Triplicate

Đăng ký hải quan cho nhà nhập khẩu Việt Nam: MST, VNACCS, đại lý, C/O

Để thông quan hàng hóa tại Việt Nam, người mua của bạn cần là doanh nghiệp đã đăng ký, có mã số doanh nghiệp đồng thời là mã số thuế (MST), có ngành, nghề kinh doanh bao gồm sản phẩm của bạn, và có cách khai báo trên hệ thống hải quan VNACCS/VCIS bằng chữ ký số, trực tiếp hoặc qua đại lý hải quan. Nhà nhập khẩu hoặc đại lý nộp tờ khai kèm hóa đơn, phiếu đóng gói, chứng từ vận tải của bạn và, nếu hưởng ưu đãi thuế quan, giấy chứng nhận xuất xứ. Giấy phép và kiểm tra chuyên ngành được thực hiện qua Cơ chế một cửa quốc gia. Quy định đã thay đổi trong năm 2025 và 2026, và Luật Hải quan sửa đổi có hiệu lực từ 1/3/2027.

Đã đối chiếu với nguồn chính thức: 2026-10

Tổng quan nhanh

Danh tính nhà nhập khẩuMã số doanh nghiệp, đồng thời là mã số thuế (MST): Nghị định 168/2025/ND-CP, Điều 8, từ 1/7/2025
Ai khai báoChủ hàng, đại lý hải quan hoặc người khác được ủy quyền (Luật Hải quan 54/2014/QH13, Điều 4(14))
Phương thức khaiĐiện tử, trừ khi Chính phủ cho phép khai bằng giấy (Luật Hải quan, Điều 29(2))
Thời hạn khaiTrước khi hàng đến cửa khẩu hoặc trong 30 ngày kể từ ngày hàng đến; có giá trị 15 ngày (Điều 25)
Hồ sơ hải quanTờ khai cùng hợp đồng, hóa đơn, chứng từ vận tải, C/O, giấy phép và kết quả kiểm tra khi cần
Quy định về thủ tụcThông tư 38/2015/TT-BTC được sửa đổi bởi Thông tư 39/2018 và 121/2025 (có hiệu lực 1/2/2026)
Cơ chế một cửaNghị định 336/2026/ND-CP, ký 22/8/2026, có hiệu lực từ 15/10/2026
Thay đổi tiếp theoLuật 11/2026/QH16 sửa đổi Luật Hải quan; thông qua 23/8/2026, có hiệu lực 1/3/2027

Đăng ký doanh nghiệp và mã số thuế của người mua

Trong một giao dịch nhập khẩu vào Việt Nam, bên nộp tờ khai hải quan là nhà nhập khẩu hoặc đại lý mà họ ủy quyền. Vì vậy điều cần kiểm tra đầu tiên không phải là đăng ký của bạn mà là đăng ký của người mua. Hãy yêu cầu bản sao giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp của người mua trước khi hứa ngày giao hàng. Giấy này cần ghi tên pháp lý, địa chỉ, mã số doanh nghiệp và các ngành, nghề kinh doanh đã đăng ký của công ty.

Theo Nghị định 168/2025/ND-CP về đăng ký doanh nghiệp, có hiệu lực từ 1/7/2025, mỗi doanh nghiệp được cấp một mã duy nhất, là mã số doanh nghiệp. Cổng thông tin chính sách của Chính phủ trích dẫn Điều 8 rằng mã này đồng thời là mã số thuế (MST) của doanh nghiệp. Hãy hỏi đại lý hải quan của người mua xem hệ thống hải quan cần những thông tin định danh nào của công ty cho lô hàng của bạn.

