Registrasi Kepabeanan Importir Vietnam: MST, VNACCS, Agen, C/O

Pendaftaran usaha dan kode pajak pembeli

Dalam impor ke Vietnam, pihak yang mengajukan deklarasi pabean adalah importir atau agen yang diberi kuasa olehnya. Jadi hal pertama yang diperiksa bukan pendaftaran Anda sendiri, melainkan pendaftaran pembeli. Mintalah salinan sertifikat pendaftaran usaha pembeli sebelum Anda menjanjikan tanggal pengiriman. Sertifikat itu harus menunjukkan nama hukum perusahaan, alamat, kode perusahaan, dan bidang usaha yang terdaftar.

Berdasarkan Dekrit 168/2025/ND-CP tentang pendaftaran perusahaan, yang berlaku sejak 1 Juli 2025, setiap perusahaan menerima satu kode unik, yaitu kode perusahaan (mã số doanh nghiệp). Portal kebijakan Pemerintah mengutip Pasal 8 bahwa kode ini sekaligus menjadi kode pajak perusahaan (mã số thuế, MST). Tanyakan kepada agen kepabeanan pembeli, identitas perusahaan apa saja yang diperlukan sistem pabean untuk pengiriman Anda.

Bidang usaha juga penting. Country Commercial Guide untuk Vietnam dari International Trade Administration (ITA) AS menyatakan bahwa pelaku usaha mengimpor barang sesuai bidang usaha yang tercantum dalam sertifikat pendaftaran usahanya. Jika sertifikat tidak mencakup kategori produk Anda, mintalah pembeli menyelesaikannya sebelum pesanan dikonfirmasi, bukan ketika barang sudah tiba di pelabuhan. Jika pembeli belum terdaftar, jangan berasumsi barang dapat diberi izin keluar dari pabean: pendaftaran perusahaan didahulukan, lalu kemampuan mengajukan deklarasi di sistem pabean atau menunjuk agen yang mampu. Mintalah konfirmasi tertulis untuk setiap langkah sebelum Anda mengirim.

• Salinan sertifikat pendaftaran usaha
• Nama hukum dan alamat persis seperti yang terdaftar, untuk dipakai pada setiap dokumen pengiriman
• Kode perusahaan, yang sekaligus menjadi kode pajak (MST)
• Bidang usaha yang terdaftar, diperiksa terhadap produk Anda
• Apakah perusahaan mengajukan deklarasi sendiri atau memakai agen kepabeanan, beserta kontak agennya
• Konfirmasi bahwa akun sistem pabean dan tanda tangan digitalnya aktif

Akses sistem pabean: akun VNACCS/VCIS dan tanda tangan digital

Pabean Vietnam melakukan clearance barang melalui sistem elektronik VNACCS/VCIS. Penilaian UNESCAP (Komisi Ekonomi dan Sosial PBB untuk Asia dan Pasifik) tahun 2022 melaporkan bahwa pada Desember 2021 sistem ini beroperasi di 100% satuan kerja pabean tingkat provinsi dan kota, pengguna mendaftar untuk akun dan ID pengguna melalui tautan "registration for VNACCS", dan sistem menerima tanda tangan digital dari penyedia layanan berlisensi. Laporan itu memuat informasi sampai akhir 2021, jadi anggaplah sebagai latar belakang, bukan prosedur yang berlaku saat ini.

Pengajuan elektronik adalah aturannya. Pasal 29(2) Undang-Undang Pabean menyatakan bahwa deklarasi pabean dilakukan secara elektronik, kecuali bila Pemerintah mengizinkan pihak yang mengajukan deklarasi memakai deklarasi kertas. Jadi pembeli harus memiliki perangkat elektronik dan tanda tangan digital sendiri, atau memberi kuasa kepada agen yang memilikinya.

Langkah rinci untuk mendaftarkan perusahaan dan sertifikat tanda tangan digitalnya ke Pabean Vietnam ditetapkan oleh aturan pabean dan portal pabean, dan dapat berubah. Jangan mengandalkan deskripsi umum: mintalah pembeli atau agennya mengonfirmasi bahwa akun dan tanda tangan digital aktif dan belum kedaluwarsa sebelum barang dikirim.

Siapa yang mengajukan deklarasi impor: importir atau agen kepabeanan

Pasal 4(14) Undang-Undang Pabean mendefinisikan pihak yang mengajukan deklarasi (người khai hải quan) sebagai pemilik barang, pemilik alat angkut, orang yang mengoperasikan alat angkut, agen kepabeanan, atau orang lain yang diberi kuasa oleh pemilik untuk melaksanakan prosedur pabean. Pemilik barang sendiri tercantum, sehingga importir dapat mengajukan deklarasinya sendiri. Teks tersebut tidak mewajibkan agen.

