Modèle gratuit d'avis de modification de bon de commande (modification du PO)

Les commandes changent une fois passées : une quantité augmente, une couleur est supprimée, une date d'expédition est déplacée. Les modifications convenues dans un long fil d'e-mails sont source d'erreurs. Un avis de modification énumère chaque changement par rapport à la ligne d'origine du PO, avec l'ancienne et la nouvelle valeur, montre comment le total de la commande évolue et demande au fournisseur de confirmer. Cette feuille fait tout cela et tient un registre numéroté de chaque modification de la commande.

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Avis de modification de PO – Exemple rempli avec le générateur gratuit (données fictives)

Ce que couvre le modèle

Acheteur et fournisseur, numéro et date du PO, numéro et date de l'avis de modification
Motif de la modification et date à laquelle le fournisseur est prié de répondre
Chaque modification : ligne du PO, article et ce qui change (quantité, prix, date d'expédition, spécification)
Quantité, prix unitaire et date d'expédition, anciens et nouveaux, pour chaque ligne
Écart de montant par ligne, variation du total de la commande et nouveau total de la commande, par formule
Autres modifications (spécification, emballage, Incoterms, paiement, documents) ; toutes les autres conditions restent inchangées
Documents liés à mettre à jour : facture pro forma, lettre de crédit, réservation (booking), assurance
Émis par l'acheteur et confirmé par le fournisseur avec nom, signature et date

Sources

Guides sur ce sujet

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Pourquoi utiliser un avis de modification écrit

Un bon de commande fait partie du contrat ; le modifier exige donc l'accord des deux parties. Un avis numéroté qui renvoie à la ligne du PO, indique l'ancienne et la nouvelle valeur et est confirmé par le fournisseur évite les désaccords ultérieurs sur la version applicable, et donne à la production, à l'expédition et à la comptabilité les mêmes informations.

Ce que dit la loi sur les modifications

En vertu de la Convention des Nations Unies sur les contrats de vente internationale de marchandises (CISG), lorsqu'elle s'applique, un contrat peut être modifié par le simple accord des parties (article 29). Si un contrat écrit stipule que les modifications doivent être faites par écrit, elles ne peuvent pas être convenues autrement, bien qu'une partie puisse être empêchée par son propre comportement de se prévaloir de cette clause lorsque l'autre partie s'est fiée à ce comportement. Vérifiez la clause de modification de vos propres conditions générales.

Mettez à jour les documents liés

Un changement de quantité, de prix ou de date touche souvent d'autres documents : demandez une facture pro forma révisée, faites modifier la lettre de crédit avant l'expédition des marchandises si son montant, sa quantité ou ses dates ne correspondent plus, mettez à jour la réservation et l'assurance de la cargaison, et vérifiez que la facture commerciale et la liste de colisage correspondent à la commande modifiée.

Questions fréquentes

Qu'est-ce qu'un avis de modification de bon de commande ?

Un document de l'acheteur au fournisseur qui modifie un bon de commande émis, énumère chaque changement avec l'ancienne et la nouvelle valeur et demande au fournisseur de confirmer.

Le fournisseur est-il obligé d'accepter une modification ?

Une modification du contrat exige l'accord des deux parties, sauf si le contrat permet à l'une d'elles d'apporter certains changements. Demandez au fournisseur de confirmer par écrit.

Dois-je plutôt émettre un nouveau bon de commande ?

Certaines entreprises émettent un PO révisé avec un numéro de révision. Dans les deux cas, renvoyez au numéro du PO d'origine et conservez une trace de ce qui a changé et de la date.

Et si une lettre de crédit est déjà ouverte ?

Demandez à votre banque de modifier la lettre de crédit si le changement touche son montant, sa quantité, ses dates ou ses documents. Le fournisseur, en tant que bénéficiaire, doit accepter la modification.

Le modèle calcule-t-il le nouveau total ?

Oui. Il calcule l'écart de montant de chaque ligne modifiée et l'ajoute au total initial de la commande pour obtenir le nouveau total de la commande.

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