Ngành, nghề kinh doanh cũng quan trọng. Hướng dẫn Thương mại Quốc gia (Country Commercial Guide) về Việt Nam của Cơ quan Thương mại Quốc tế Hoa Kỳ (ITA) cho biết doanh nghiệp nhập khẩu hàng hóa theo các ngành, nghề kinh doanh ghi trong giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Nếu giấy chứng nhận không bao gồm nhóm sản phẩm của bạn, hãy nhờ người mua giải quyết việc này trước khi xác nhận đơn hàng, chứ không phải khi hàng đã đến cảng. Nếu người mua chưa đăng ký, đừng cho rằng hàng có thể thông quan: đăng ký doanh nghiệp đến trước, sau đó là khả năng khai báo trên hệ thống hải quan hoặc chỉ định một đại lý làm được việc đó. Hãy yêu cầu xác nhận bằng văn bản cho từng bước trước khi giao hàng.

Truy cập hệ thống hải quan: tài khoản VNACCS/VCIS và chữ ký số

Hải quan Việt Nam thông quan hàng hóa qua hệ thống điện tử VNACCS/VCIS. Một đánh giá năm 2022 của UNESCAP (Ủy ban Kinh tế và Xã hội Châu Á - Thái Bình Dương của Liên Hợp Quốc) cho biết đến tháng 12/2021 hệ thống đã vận hành tại 100% các chi cục hải quan cấp tỉnh và thành phố, người dùng đăng ký tài khoản và mã người dùng qua liên kết "registration for VNACCS", và hệ thống chấp nhận chữ ký số của các nhà cung cấp dịch vụ được cấp phép. Báo cáo này chỉ có thông tin đến cuối năm 2021, nên hãy coi đây là thông tin nền chứ không phải quy trình hiện hành.

Khai báo điện tử là nguyên tắc. Điều 29(2) của Luật Hải quan quy định tờ khai hải quan được thực hiện bằng phương thức điện tử, trừ trường hợp Chính phủ cho phép người khai hải quan dùng tờ khai giấy. Vì vậy người mua phải có sẵn hạ tầng điện tử và chữ ký số của mình, hoặc ủy quyền cho một đại lý có đủ các điều kiện đó.

Các bước chi tiết để đăng ký công ty và chứng thư chữ ký số với Hải quan Việt Nam do quy định hải quan và cổng thông tin hải quan quy định, và có thể thay đổi. Đừng dựa vào một mô tả chung chung: hãy nhờ người mua hoặc đại lý xác nhận rằng tài khoản và chữ ký số đang hoạt động, chưa hết hạn, trước khi giao hàng.

Ai khai tờ khai nhập khẩu: nhà nhập khẩu hay đại lý hải quan

Điều 4(14) của Luật Hải quan định nghĩa người khai hải quan là chủ hàng, chủ phương tiện vận tải, người điều khiển phương tiện vận tải, đại lý hải quan, hoặc người khác được chủ hàng ủy quyền thực hiện thủ tục hải quan. Chính chủ hàng cũng nằm trong danh sách, nên nhà nhập khẩu có thể tự khai. Văn bản không bắt buộc phải dùng đại lý.

Điều 20(1) quy định điều kiện đối với đại lý hải quan: giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc kinh doanh có ngành, nghề giao nhận vận tải hoặc đại lý hải quan, có nhân viên đại lý hải quan, và có hạ tầng công nghệ thông tin đủ khả năng hỗ trợ khai điện tử, cùng các điều kiện khác trong quy định. Nếu người mua dùng đại lý, hãy hỏi tên và thông tin liên hệ của đại lý, rồi gửi chứng từ cho cả người mua lẫn đại lý theo chỉ dẫn của người mua. Tờ khai được lập từ chứng từ của bạn, nên lỗi trong chứng từ sẽ trở thành lỗi trong tờ khai.

Luật Hải quan đang được sửa đổi. Luật số 11/2026/QH16, được thông qua ngày 23/8/2026, sửa đổi một số điều của Luật Hải quan và áp dụng từ 1/3/2027. Sau ngày đó, hãy kiểm tra lại các điều được trích dẫn trong ghi chú này, kể cả điều kiện đối với đại lý tại Điều 20.

