Importateur au Vietnam : enregistrement douanier, MST, VNACCS, agent, C/O

L'enregistrement de l'entreprise de l'acheteur et son code fiscal

Dans une importation au Vietnam, la partie qui dépose la déclaration en douane est l'importateur ou un agent qu'il autorise. La première vérification ne porte donc pas sur votre propre enregistrement, mais sur celui de l'acheteur. Demandez une copie de son certificat d'enregistrement d'entreprise avant de promettre une date de livraison. Il doit indiquer la dénomination sociale, l'adresse, le code d'entreprise et les domaines d'activité enregistrés.

Selon le Décret 168/2025/ND-CP sur l'enregistrement des entreprises, en vigueur depuis le 1er juillet 2025, chaque entreprise reçoit un code unique, le code d'entreprise (mã số doanh nghiệp). Le portail des politiques du Gouvernement cite l'article 8 : ce code est aussi le code fiscal de l'entreprise (mã số thuế, MST). Demandez au commissionnaire en douane de l'acheteur quels identifiants de l'entreprise le système douanier exige pour votre expédition.

Les domaines d'activité comptent aussi. Le Country Commercial Guide sur le Vietnam de l'Administration du commerce international des États-Unis indique que les entreprises importent des marchandises selon les domaines d'activité mentionnés dans leur certificat d'enregistrement d'entreprise. Si le certificat ne couvre pas la catégorie de votre produit, demandez à l'acheteur de régler ce point avant la confirmation de la commande, et non à l'arrivée des marchandises au port. Si l'acheteur n'est pas encore enregistré, ne supposez pas que les marchandises pourront être dédouanées : l'enregistrement de l'entreprise vient d'abord, puis la capacité de déposer des déclarations dans le système douanier ou de désigner un agent qui en est capable. Demandez une confirmation écrite de chaque étape avant d'expédier.

• Copie du certificat d'enregistrement d'entreprise
• Dénomination sociale et adresse exactes telles qu'enregistrées, à reprendre sur tous les documents d'expédition
• Code d'entreprise, qui est aussi le code fiscal (MST)
• Domaines d'activité enregistrés, comparés à vos produits
• Si l'entreprise dépose elle-même ses déclarations ou passe par un commissionnaire en douane, avec les coordonnées de ce dernier
• Confirmation que son compte dans le système douanier et sa signature numérique sont actifs

Accès au système douanier : compte VNACCS/VCIS et signature numérique

La douane vietnamienne dédouane les marchandises par le système électronique VNACCS/VCIS. Une évaluation de 2022 de l'UNESCAP (la Commission économique et sociale des Nations Unies pour l'Asie et le Pacifique) indiquait qu'en décembre 2021 le système fonctionnait dans 100 % des divisions douanières provinciales et municipales, que les utilisateurs s'inscrivent pour obtenir un compte et un identifiant d'utilisateur via un lien « registration for VNACCS » et que le système accepte les signatures numériques de prestataires de services agréés. Le rapport couvre les informations jusqu'à fin 2021 ; considérez-le donc comme un contexte et non comme la procédure actuelle.

Le dépôt électronique est la règle. L'article 29(2) de la Loi sur les douanes dispose que les déclarations en douane sont faites par voie électronique, sauf lorsque le Gouvernement autorise le déclarant à utiliser une déclaration papier. L'acheteur doit donc soit disposer de son propre dispositif électronique et d'une signature numérique, soit autoriser un agent qui en dispose.

Les étapes détaillées pour enregistrer une entreprise et son certificat de signature numérique auprès de la douane vietnamienne sont fixées par les règles douanières et par le portail des douanes, et elles changent. Ne vous fiez pas à une description générale : demandez à l'acheteur ou à son agent de confirmer que le compte et la signature numérique sont actifs, et non expirés, avant l'expédition des marchandises.

Qui dépose la déclaration d'importation : l'importateur ou un commissionnaire en douane

L'article 4(14) de la Loi sur les douanes définit le déclarant (người khai hải quan) comme le propriétaire des marchandises, le propriétaire du véhicule, la personne qui exploite le véhicule, un commissionnaire en douane ou une autre personne autorisée par le propriétaire à accomplir les formalités douanières. Le propriétaire des marchandises figure lui-même dans la liste, de sorte que l'importateur peut déposer ses propres déclarations. Le texte ne rend pas le recours à un agent obligatoire.

