Documents d'export à la voix : dictez la commande, obtenez la facture

Comment ça marche

La zone de commande se trouve en haut du générateur, avec le bouton « Dictez votre commande » (un micro) à côté de « Créer les documents ». Touchez-le et autorisez le micro si le navigateur le demande. Pendant que vous parlez, les mots s'affichent dans la zone. Après une pause d'environ deux secondes, ou en touchant de nouveau le micro, le texte est envoyé comme si vous l'aviez tapé et les documents se remplissent.

Vous pouvez ensuite dire ou taper la ligne suivante pour ajouter ou modifier quelque chose : « L'acheteur est Nordic Home AB, Malmö, Suède », « mettez 3 000 tasses », « paiement T/T à 30 jours ». Les données de votre entreprise restent telles quelles, et « Annuler » revient d'une étape.

Le même micro se trouve dans la zone de commande en bas de chaque outil, modèle et guide du site (elle ouvre le générateur avec les documents remplis) et dans le mode « Préparer une expédition » de l'assistant IA, qui répond avec les documents et les contrôles du pays de destination.

Quoi dire pour que les documents soient justes

Dites d'un seul coup ce dont une facture a besoin. Pour des marchandises qui entrent aux États-Unis, par exemple, les règles sur les factures demandent les parties, une description détaillée des marchandises, les quantités, le prix d'achat de chaque article, la devise et le pays d'origine (19 CFR 141.86). Les autres pays demandent à peu près la même chose.

• Le produit en mots simples : ce que c'est et en quoi c'est fait (« tasses en céramique », pas seulement une référence)
• La quantité et son unité (« 2 400 pièces », « 120 cartons »)
• Le prix unitaire avec la devise (« 1,85 USD la pièce »)
• La règle Incoterms avec le lieu convenu (« FOB Busan », « CIF Rotterdam »)
• La société de l'acheteur, sa ville et son pays
• Si vous les connaissez : conditions de paiement, cartons et poids, port de chargement

Noms, chiffres et vérification

La reconnaissance vocale écrit en général les nombres en chiffres et comprend bien les mots courants, mais elle peut se tromper sur les noms de sociétés, des nombres qui se ressemblent à l'oral et les références de produits. Dites les prix comme d'habitude ; l'assistant lit le montant et la devise. Une fois les documents remplis, relisez dans l'aperçu le nom de l'acheteur, les quantités et les prix. Pour corriger, dites ou tapez de nouveau la ligne (« mettez 1 500 ») ou modifiez le champ.

Les descriptions des produits et les ports apparaissent en anglais sur les documents, quelle que soit la langue dans laquelle vous parlez.

Confidentialité : qu'est-ce qui va où

C'est la reconnaissance vocale du navigateur, et non Triplicate, qui transforme la voix en texte. Dans certains navigateurs, comme Chrome, l'audio est envoyé pour cela à un service web de l'éditeur du navigateur ; Safari utilise la reconnaissance vocale d'Apple. Triplicate ne reçoit que le texte, comme lorsque vous tapez, et l'envoie à son assistant de commande (Cloudflare Workers AI) pour remplir le formulaire. Le texte n'est pas conservé, et les documents sont créés et enregistrés dans votre navigateur.

Si le micro n'apparaît pas ou ne fonctionne pas

Le micro n'apparaît que là où le navigateur dispose de la reconnaissance vocale : Chrome, Edge, Safari et Samsung Internet. Firefox n'en a pas, et les navigateurs intégrés aux applications (un lien ouvert dans une messagerie, par exemple) n'en ont généralement pas non plus ; ouvrez alors la page dans le navigateur du téléphone. Si le navigateur indique que le micro est bloqué, autorisez-le pour triplicatedocs.com dans les paramètres du site du navigateur. Si rien n'est entendu pendant huit secondes, l'écoute s'arrête ; touchez le micro et parlez de nouveau.