Cơ chế một cửa quốc gia: giấy phép và kiểm tra chuyên ngành

Một số sản phẩm cần giấy phép, đăng ký hoặc kiểm tra chuyên ngành trước hoặc khi nhập khẩu, chẳng hạn về kiểm dịch, an toàn thực phẩm hoặc chất lượng. Country Commercial Guide cho biết hàng nhập khẩu phải tuân thủ các quy định liên quan và được cơ quan có thẩm quyền kiểm tra trước khi thông quan. Điều 24(1) của Luật Hải quan liệt kê giấy phép nhập khẩu và thông báo kết quả kiểm tra chuyên ngành, hoặc việc được miễn kiểm tra, trong số các chứng từ có thể nằm trong hồ sơ hải quan.

Điều 4(3) của Luật Hải quan định nghĩa Cơ chế một cửa quốc gia (NSW) là cơ chế cho phép người khai gửi thông tin và chứng từ điện tử, phục vụ thủ tục hải quan và thủ tục của các cơ quan nhà nước khác đối với xuất khẩu, nhập khẩu, qua một hệ thống thông tin tích hợp. Mục tiêu là để việc phê duyệt và thông quan chạy trên cùng một hệ thống.

Nghị định 336/2026/ND-CP, được ký ngày 22/8/2026 và có hiệu lực từ 15/10/2026, quy định thủ tục đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu, quá cảnh và phương tiện vận tải theo NSW và Cơ chế một cửa ASEAN. Một bản tin của Chính phủ về nghị định này cho biết người khai đăng ký tài khoản và chữ ký số trên cổng NSW, hoặc có thể dùng tài khoản định danh điện tử VNeID để đăng ký và đăng nhập, và đơn vị vận hành cổng kiểm tra dữ liệu đăng ký trong vòng 1 ngày làm việc kể từ khi nhận được. Hãy hỏi đại lý của người mua xem thủ tục một cửa nào áp dụng cho lô hàng của bạn.

Cơ sở pháp lý, và những gì thay đổi từ 2025 đến 2027

Quy định hải quan về nhập khẩu của Việt Nam nằm ở nhiều tầng văn bản. Danh sách dưới đây nêu các văn bản chính và ngày tháng của chúng theo cơ sở dữ liệu văn bản pháp luật của Chính phủ và Công báo.

Một câu trả lời của Cục Hải quan trên cổng hỏi đáp của Bộ Tài chính (cho câu hỏi ngày 21/1/2026) vẫn dẫn Thông tư 38/2015/TT-BTC, được sửa đổi bởi Thông tư 39/2018/TT-BTC và 121/2025/TT-BTC, cho các thủ tục và chứng từ chi tiết. Sau đó Thông tư 86/2026/TT-BTC quy định về quản lý thuế đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu từ 1/7/2026. Vì các văn bản này đã được sửa đổi nhiều lần trong năm 2025 và 2026, hãy hỏi đại lý hải quan của người mua xem họ áp dụng quy định nào, và coi mọi hướng dẫn chỉ trích dẫn Thông tư 38/2015 và 39/2018 là có thể đã lỗi thời.

Hải quan Việt Nam thuộc Bộ Tài chính, và cơ quan hải quan công bố hướng dẫn với tên Cục Hải quan, chẳng hạn cuốn sổ tay về kiểm tra xuất xứ theo các hiệp định thương mại tự do (ban hành kèm Quyết định 2088/QD-CHQ, ngày 25/12/2025).

Nhà xuất khẩu gửi gì, và C/O được dùng thế nào

Điều 24(1) của Luật Hải quan quy định hồ sơ hải quan gồm tờ khai hải quan, hoặc chứng từ thay thế tờ khai, cùng các chứng từ liên quan. Tùy trường hợp, người khai phải nộp hoặc xuất trình hợp đồng mua bán, hóa đơn thương mại, chứng từ vận tải, giấy chứng nhận xuất xứ (C/O), giấy phép nhập khẩu, thông báo kết quả kiểm tra chuyên ngành hoặc miễn kiểm tra, và các chứng từ khác liên quan đến hàng hóa theo pháp luật có liên quan. Điều này không nêu phiếu đóng gói, nhưng phiếu đóng gói là một phần tiêu chuẩn của bộ chứng từ vận chuyển và giúp đại lý đối chiếu số lượng, kiện hàng với hóa đơn. Nhà nhập khẩu hoặc đại lý của họ nộp các chứng từ này. Bạn cung cấp chứng từ thương mại, chứng từ vận tải và chứng từ xuất xứ.