L'article 20(1) fixe les conditions applicables au commissionnaire en douane : un certificat d'enregistrement d'entreprise ou d'activité commerciale comportant parmi ses activités le transit de fret ou la représentation en douane, du personnel de commissionnaire en douane et une infrastructure informatique capable de prendre en charge les déclarations électroniques, plus d'autres conditions prévues par les règles. Si l'acheteur passe par un agent, demandez son nom et ses coordonnées, et envoyez vos documents à l'acheteur et à l'agent selon les instructions de l'acheteur. La déclaration est préparée à partir de vos documents : une erreur dans ceux-ci devient donc une erreur dans le dépôt.

La Loi sur les douanes est en cours de modification. La Loi n° 11/2026/QH16, adoptée le 23 août 2026, modifie plusieurs articles de la Loi sur les douanes et s'applique à partir du 1er mars 2027. Revérifiez après cette date les articles cités dans cette note, y compris les conditions applicables à l'agent à l'article 20.

Guichet unique national : licences et inspection spécialisée

Certains produits exigent une licence, un enregistrement ou une inspection spécialisée avant ou lors de l'importation, par exemple pour la quarantaine, la sécurité sanitaire des aliments ou la qualité. Le Country Commercial Guide indique que les importations doivent respecter la réglementation applicable et être inspectées par les organismes compétents avant le dédouanement. L'article 24(1) de la Loi sur les douanes range les licences d'importation et les avis du résultat de l'inspection spécialisée, ou de la dispense de celle-ci, parmi les documents pouvant faire partie du dossier douanier.

L'article 4(3) de la Loi sur les douanes définit le guichet unique national (National Single Window, NSW) comme un mécanisme qui permet au déclarant de transmettre des informations et des documents électroniques, pour les formalités douanières et pour celles des autres organismes de l'État relatives aux importations et aux exportations, par l'intermédiaire d'un seul système d'information intégré. L'objectif est que les autorisations et le dédouanement passent par le même système.

Le Décret 336/2026/ND-CP, signé le 22 août 2026 et en vigueur à partir du 15 octobre 2026, couvre les procédures applicables aux marchandises exportées, importées et en transit, ainsi qu'aux moyens de transport, dans le cadre du NSW et du guichet unique de l'ASEAN. Un article de presse du Gouvernement sur le décret indique que les déclarants enregistrent un compte et une signature numérique sur le portail du NSW, ou peuvent utiliser un compte d'identité électronique VNeID pour s'enregistrer et se connecter, et que l'exploitant du portail vérifie les données d'enregistrement dans un délai de 1 jour ouvrable après leur réception. Demandez à l'agent de l'acheteur quelles procédures du guichet unique s'appliquent à votre expédition.

Base juridique et ce qui a changé de 2025 à 2027

Les règles douanières vietnamiennes à l'importation se répartissent sur plusieurs niveaux. La liste présente les principaux textes et leurs dates tels qu'ils sont publiés dans la base de données juridique du Gouvernement et au Journal officiel.

Une réponse du Département des douanes sur le portail de questions-réponses du ministère des Finances (à une question datée du 21 janvier 2026) renvoie encore à la Circulaire 38/2015/TT-BTC, modifiée par les Circulaires 39/2018/TT-BTC et 121/2025/TT-BTC, pour les procédures et les documents détaillés. La Circulaire 86/2026/TT-BTC a ensuite fixé des règles sur la gestion fiscale des marchandises exportées et importées à compter du 1er juillet 2026. Ces textes ayant été modifiés plusieurs fois en 2025 et 2026, demandez au commissionnaire en douane de l'acheteur quelles dispositions il applique, et considérez tout guide qui ne cite que les Circulaires 38/2015 et 39/2018 comme possiblement dépassé.

La douane vietnamienne relève du ministère des Finances, et l'autorité douanière publie ses orientations sous le nom de Département des douanes (Cục Hải quan), par exemple son manuel sur les contrôles d'origine au titre des accords de libre-échange (publié avec la Décision 2088/QD-CHQ, datée du 25 décembre 2025).

