मुफ़्त परचेज ऑर्डर बदलाव सूचना टेम्पलेट (PO संशोधन)
ऑर्डर देने के बाद भी बदलते हैं: मात्रा बढ़ जाती है, कोई रंग हटा दिया जाता है, शिपमेंट की तारीख आगे खिसक जाती है। लंबे ईमेल थ्रेड में तय हुए बदलाव गलतियों को न्योता देते हैं। बदलाव सूचना हर बदलाव को मूल PO लाइन के सामने पुराने और नए मान के साथ सूचीबद्ध करती है, दिखाती है कि ऑर्डर का कुल कैसे बदलता है और सप्लायर से पुष्टि माँगती है। यह शीट यही करती है और ऑर्डर में हुए हर बदलाव का क्रमांकित रिकॉर्ड रखती है।
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टेम्पलेट में क्या-क्या शामिल है
- खरीदार और सप्लायर, PO नंबर और तारीख, बदलाव सूचना का नंबर और तारीख
- बदलाव का कारण और वह तारीख जिसके भीतर सप्लायर को जवाब देना है
- हर बदलाव: PO लाइन, आइटम और क्या बदल रहा है (मात्रा, कीमत, शिपमेंट की तारीख, स्पेसिफ़िकेशन)
- हर लाइन के लिए पुरानी और नई मात्रा, यूनिट कीमत और शिपमेंट की तारीख
- हर लाइन की राशि का अंतर, ऑर्डर कुल में बदलाव और नया ऑर्डर कुल, फ़ॉर्मूले से
- अन्य बदलाव (स्पेसिफ़िकेशन, पैकिंग, Incoterms, भुगतान, दस्तावेज़); अन्य सभी शर्तें अपरिवर्तित
- अपडेट किए जाने वाले संबंधित दस्तावेज़: प्रोफ़ॉर्मा इनवॉइस, लेटर ऑफ़ क्रेडिट, बुकिंग, बीमा
- खरीदार द्वारा जारी, और सप्लायर द्वारा नाम, हस्ताक्षर और तारीख के साथ पुष्ट
सोर्स
इस विषय पर गाइड
लिखित बदलाव सूचना क्यों उपयोग करें
परचेज ऑर्डर अनुबंध का हिस्सा होता है, इसलिए उसे बदलने के लिए दोनों पक्षों की सहमति चाहिए। क्रमांकित सूचना, जो PO लाइन का हवाला देती है, पुराना और नया मान बताती है और जिसकी सप्लायर पुष्टि करता है, बाद में इस विवाद से बचाती है कि कौन-सा संस्करण लागू है, और उत्पादन, शिपिंग और अकाउंट्स को एक ही जानकारी देती है।
बदलाव पर कानून क्या कहता है
वस्तुओं की अंतरराष्ट्रीय बिक्री के अनुबंधों पर संयुक्त राष्ट्र कन्वेंशन (CISG) के अंतर्गत, जहाँ वह लागू होता है, अनुबंध में केवल पक्षों की सहमति से संशोधन किया जा सकता है (अनुच्छेद 29)। यदि किसी लिखित अनुबंध में कहा गया हो कि बदलाव लिखित रूप में ही किए जाएँ, तो उन्हें किसी अन्य तरीके से तय नहीं किया जा सकता, हालाँकि यदि दूसरे पक्ष ने किसी पक्ष के आचरण पर भरोसा किया हो, तो वह पक्ष अपने ही आचरण के कारण उस खंड का सहारा लेने से रोका जा सकता है। अपनी शर्तों में बदलाव वाला खंड देखें।
संबंधित दस्तावेज़ अपडेट करें
मात्रा, कीमत या तारीख में बदलाव अक्सर दूसरे दस्तावेज़ों को प्रभावित करता है: संशोधित प्रोफ़ॉर्मा इनवॉइस माँगें, यदि लेटर ऑफ़ क्रेडिट की राशि, मात्रा या तारीखें अब मेल नहीं खातीं तो माल शिप होने से पहले उसमें संशोधन करवाएँ, बुकिंग और कार्गो बीमा अपडेट करें, और सुनिश्चित करें कि कमर्शियल इनवॉइस और पैकिंग लिस्ट बदले हुए ऑर्डर से मेल खाएँ।
अक्सर पूछे जाने वाले सवाल
परचेज ऑर्डर बदलाव सूचना क्या है?
खरीदार की ओर से सप्लायर को भेजा गया दस्तावेज़, जो जारी किए गए परचेज ऑर्डर में बदलाव करता है, हर बदलाव को पुराने और नए मान के साथ सूचीबद्ध करता है और सप्लायर से पुष्टि माँगता है।
क्या सप्लायर के लिए बदलाव स्वीकार करना ज़रूरी है?
अनुबंध में बदलाव के लिए दोनों पक्षों की सहमति चाहिए, जब तक कि अनुबंध किसी एक पक्ष को कुछ बदलाव करने की अनुमति न देता हो। सप्लायर से लिखित पुष्टि माँगें।
क्या इसकी जगह नया परचेज ऑर्डर जारी करना चाहिए?
कुछ कंपनियाँ रिवीज़न नंबर के साथ संशोधित PO जारी करती हैं। दोनों स्थितियों में मूल PO नंबर का उल्लेख करें और रिकॉर्ड रखें कि क्या और कब बदला।
अगर लेटर ऑफ़ क्रेडिट पहले ही खुल चुका हो तो?
यदि बदलाव का असर लेटर ऑफ़ क्रेडिट की राशि, मात्रा, तारीखों या दस्तावेज़ों पर पड़ता है, तो अपने बैंक से उसमें संशोधन करने को कहें। सप्लायर को, लाभार्थी के रूप में, संशोधन स्वीकार करना होगा।
क्या टेम्पलेट नया कुल निकालता है?
हाँ। यह हर बदली हुई लाइन की राशि का अंतर निकालता है और उसे मूल ऑर्डर कुल में जोड़कर नया ऑर्डर कुल देता है।
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