Thời hạn. Theo Điều 25, tờ khai nhập khẩu được nộp trước khi hàng đến cửa khẩu hoặc trong 30 ngày kể từ ngày hàng đến, và tờ khai có giá trị làm thủ tục hải quan trong 15 ngày kể từ ngày đăng ký. Vì có thể khai trước khi hàng đến, hãy sớm gửi hóa đơn, phiếu đóng gói và bản nháp hoặc bản sao chứng từ vận tải cho người mua và đại lý, rồi gửi bộ cuối cùng ngay khi được phát hành.

Giấy chứng nhận xuất xứ. Để hưởng thuế suất ưu đãi đặc biệt theo hiệp định thương mại tự do, nhà nhập khẩu cần chứng từ xuất xứ mà hiệp định yêu cầu, và mẫu chứng từ phụ thuộc vào hiệp định. Sổ tay về kiểm tra xuất xứ của Cục Hải quan có các phần riêng cho từng hiệp định mà sổ tay đề cập, gồm ATIGA (ASEAN), ACFTA (ASEAN - Trung Quốc), AKFTA (ASEAN - Hàn Quốc), VKFTA (Việt Nam - Hàn Quốc), UKVFTA (Vương quốc Anh - Việt Nam), RCEP và VIFTA (Việt Nam - Israel). Mục lục của sổ tay có các đề mục về nộp chứng từ xuất xứ cho một số hiệp định trong đó và, với RCEP, thêm một đề mục về nộp chứng từ bổ sung để được hưởng ưu đãi. Quy định về nộp chứng từ xuất xứ, kể cả nộp muộn, khác nhau theo từng hiệp định, nên đừng tự cho rằng có một thời hạn cố định. Về trao đổi điện tử, UNESCAP cho biết Việt Nam đã kết nối với Cơ chế một cửa ASEAN để trao đổi C/O Form D điện tử với các thành viên ASEAN khác, và mục lục của sổ tay có các phần về xử lý Form D điện tử và kiểm tra C/O Form AK và KV gửi qua hệ thống quản lý C/O điện tử của NSW. Hãy hỏi nhà nhập khẩu xem họ mong đợi bản gốc giấy hay trao đổi điện tử cho hiệp định của bạn, và bảo đảm C/O thể hiện cùng mô tả hàng hóa và số lượng như hóa đơn của bạn.

Các bước thực hiện

  1. Yêu cầu người mua cung cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và ghi lại tên pháp lý, địa chỉ, mã số doanh nghiệp (mã số thuế) và các ngành, nghề kinh doanh.
  2. Kiểm tra các ngành, nghề kinh doanh có bao gồm nhóm sản phẩm của bạn không, và nhờ người mua khắc phục mọi chỗ thiếu trước khi xác nhận đơn hàng.
  3. Hỏi người mua tự khai hải quan hay dùng đại lý hải quan, và lấy tên cùng thông tin liên hệ của đại lý.
  4. Nhờ người mua hoặc đại lý xác nhận bằng văn bản rằng tài khoản hệ thống hải quan và chữ ký số đang hoạt động, và tài khoản NSW đã sẵn sàng nếu hàng cần giấy phép hoặc kiểm tra.
  5. Cùng người mua kiểm tra xem sản phẩm có cần giấy phép, đăng ký hoặc kiểm tra chuyên ngành không, và ai nộp hồ sơ, vào lúc nào.
  6. Thống nhất người mua cần chứng từ xuất xứ nào (hiệp định, mẫu, bản giấy hay điện tử) và đại lý cần có chứng từ đó khi nào.
  7. Chuẩn bị hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói và chứng từ vận tải với tên, địa chỉ, số lượng và mô tả hàng hóa giống hệt nhau, và sớm gửi bản nháp cho người mua và đại lý.
  8. Gửi chứng từ cuối cùng và chứng từ xuất xứ ngay khi được phát hành, nhớ rằng có thể khai trước khi hàng đến và chậm nhất là 30 ngày sau khi hàng đến.
  9. Lưu bản sao mọi thứ đã gửi, và hỏi đại lý cách chỉnh sửa nếu tờ khai và chứng từ của bạn không khớp nhau.

