porto principal deles ou FCA no armazém deles, e acrescente a sua própria cotação de frete para comparar o custo total de importação (landed cost).

Para quantos fornecedores devo enviar a RFQ?

Para quantos forem necessários para comparar preços e condições: os compradores costumam enviar a mesma RFQ a vários fornecedores e pré-selecionam as melhores respostas para amostras e negociação.

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