Modelo gratuito de aviso de alteração de pedido de compra (alteração de PO)
Os pedidos mudam depois de feitos: uma quantidade aumenta, uma cor é retirada, uma data de embarque é remarcada. Alterações combinadas em uma longa cadeia de e-mails favorecem erros. Um aviso de alteração lista cada mudança em relação à linha original da PO, com o valor antigo e o novo, mostra como o total do pedido muda e pede que o fornecedor confirme. Esta planilha faz isso e mantém um registro numerado de cada alteração do pedido.
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O que o modelo cobre
- Comprador e fornecedor, número e data da PO, número e data do aviso de alteração
- Motivo da alteração e data em que o fornecedor deve responder
- Cada alteração: linha da PO, item e o que muda (quantidade, preço, data de embarque, especificação)
- Quantidade, preço unitário e data de embarque antigos e novos de cada linha
- Diferença de valor por linha, variação do total do pedido e novo total do pedido, por fórmula
- Outras alterações (especificação, embalagem, Incoterms, pagamento, documentos); todas as demais condições inalteradas
- Documentos relacionados a atualizar: fatura proforma, carta de crédito, reserva (booking), seguro
- Emitido pelo comprador e confirmado pelo fornecedor com nome, assinatura e data
Fontes
Guias sobre este tema
Por que usar um aviso de alteração por escrito
Um pedido de compra faz parte do contrato; por isso, alterá-lo exige o acordo das duas partes. Um aviso numerado que remete à linha da PO, informa o valor antigo e o novo e é confirmado pelo fornecedor evita discussões posteriores sobre qual versão vale e dá à produção, ao embarque e à contabilidade as mesmas informações.
O que a lei diz sobre alterações
Segundo a Convenção das Nações Unidas sobre os Contratos de Compra e Venda Internacional de Mercadorias (CISG), quando aplicável, um contrato pode ser modificado por simples acordo entre as partes (artigo 29). Se um contrato escrito dispuser que as alterações devem ser feitas por escrito, elas não podem ser acordadas de outra forma, embora uma parte possa ficar impedida, pela sua própria conduta, de invocar essa cláusula quando a outra parte tiver confiado nessa conduta. Verifique a cláusula de alterações das suas próprias condições gerais.
Atualize os documentos relacionados
Uma alteração de quantidade, preço ou data costuma afetar outros documentos: peça uma fatura proforma revisada, providencie a alteração da carta de crédito antes do embarque da mercadoria se o valor, a quantidade ou as datas já não se ajustarem, atualize a reserva e o seguro de carga e confirme que a fatura comercial e a lista de embalagem (packing list) correspondem ao pedido alterado.
Perguntas frequentes
O que é um aviso de alteração de pedido de compra?
Um documento do comprador para o fornecedor que altera um pedido de compra emitido, lista cada alteração com o valor antigo e o novo e pede que o fornecedor confirme.
O fornecedor é obrigado a aceitar uma alteração?
Uma alteração do contrato exige o acordo de ambas as partes, salvo se o contrato permitir que uma das partes faça certas alterações. Peça ao fornecedor que confirme por escrito.
Devo emitir um novo pedido de compra em vez disso?
Algumas empresas emitem uma PO revisada com número de revisão. De qualquer forma, indique o número da PO original e guarde um registro do que mudou e quando.
E se uma carta de crédito já estiver aberta?
Peça ao seu banco que altere a carta de crédito se a mudança afetar seu valor, quantidade, datas ou documentos. O fornecedor, como beneficiário, precisa aceitar a alteração.
O modelo calcula o novo total?
Sim. Ele calcula a diferença de valor de cada linha alterada e a soma ao total original do pedido para chegar ao novo total do pedido.
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