Chứng từ thường cần

Vấn đề thường gặp và cách phòng tránh

Người mua chưa đăng ký, hoặc chưa có mã số thuế.

Cách xử lý: Người mua hoàn tất đăng ký doanh nghiệp trước, rồi thiết lập việc khai hải quan hoặc chỉ định một đại lý. Chỉ giao hàng sau khi có xác nhận bằng văn bản.

Ngành, nghề kinh doanh đã đăng ký của người mua không bao gồm sản phẩm của bạn.

Cách xử lý: Nhờ người mua kiểm tra việc này trước khi xác nhận đơn hàng; doanh nghiệp nhập khẩu theo các ngành, nghề kinh doanh trong giấy chứng nhận đăng ký.

Tài khoản hải quan hoặc chữ ký số của người mua chưa sẵn sàng hoặc đã hết hạn.

Cách xử lý: Nhờ người mua hoặc đại lý xác nhận cả hai đang hoạt động trước khi giao hàng, hoặc dùng một đại lý đã có sẵn.

Hóa đơn, phiếu đóng gói và chứng từ vận tải không khớp nhau về tên, số lượng hoặc mô tả.

Cách xử lý: Thống nhất dữ liệu cuối cùng trước khi phát hành chứng từ, vì tờ khai được lập từ các chứng từ đó. Nếu phát hiện sai lệch, hãy hỏi đại lý cách chỉnh sửa tờ khai.

C/O đến muộn, sai mẫu hoặc được cấp theo sai hiệp định.

Cách xử lý: Xác nhận hiệp định và mẫu với nhà nhập khẩu trước khi giao hàng. Quy định về nộp muộn khác nhau theo hiệp định, nên hãy hỏi đại lý về thời hạn thay vì tự giả định.

Thiếu giấy phép hoặc kết quả kiểm tra chuyên ngành khi hàng đến.

Cách xử lý: Kiểm tra từ khâu đặt hàng xem sản phẩm có cần không; Điều 24 của Luật Hải quan liệt kê chúng trong các chứng từ của hồ sơ, và Cơ chế một cửa quốc gia là hệ thống để trao đổi chúng.

Nguồn tham khảo

  1. Customs Law No. 54/2014/QH13, consolidated text (Luật Hải quan, văn bản hợp nhất) Government of Viet Nam (legal documents database)
  2. Law No. 11/2026/QH16 amending a number of articles of the Customs Law Government of Viet Nam (legal documents database)
  3. Circular No. 121/2025/TT-BTC amending the circulars on customs procedures, inspection, supervision, duties and tax management of export and import goods Official Gazette (Công báo), Government of Viet Nam
  4. Ministry of Finance Q&A: customs procedures under Circular 38/2015/TT-BTC as amended by Circulars 39/2018 and 121/2025 Ministry of Finance of Viet Nam (answer by the Customs Department)
  5. Decree No. 167/2025/ND-CP amending Decree No. 08/2015/ND-CP on customs procedures Government of Viet Nam (legal documents database)
  6. Circular No. 86/2026/TT-BTC on tax management of export and import goods Official Gazette (Công báo), Government of Viet Nam
  7. Decree No. 336/2026/ND-CP on procedures under the National Single Window and ASEAN Single Window Government of Viet Nam (legal documents database)
  8. Rules on registering and managing user accounts on the National Single Window Portal (Decree 336/2026/ND-CP) Government Electronic Newspaper (baochinhphu.vn)
  9. Tax code, electronic identification code and enterprise code after 1 July 2025 (Decree 168/2025/ND-CP, Article 8) Government policy portal (xaydungchinhsach.chinhphu.vn)
  10. Readiness Assessment for Cross-Border Paperless Trade: Viet Nam United Nations ESCAP
  11. Handbook on origin checks under free trade agreements (Decision 2088/QD-CHQ, 25 December 2025) Customs Department, Ministry of Finance of Viet Nam
  12. Vietnam - Import Requirements and Documentation International Trade Administration, US Department of Commerce