Pasal 20(1) menetapkan syarat agen kepabeanan: sertifikat pendaftaran usaha atau perusahaan dengan freight forwarding atau keagenan kepabeanan di antara bidang usahanya, staf agen kepabeanan, dan infrastruktur teknologi informasi yang mampu mendukung deklarasi elektronik, ditambah syarat lain dalam peraturan. Jika pembeli memakai agen, mintalah nama dan kontaknya, lalu kirim dokumen Anda kepada pembeli dan agen sesuai instruksi pembeli. Deklarasi disusun dari dokumen Anda, sehingga kesalahan di dalamnya menjadi kesalahan dalam pengajuan.

Undang-Undang Pabean sedang diubah. Undang-Undang No. 11/2026/QH16, yang disahkan pada 23 Agustus 2026, mengubah sejumlah pasal Undang-Undang Pabean dan berlaku mulai 1 Maret 2027. Periksa kembali pasal-pasal yang dikutip dalam catatan ini, termasuk syarat agen dalam Pasal 20, setelah tanggal itu.

National Single Window: izin dan inspeksi khusus

Sebagian produk memerlukan izin, registrasi, atau inspeksi khusus sebelum atau saat impor, misalnya untuk karantina, keamanan pangan, atau mutu. Country Commercial Guide menyatakan bahwa barang impor harus mematuhi peraturan terkait dan diperiksa oleh instansi berwenang sebelum clearance pabean. Pasal 24(1) Undang-Undang Pabean mencantumkan izin impor dan pemberitahuan hasil inspeksi khusus, atau pembebasan dari inspeksi tersebut, di antara dokumen yang dapat menjadi bagian dari berkas pabean.

Pasal 4(3) Undang-Undang Pabean mendefinisikan National Single Window (NSW) sebagai mekanisme yang memungkinkan pihak yang mengajukan deklarasi mengirim informasi dan dokumen elektronik, untuk prosedur pabean dan prosedur instansi negara lain atas ekspor dan impor, melalui satu sistem informasi terintegrasi. Tujuannya agar persetujuan dan clearance pabean berjalan melalui sistem yang sama.

Dekrit 336/2026/ND-CP, yang ditandatangani pada 22 Agustus 2026 dan berlaku sejak 15 Oktober 2026, mengatur prosedur untuk barang ekspor, impor, dan transit serta alat angkut di bawah NSW dan ASEAN Single Window. Berita Pemerintah tentang dekrit ini menyatakan bahwa pihak yang mengajukan deklarasi mendaftarkan akun dan tanda tangan digital di portal NSW, atau dapat memakai akun identitas elektronik VNeID untuk mendaftar dan masuk, dan bahwa pengelola portal memeriksa data pendaftaran dalam 1 hari kerja sejak menerimanya. Tanyakan kepada agen pembeli, prosedur Single Window mana yang berlaku untuk pengiriman Anda.

Dasar hukum, dan apa yang berubah dari 2025 sampai 2027

Aturan pabean impor Vietnam tersusun dalam beberapa lapisan. Daftar berikut memuat naskah utama beserta tanggalnya sebagaimana dipublikasikan di basis data hukum Pemerintah dan di Lembaran Resmi (Công báo).

Jawaban dari Cục Hải quan (Departemen Pabean) di portal tanya jawab Kementerian Keuangan (atas pertanyaan bertanggal 21 Januari 2026) masih merujuk Surat Edaran 38/2015/TT-BTC, sebagaimana diubah oleh Surat Edaran 39/2018/TT-BTC dan 121/2025/TT-BTC, untuk prosedur dan dokumen rinci. Surat Edaran 86/2026/TT-BTC kemudian menetapkan aturan manajemen pajak untuk barang ekspor dan impor mulai 1 Juli 2026. Karena naskah-naskah ini telah beberapa kali diubah pada 2025 dan 2026, tanyakan kepada agen kepabeanan pembeli ketentuan mana yang diterapkannya, dan anggap panduan yang hanya mengutip Surat Edaran 38/2015 dan 39/2018 mungkin sudah usang.

Pabean Vietnam adalah bagian dari Kementerian Keuangan, dan otoritas pabean menerbitkan panduannya sebagai Departemen Pabean (Cục Hải quan), misalnya buku panduannya tentang pemeriksaan asal berdasarkan perjanjian perdagangan bebas (diterbitkan dengan Keputusan 2088/QD-CHQ, tertanggal 25 Desember 2025).