• Loi sur les douanes n° 54/2014/QH13 du 23 juin 2014, en vigueur depuis le 1er janvier 2015, avec ses modifications ultérieures (des lois de 2014, 2018, 2022 et 2025 figurent dans le texte consolidé)
• Décret 08/2015/ND-CP du 21 janvier 2015 sur les procédures, l'inspection, la surveillance et le contrôle douaniers, modifié par le Décret 167/2025/ND-CP du 30 juin 2025, en vigueur depuis le 15 août 2025
• Circulaire 38/2015/TT-BTC du 25 mars 2015 sur les procédures douanières, modifiée par la Circulaire 39/2018/TT-BTC et par la Circulaire 121/2025/TT-BTC (publiée le 18 décembre 2025, en vigueur depuis le 1er février 2026)
• Circulaire 86/2026/TT-BTC sur la gestion fiscale des marchandises exportées et importées, publiée le 30 juin 2026, en vigueur depuis le 1er juillet 2026
• Décret 336/2026/ND-CP sur les procédures du guichet unique national et du guichet unique de l'ASEAN, signé le 22 août 2026, en vigueur à partir du 15 octobre 2026
• Loi n° 11/2026/QH16 modifiant la Loi sur les douanes, adoptée le 23 août 2026, en vigueur à partir du 1er mars 2027

Ce que l'exportateur envoie, et comment le certificat d'origine est utilisé

L'article 24(1) de la Loi sur les douanes dispose que le dossier douanier se compose de la déclaration en douane, ou d'un document qui la remplace, et des documents connexes. Selon le cas, le déclarant doit soumettre ou présenter le contrat de vente, la facture commerciale, le document de transport, le certificat d'origine (C/O), la licence d'importation, l'avis du résultat de l'inspection spécialisée ou de la dispense, et d'autres documents relatifs aux marchandises prévus par la loi applicable. L'article ne mentionne pas la liste de colisage, mais elle fait partie du jeu de documents d'expédition habituel et permet à l'agent de comparer les quantités et les colis avec la facture. L'importateur ou son agent dépose ces documents. Vous fournissez les documents commerciaux et de transport ainsi que la preuve d'origine.

Délais. Selon l'article 25, la déclaration d'importation est déposée avant l'arrivée des marchandises au point d'entrée ou dans les 30 jours suivant l'arrivée, et une déclaration est valable pour les formalités douanières pendant 15 jours à compter de son enregistrement. Le dépôt pouvant commencer avant l'arrivée, envoyez tôt à l'acheteur et à son agent la facture, la liste de colisage et un projet ou une copie du document de transport, puis le jeu définitif dès qu'il est émis.

Certificat d'origine. Pour revendiquer un taux préférentiel spécial au titre d'un accord de libre-échange, l'importateur a besoin de la preuve d'origine exigée par l'accord, et le formulaire dépend de l'accord. Le manuel du Département des douanes sur les contrôles d'origine comporte des sections distinctes pour les accords qu'il couvre, notamment ATIGA (ASEAN), ACFTA (ASEAN-Chine), AKFTA (ASEAN-Corée), VKFTA (Vietnam-Corée), UKVFTA (Royaume-Uni-Vietnam), RCEP et VIFTA (Vietnam-Israël). Sa table des matières présente des rubriques sur le dépôt de la preuve d'origine pour plusieurs d'entre eux et, pour le RCEP, une autre rubrique sur le dépôt de preuves supplémentaires pour obtenir la préférence. Les règles de dépôt de la preuve d'origine, y compris en cas de dépôt tardif, diffèrent selon l'accord ; ne supposez donc aucun délai. Pour l'échange électronique, l'UNESCAP a indiqué que le Vietnam est connecté au guichet unique de l'ASEAN pour échanger des certificats Form D électroniques avec les autres membres de l'ASEAN, et la table des matières du manuel comporte des sections sur le traitement du Form D électronique et sur le contrôle des certificats Form AK et KV transmis par le système électronique de gestion des C/O du NSW. Demandez à l'importateur s'il attend un original papier ou un échange électronique pour votre accord, et assurez-vous que le C/O indique la même description du produit et la même quantité que votre facture.