無料の注文変更通知書(発注変更)テンプレート

注文は発注後に変わることがあります。数量が増える、色が1色なくなる、出荷日が動く、といった具合です。長いメールのやり取りで合意した変更は、間違いを招きやすくなります。注文変更通知書は、元のPOの明細行ごとに変更内容を変更前と変更後の値とともに一覧にし、注文合計がどう変わるかを示して、仕入先に確認を求めます。このシートはそれを行い、注文に対するすべての変更を番号付きで記録します。

.xlsxをダウンロード無料テンプレート一覧 →

テンプレートの記載内容

買い手と仕入先、POの番号と日付、変更通知書の番号と日付
変更の理由と、仕入先に返答してほしい期日
変更ごとの記入項目: POの明細行、品目、変更内容(数量、価格、出荷日、仕様)
明細行ごとの変更前と変更後の数量、単価、出荷日
明細行ごとの金額差、注文合計の増減、新しい注文合計(数式で計算)
その他の変更(仕様、梱包、Incoterms、支払い、書類); その他の条件はすべて変更なし
更新が必要な関連書類: プロフォーマ・インボイス、信用状、ブッキング、保険
買い手が発行し、仕入先が氏名、署名、日付で確認

出典

変更通知書を書面で作成する理由

注文書は契約の一部であるため、その変更には双方の合意が必要です。POの明細行を示し、変更前と変更後の値を記載して、仕入先が確認した番号付きの通知書があれば、どちらのバージョンが適用されるのかをめぐる後々の争いを避けられ、生産、出荷、経理の各部門が同じ情報を持つことができます。

変更に関する法律の定め

国際物品売買契約に関する国際連合条約(CISG)が適用される場合、契約は当事者の合意だけで変更することができます(第29条)。書面による契約に、変更は書面で行わなければならないと定められている場合は、他の方法で合意することはできませんが、相手方が当事者の行動を信頼して行動したときには、その当事者は自らの行動により、その条項を援用できなくなることがあります。ご自身の取引条件にある変更条項を確認してください。

よくある質問

注文変更通知書とは何ですか？

買い手から仕入先に送る書類で、発行済みの注文書を変更するものです。変更ごとに変更前と変更後の値を並べ、仕入先に確認を求めます。

仕入先は変更を受け入れなければなりませんか？

契約の変更には当事者双方の合意が必要です。ただし、契約で一方の当事者が特定の変更を行えると定められている場合は除きます。仕入先に書面で確認するよう依頼してください。

代わりに注文書を新しく発行すべきですか？

改訂番号を付けた改訂版のPOを発行する会社もあります。いずれの場合も、元のPO番号を参照し、何がいつ変更されたかの記録を残してください。

すでに信用状が開設されている場合はどうなりますか？

変更が信用状の金額、数量、日付または書類に影響する場合は、取引銀行に信用状の条件変更を依頼してください。受益者である仕入先は、その条件変更を受諾する必要があります。

テンプレートは新しい合計を計算しますか？

はい。変更した明細行ごとに金額差を計算し、それを元の注文合計に加えて新しい注文合計を算出します。

その他の無料ツール

同僚に共有するWhatsApp LinkedIn X

Triplicateは無料で、改善を続けています。お役に立ちましたか？ Triplicateを応援する ♥