• Undang-Undang Pabean No. 54/2014/QH13 tanggal 23 Juni 2014, berlaku sejak 1 Januari 2015, beserta perubahan berikutnya (undang-undang tahun 2014, 2018, 2022, dan 2025 muncul dalam naskah konsolidasi)
• Dekrit 08/2015/ND-CP tanggal 21 Januari 2015 tentang prosedur pabean, pemeriksaan, pengawasan, dan kontrol, diubah dengan Dekrit 167/2025/ND-CP tanggal 30 Juni 2025, berlaku sejak 15 Agustus 2025
• Surat Edaran 38/2015/TT-BTC tanggal 25 Maret 2015 tentang prosedur pabean, diubah dengan Surat Edaran 39/2018/TT-BTC dan Surat Edaran 121/2025/TT-BTC (diterbitkan 18 Desember 2025, berlaku sejak 1 Februari 2026)
• Surat Edaran 86/2026/TT-BTC tentang manajemen pajak barang ekspor dan impor, diterbitkan 30 Juni 2026, berlaku sejak 1 Juli 2026
• Dekrit 336/2026/ND-CP tentang prosedur di bawah National Single Window dan ASEAN Single Window, ditandatangani 22 Agustus 2026, berlaku sejak 15 Oktober 2026
• Undang-Undang No. 11/2026/QH16 yang mengubah Undang-Undang Pabean, disahkan 23 Agustus 2026, berlaku sejak 1 Maret 2027

Apa yang dikirim eksportir, dan bagaimana certificate of origin dipakai

Pasal 24(1) Undang-Undang Pabean menyatakan bahwa berkas pabean adalah deklarasi pabean, atau dokumen yang menggantikannya, ditambah dokumen terkait. Bergantung pada kasusnya, pihak yang mengajukan deklarasi harus menyerahkan atau menunjukkan kontrak jual beli, commercial invoice, dokumen transportasi, certificate of origin (C/O), izin impor, pemberitahuan hasil inspeksi khusus atau pembebasannya, dan dokumen lain yang terkait dengan barang menurut hukum yang relevan. Pasal tersebut tidak menyebut packing list, tetapi packing list adalah bagian standar dari set dokumen pengiriman dan memungkinkan agen mencocokkan jumlah dan kemasan dengan invoice. Importir atau agennya mengajukan dokumen-dokumen ini. Anda menyediakan dokumen komersial dan dokumen transportasi serta bukti asal.

Waktu. Menurut Pasal 25, deklarasi impor diajukan sebelum barang tiba di pintu perbatasan atau dalam 30 hari sejak kedatangan, dan deklarasi berlaku untuk prosedur pabean selama 15 hari sejak pendaftaran. Karena pengajuan dapat dimulai sebelum kedatangan, kirimkan invoice, packing list, dan draf atau salinan dokumen transportasi kepada pembeli dan agennya sedini mungkin, lalu set final segera setelah diterbitkan.

Certificate of origin. Untuk mengklaim tarif preferensial khusus berdasarkan perjanjian perdagangan bebas, importir memerlukan bukti asal yang disyaratkan perjanjian, dan bentuknya bergantung pada perjanjian tersebut. Buku panduan pemeriksaan asal dari Departemen Pabean memiliki bagian terpisah untuk perjanjian yang dicakupnya, termasuk ATIGA (ASEAN), ACFTA (ASEAN-Tiongkok), AKFTA (ASEAN-Korea), VKFTA (Vietnam-Korea), UKVFTA (Inggris-Vietnam), RCEP, dan VIFTA (Vietnam-Israel). Daftar isinya menunjukkan judul tentang penyerahan bukti asal untuk beberapa di antaranya dan, untuk RCEP, satu judul lagi tentang penyerahan bukti tambahan untuk memperoleh preferensi. Aturan penyerahan bukti asal, termasuk penyerahan terlambat, berbeda menurut perjanjian, jadi jangan berasumsi ada tenggat. Untuk pertukaran elektronik, UNESCAP melaporkan bahwa Vietnam terhubung ke ASEAN Single Window untuk bertukar sertifikat Form D elektronik dengan anggota ASEAN lainnya, dan daftar isi buku panduan itu memuat bagian tentang penanganan Form D elektronik dan pemeriksaan sertifikat Form AK dan KV yang dikirim melalui sistem manajemen C/O elektronik NSW. Tanyakan kepada importir apakah ia mengharapkan dokumen asli di kertas atau pertukaran elektronik untuk perjanjian Anda, dan pastikan C/O menunjukkan deskripsi dan jumlah barang yang sama dengan invoice Anda.