Làm chứng từ xuất khẩu bằng giọng nói: nói đơn hàng, có ngay hóa đơn

Cách hoạt động

Ô đơn hàng nằm ở đầu trình tạo, có nút "Nói đơn hàng" (hình micro) cạnh nút "Tạo chứng từ". Nhấn vào và cho phép micro nếu trình duyệt hỏi. Khi bạn nói, chữ sẽ hiện trong ô. Sau khi dừng khoảng hai giây, hoặc khi nhấn micro lần nữa, đoạn chữ được gửi như khi bạn gõ và chứng từ được điền.

Sau đó bạn có thể nói hoặc gõ dòng tiếp theo để thêm hay sửa: "Người mua là Nordic Home AB, Malmö, Thụy Điển", "đổi thành 3.000 cốc", "thanh toán T/T 30 ngày". Thông tin công ty của bạn vẫn giữ nguyên, và "Hoàn tác" quay lại một bước.

Micro này cũng có trong ô đơn hàng ở cuối mỗi công cụ, mẫu và hướng dẫn trên trang (mở trình tạo với chứng từ đã điền) và trong chế độ "Chuẩn bị lô hàng" của trợ lý AI, nơi trả về chứng từ cùng các kiểm tra cho nước đến.

Nói thế nào để chứng từ điền đúng

Hãy nói một lần những gì hóa đơn cần. Ví dụ, với hàng vào Hoa Kỳ, quy định về hóa đơn yêu cầu các bên liên quan, mô tả chi tiết hàng hóa, số lượng, giá mua của từng mặt hàng, tiền tệ và nước xuất xứ (19 CFR 141.86). Các nước khác yêu cầu gần như tương tự.

• Sản phẩm bằng lời dễ hiểu: là gì và làm bằng gì ("cốc gốm", không chỉ một mã model)
• Số lượng và đơn vị ("2.400 cái", "120 thùng")
• Đơn giá kèm tiền tệ ("USD 1,85 mỗi cái")
• Điều kiện Incoterms và địa điểm chỉ định ("FOB Busan", "CIF Rotterdam")
• Công ty người mua, thành phố và quốc gia
• Nếu biết: điều kiện thanh toán, số thùng và trọng lượng, cảng xếp hàng

Tên, con số và kiểm tra

Nhận dạng giọng nói thường viết số bằng chữ số và nghe tốt các từ thông dụng, nhưng có thể nghe nhầm tên công ty, các số phát âm gần giống nhau và mã sản phẩm. Cứ nói giá như bình thường; trợ lý sẽ đọc số tiền và loại tiền. Khi chứng từ đã được điền, hãy kiểm tra tên người mua, số lượng và giá trên bản xem trước. Muốn sửa, hãy nói hoặc gõ lại dòng đó ("đổi thành 1.500") hoặc sửa trực tiếp ô.

Dù bạn nói bằng ngôn ngữ nào, mô tả hàng hóa và tên cảng trên chứng từ đều bằng tiếng Anh.

Quyền riêng tư: dữ liệu đi đâu

Việc chuyển giọng nói thành chữ do tính năng nhận dạng giọng nói của chính trình duyệt thực hiện, không phải Triplicate. Ở một số trình duyệt như Chrome, âm thanh được gửi tới dịch vụ web của nhà sản xuất trình duyệt để xử lý; Safari dùng tính năng nhận dạng giọng nói của Apple. Triplicate chỉ nhận chữ, giống như khi bạn gõ, và gửi tới trợ lý đơn hàng (Cloudflare Workers AI) để điền biểu mẫu. Đoạn chữ không được lưu, và chứng từ được tạo và lưu ngay trong trình duyệt của bạn.

Khi không thấy micro hoặc micro không hoạt động

Micro chỉ hiện ở trình duyệt có nhận dạng giọng nói: Chrome, Edge, Safari và Samsung Internet. Firefox không có, và trình duyệt trong ứng dụng (ví dụ một liên kết mở trong ứng dụng nhắn tin) thường cũng không có; hãy mở trang bằng trình duyệt của điện thoại. Nếu trình duyệt báo micro bị chặn, hãy cho phép micro với triplicatedocs.com trong phần cài đặt trang web của trình duyệt. Nếu không nghe thấy gì trong tám giây, micro sẽ ngừng nghe; hãy nhấn micro và nói lại.