Các quy định thường xuyên thay đổi. Ghi chú này là hướng dẫn thực tế dựa trên các nguồn nêu trên, không phải tư vấn pháp lý. Hãy xác nhận yêu cầu hiện hành với cơ quan có thẩm quyền, nhà nhập khẩu của bạn hoặc đại lý hải quan được cấp phép trước khi xuất hàng.

Mã cảng theo quốc gia

Email hằng tuần: thay đổi quy định thương mại

Mỗi tuần một email ngắn bằng tiếng Anh: quy định xuất nhập khẩu mới và thay đổi từ nguồn chính thức, cùng hướng dẫn và công cụ mới của chúng tôi. Miễn phí, hủy đăng ký bất cứ lúc nào.

Quyền riêng tư

Chia sẻ với đồng nghiệpWhatsAppLinkedInX

Ghi chú thương mại

Bạn từng gặp vấn đề này? Hãy chia sẻ cách bạn xử lý

Hãy cho chúng tôi biết chuyện gì đã xảy ra và cách nào hiệu quả. Chúng tôi đọc mọi tin nhắn gửi đến. Nếu bạn đồng ý, chúng tôi có thể bổ sung trường hợp của bạn vào ghi chú này, không nêu tên bạn hay công ty.

Câu hỏi thường gặp

Có bắt buộc dùng đại lý hải quan khi nhập khẩu vào Việt Nam không?

Luật Hải quan liệt kê chủ hàng trong số những người có thể là người khai hải quan, và không bắt buộc phải dùng đại lý. Đại lý phải đáp ứng điều kiện tại Điều 20, gồm ngành, nghề kinh doanh, nhân viên và hệ thống công nghệ thông tin để khai điện tử.

Mã số thuế (MST) của một công ty Việt Nam là gì?

Theo Nghị định 168/2025/ND-CP, Điều 8, có hiệu lực từ 1/7/2025, mỗi doanh nghiệp có một mã số doanh nghiệp duy nhất, và mã đó đồng thời là mã số thuế. Hãy hỏi người mua cùng với bản sao giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

C/O có thể gửi bằng điện tử không?

Với một số hiệp định thì có. UNESCAP cho biết Việt Nam trao đổi C/O Form D điện tử qua Cơ chế một cửa ASEAN, và sổ tay của Cục Hải quan nêu việc xử lý điện tử Form D cũng như C/O Form AK và KV. Hãy hỏi nhà nhập khẩu xem họ mong đợi hình thức nào cho hiệp định của bạn.

Với các thay đổi năm 2025 và 2026, hiện nay áp dụng quy định nào?

Thông tư 38/2015/TT-BTC được sửa đổi bởi Thông tư 39/2018 và 121/2025, Nghị định 08/2015/ND-CP được sửa đổi bởi Nghị định 167/2025, Thông tư 86/2026/TT-BTC về quản lý thuế và Nghị định 336/2026/ND-CP về Cơ chế một cửa. Luật Hải quan sửa đổi (Luật 11/2026/QH16) áp dụng từ 1/3/2027. Hãy xác nhận với đại lý hải quan của người mua quy định nào áp dụng cho lô hàng của bạn.

Công cụ miễn phí khác

Triplicate miễn phí và ngày càng tốt hơn. Bạn thấy hữu ích chứ? Ủng hộ Triplicate ♥