무료 발주 변경 통지서 템플릿(PO 변경)

주문은 발주 후에도 바뀝니다. 수량이 늘고, 색상 하나가 빠지고, 선적일이 조정되기도 합니다. 긴 이메일 스레드에서 합의한 변경은 실수를 부르기 쉽습니다. 변경 통지서는 변경 사항을 원래 PO 항목별로 나열하여 변경 전후의 값을 보여 주고, 주문 총액이 어떻게 달라지는지 나타내며, 공급업체에 확인을 요청합니다. 이 시트는 그 역할을 하며, 주문에 대한 모든 변경을 번호를 붙여 기록해 둡니다.

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양식에 포함된 항목

구매자와 공급업체, PO 번호와 날짜, 변경 통지서 번호와 날짜
변경 사유와 공급업체의 회신 기한
변경 사항별 기재: PO 항목, 품목, 변경 내용(수량, 가격, 선적일, 사양)
항목별 변경 전후의 수량, 단가, 선적일
항목별 금액 차이, 주문 총액의 변동, 새 주문 총액(수식으로 계산)
그 밖의 변경(사양, 포장, Incoterms, 결제, 서류); 그 외 모든 조건은 변경 없음
함께 수정할 관련 서류: 견적송장(proforma invoice), 신용장, 선적 예약(부킹), 보험
구매자가 발행하고, 공급업체가 이름, 서명, 날짜로 확인

출처

변경 통지서를 서면으로 작성하는 이유

발주서는 계약의 일부이므로 이를 변경하려면 양측의 합의가 필요합니다. 번호를 붙인 통지서에 PO 항목을 명시하고 변경 전후의 값을 기재하여 공급업체의 확인을 받아 두면, 어느 버전이 적용되는지를 두고 나중에 벌어지는 다툼을 피할 수 있고, 생산, 선적, 회계 부서가 같은 정보를 공유하게 됩니다.

변경에 관한 법 규정

국제물품매매계약에 관한 국제연합 협약(CISG)이 적용되는 경우, 계약은 당사자 간의 합의만으로 변경할 수 있습니다(제29조). 서면 계약에 변경은 서면으로 해야 한다고 정해져 있으면 다른 방식으로는 합의할 수 없습니다. 다만 상대방이 어느 당사자의 행동을 신뢰하여 행동한 경우, 그 당사자는 자신의 행동 때문에 해당 조항을 근거로 내세울 수 없게 될 수 있습니다. 자사의 거래 약관(terms and conditions)에 있는 변경 조항을 확인하십시오.

자주 묻는 질문

발주 변경 통지서란 무엇입니까?

구매자가 공급업체에 보내는 서류로, 이미 발행한 발주서를 변경하는 것입니다. 변경 사항마다 변경 전후의 값을 나열하고 공급업체에 확인을 요청합니다.

공급업체는 변경을 반드시 받아들여야 합니까?

계약의 변경에는 당사자 양측의 합의가 필요합니다. 다만 계약에서 한쪽 당사자가 특정한 변경을 할 수 있도록 허용한 경우는 예외입니다. 공급업체에 서면으로 확인해 달라고 요청하십시오.

대신 새 발주서를 발행해야 합니까?

일부 회사는 개정 번호를 붙인 수정 PO를 발행합니다. 어느 쪽이든 원래 PO 번호를 참조하고, 무엇이 언제 변경되었는지 기록을 남기십시오.

이미 신용장이 개설되어 있다면 어떻게 합니까?

변경이 신용장의 금액, 수량, 날짜 또는 서류에 영향을 주는 경우 거래 은행에 신용장 조건변경을 요청하십시오. 수익자인 공급업체가 그 조건변경을 수락해야 합니다.

템플릿이 새 총액을 계산해 줍니까?

예. 변경된 항목마다 금액 차이를 계산하고, 이를 원래 주문 총액에 더하여 새 주문 총액을 산출합니다.

다른 무료 도구

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