Mẫu thông báo thay đổi đơn đặt hàng miễn phí (sửa đổi PO)

Vì sao nên dùng thông báo thay đổi bằng văn bản

Đơn đặt hàng là một phần của hợp đồng, nên việc thay đổi đơn cần có sự đồng ý của cả hai bên. Một thông báo có đánh số, nêu rõ dòng PO, ghi giá trị cũ và mới và được nhà cung cấp xác nhận sẽ tránh được tranh cãi về sau về việc phiên bản nào được áp dụng, đồng thời cung cấp cùng một thông tin cho bộ phận sản xuất, vận chuyển và kế toán.

Pháp luật quy định gì về việc thay đổi

Theo Công ước của Liên hợp quốc về hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế (CISG), trong trường hợp được áp dụng, hợp đồng có thể được sửa đổi chỉ bằng thỏa thuận của các bên (Điều 29). Nếu hợp đồng bằng văn bản quy định rằng mọi thay đổi phải được lập thành văn bản thì không thể thỏa thuận thay đổi theo cách khác, tuy nhiên một bên có thể bị ngăn không được viện dẫn điều khoản đó do chính hành vi của mình, khi bên kia đã dựa vào hành vi đó. Hãy kiểm tra điều khoản về thay đổi trong các điều khoản và điều kiện của chính bạn.

Cập nhật các chứng từ liên quan

Việc thay đổi số lượng, giá hoặc ngày thường ảnh hưởng đến các chứng từ khác: hãy yêu cầu hóa đơn proforma sửa đổi, cho sửa đổi thư tín dụng trước khi hàng được xuất đi nếu số tiền, số lượng hoặc ngày của thư tín dụng không còn phù hợp, cập nhật booking và bảo hiểm hàng hóa, và bảo đảm hóa đơn thương mại và phiếu đóng gói khớp với đơn hàng đã thay đổi.