Бесплатный шаблон уведомления об изменении заказа на поставку (изменение PO)

Заказы меняются после размещения: количество увеличивается, цвет убирают, дата отгрузки сдвигается. Изменения, согласованные в длинной переписке по электронной почте, провоцируют ошибки. Уведомление об изменении перечисляет каждое изменение со ссылкой на исходную строку PO, со старым и новым значением, показывает, как меняется общая сумма заказа, и просит поставщика подтвердить изменения. Этот лист делает именно это и ведёт пронумерованный журнал всех изменений заказа.

Скачать .xlsx Все бесплатные шаблоны →

Уведомление об изменении PO – Пример, заполненный в бесплатном генераторе (тестовые данные)

Что включает шаблон

Покупатель и поставщик, номер и дата PO, номер и дата уведомления об изменении
Причина изменения и дата, к которой поставщику следует ответить
Каждое изменение: строка PO, товар и что меняется (количество, цена, дата отгрузки, спецификация)
Прежние и новые количество, цена за единицу и дата отгрузки по каждой строке
Разница в сумме по каждой строке, изменение общей суммы заказа и новая общая сумма заказа (по формуле)
Прочие изменения (спецификация, упаковка, Incoterms, оплата, документы); все остальные условия без изменений
Связанные документы, которые нужно обновить: проформа-инвойс, аккредитив, бронирование (букинг), страхование
Выдано покупателем и подтверждено поставщиком с указанием имени, подписи и даты

Источники

Руководства по теме

Венская конвенция (CISG): когда применяется к экспортному договору и что указатьЧто такое Венская конвенция ООН о договорах международной купли-продажи товаров (CISG), какие из 97 государств её применяют (Великобритания и…Что такое аккредитив? Как работает: пошаговое руководство для экспортёровКак работает L/C для экспортёра: стороны, путь от проформы до открытого аккредитива, проверка и изменения, сроки отгрузки и предъявления, проверка…Что такое проформа-инвойс? Отличия от коммерческогоПроформа и коммерческий инвойс: для чего нужен каждый, когда таможня или банк не принимают проформу (19 CFR 141.91, UCP 600 Art. 18), бесплатные…Условия оплаты при экспорте: T/T, L/C, D/P, D/AПредоплата по T/T, депозит 30% и остаток 70% против копии B/L, аккредитив (L/C), D/P, D/A и открытый счёт: кто несёт риск, как работает каждый…

Зачем нужно письменное уведомление об изменении

Заказ на поставку является частью договора, поэтому для его изменения требуется согласие обеих сторон. Пронумерованное уведомление, которое ссылается на строку PO, указывает старое и новое значение и подтверждается поставщиком, позволяет избежать последующих споров о том, какая версия действует, и даёт производству, отгрузке и бухгалтерии одну и ту же информацию.

Что говорит закон об изменениях

Согласно Конвенции Организации Объединённых Наций о договорах международной купли-продажи товаров (CISG), там, где она применяется, договор может быть изменён простым соглашением сторон (статья 29). Если в письменном договоре сказано, что изменения должны вноситься в письменной форме, то согласовать их иным способом нельзя, хотя сторона может быть лишена права ссылаться на это условие из-за собственного поведения, если другая сторона полагалась на такое поведение. Проверьте условие об изменениях в своих общих условиях.

Обновите связанные документы

Изменение количества, цены или даты часто затрагивает другие документы: запросите исправленный проформа-инвойс, оформите изменение аккредитива до отгрузки товара, если его сумма, количество или даты больше не подходят, обновите бронирование и страхование груза и убедитесь, что коммерческий инвойс и упаковочный лист соответствуют изменённому заказу.

Частые вопросы

Что такое уведомление об изменении заказа на поставку?

Документ от покупателя поставщику, который изменяет выставленный заказ на поставку, перечисляет каждое изменение со старым и новым значением и просит поставщика подтвердить его.

Обязан ли поставщик принять изменение?

Для изменения договора требуется согласие обеих сторон, если только договор не позволяет одной из сторон вносить определённые изменения. Попросите поставщика подтвердить изменение письменно.

Не выпустить ли вместо этого новый заказ на поставку?

Некоторые компании выпускают исправленный PO с номером ревизии. В любом случае ссылайтесь на номер исходного PO и ведите учёт того, что и когда изменилось.

Что делать, если аккредитив уже открыт?

Попросите свой банк изменить аккредитив, если изменение затрагивает его сумму, количество, даты или документы. Поставщик как бенефициар должен принять изменение.

Считает ли шаблон новую общую сумму?

Да. Он вычисляет разницу в сумме по каждой изменённой строке и прибавляет её к исходной общей сумме заказа, получая новую общую сумму заказа.

Другие бесплатные инструменты

Поделиться с коллегойWhatsApp LinkedIn X

Triplicate бесплатен и постоянно улучшается. Он вам пригодился? Поддержать Triplicate ♥