Mẫu phiếu yêu cầu đặt chỗ vận chuyển miễn phí (booking request gửi forwarder)

Phiếu yêu cầu đặt chỗ đề nghị hãng vận chuyển hoặc forwarder giữ chỗ cho lô hàng. Khi yêu cầu đầy đủ, xác nhận đặt chỗ (booking confirmation) sẽ được gửi về nhanh hơn và ít phát sinh bất ngờ hơn tại cảng. Biểu mẫu này thu thập những thông tin mà hãng vận chuyển thường hỏi: các bên liên quan, lộ trình, ngày tháng, container hoặc hàng lẻ (không đóng container), trọng lượng và thể tích, mô tả hàng hóa và mã HS, hàng nguy hiểm, thông tin container lạnh và hàng quá khổ, Incoterms, điều kiện cước và các yêu cầu đặc biệt.

Tải .xlsx Tất cả mẫu miễn phí →

Phiếu yêu cầu đặt chỗ – Ví dụ được điền bằng công cụ tạo miễn phí (dữ liệu mẫu)

Mẫu bao gồm những gì

Người gửi hàng (shipper), người nhận hàng (consignee) nếu đã biết, bên đặt chỗ và forwarder hoặc hãng vận chuyển, kèm số tham chiếu
Phương thức (đường biển FCL, đường biển LCL, đường hàng không), nơi nhận hàng, cảng xếp hàng, cảng dỡ hàng và điểm đến cuối cùng
Ngày hàng sẵn sàng, ngày giao hàng sớm nhất và muộn nhất, cùng tàu hoặc chuyến bay mong muốn
Container theo loại và số lượng, hoặc với hàng lẻ là số kiện, trọng lượng và thể tích
Mô tả hàng hóa, mã HS, tổng trọng lượng và giá trị, kèm thông tin hàng nguy hiểm (số UN, loại, nhóm đóng gói) nếu có
Nhiệt độ và thông gió của container lạnh (reefer), cùng kích thước hàng quá khổ
Điều kiện Incoterms, cước trả trước (prepaid) hoặc trả sau (collect), và bên thu xếp bảo hiểm, thông quan
Yêu cầu đặc biệt, và phần xác nhận đặt chỗ để điền: số booking, tàu hoặc chuyến bay, các mốc cut-off

Hướng dẫn liên quan

FCL và LCL khác nhau thế nào: khi nào đi nguyên container, khi nào đi hàng lẻGiải thích vận tải biển FCL và LCL: cách gom hàng LCL tại CFS, cách tính cước W/M (1 CBM = 1 tấn), điểm hòa vốn 13–17 CBM, số ngày vận chuyển tăng…VGM là gì? Quy định SOLAS, phương pháp 1 và 2, cách tínhVGM là gì, ai phải khai báo theo Quy định 2 Chương VI của SOLAS, cách hoạt động của phương pháp 1 (Method 1) và phương pháp 2 (Method 2), ví dụ…Hàng nguy hiểm 9 loại: mã UN, nhóm đóng gói và quy định theo phương thức vận tảiChín loại (Class) hàng nguy hiểm theo Liên Hợp Quốc cùng các Division của chúng, nhóm đóng gói I-III, mã UN và tên vận chuyển chính thức, quy định…ISF 10+2 là gì? 10 thông tin bắt buộc, hạn 24 giờ và phạt 5.000 USDGiải thích Khai báo an ninh nhà nhập khẩu Mỹ (ISF 10+2) đối với hàng đường biển: ai nộp, 10 thông tin bắt buộc (người bán, người mua, nhà sản…

Yêu cầu đặt chỗ và xác nhận đặt chỗ

Phiếu yêu cầu đặt chỗ dùng để giữ chỗ chứ không phải là vận đơn. Hãng vận chuyển hoặc forwarder sẽ trả lời bằng xác nhận đặt chỗ (booking confirmation), trong đó có số booking, tên tàu và số chuyến hoặc chuyến bay, các mốc cut-off (giờ cắt máng) nộp hàng, chứng từ và VGM, cùng nơi lấy container rỗng. Thông tin để lập vận đơn (bill of lading) sẽ được gửi sau trong hướng dẫn làm vận đơn (shipping instruction, SI).

Hãng vận chuyển cần biết gì

Hãy mô tả rõ hàng hóa kèm mã HS, ghi trọng lượng sát thực tế, số lượng và loại container, và luôn khai báo hàng nguy hiểm với số UN, loại và nhóm đóng gói: hàng nguy hiểm không khai báo gây nguy hiểm cho tàu và thuyền viên và có thể bị xử phạt. Hãy nêu rõ hàng có cần cài đặt container lạnh (reefer) hay là hàng quá khổ (out of gauge) hay không, và thống nhất bên nào sẽ cung cấp tổng khối lượng đã xác minh (VGM) mà công ước SOLAS yêu cầu trước khi container đã đóng hàng được xếp lên tàu.

Sau khi có xác nhận

Hãy đối chiếu xác nhận với yêu cầu đã gửi, ghi lại các mốc cut-off và chuyển số booking cho nhà máy và đơn vị vận tải đường bộ. Gửi hướng dẫn làm vận đơn (SI) trước cut-off chứng từ và gửi VGM trước hạn của VGM. Với hàng đường biển đi Hoa Kỳ, bản khai an ninh của nhà nhập khẩu (ISF) phải được nộp ít nhất 24 giờ trước khi hàng được xếp lên tàu tại cảng nước ngoài.

Câu hỏi thường gặp

Phiếu yêu cầu đặt chỗ vận chuyển là gì?

Là yêu cầu của người gửi hàng hoặc forwarder của họ gửi hãng vận chuyển để giữ chỗ cho lô hàng, kèm lộ trình, ngày tháng, container và thông tin hàng hóa.

Booking khác gì với shipping instruction (SI)?

Booking giữ chỗ trước khi hàng được xếp lên tàu. Shipping instruction được gửi sau đó, cung cấp thông tin để lập vận đơn như người gửi hàng, người nhận hàng, ký mã hiệu và mô tả hàng hóa.

Cut-off là gì?

Là các hạn chót do hãng vận chuyển hoặc cảng/terminal đặt ra: container phải có mặt tại terminal trước cut-off nhập hàng (CY, bãi container), SI phải đến hãng vận chuyển trước cut-off chứng từ và VGM trước cut-off VGM.

Có phải khai báo hàng nguy hiểm khi đặt chỗ không?

Có. Hàng nguy hiểm phải được khai báo cho hãng vận chuyển cùng số UN, loại và nhóm đóng gói, và hãng vận chuyển phải chấp nhận trước khi xếp hàng lên tàu.

Có dùng mẫu này cho hàng lẻ (LCL) và vận chuyển hàng không được không?

Được. Hãy chọn phương thức vận chuyển và, với hàng lẻ, ghi số kiện, tổng trọng lượng và thể tích thay cho container.

Công cụ miễn phí khác

Chia sẻ với đồng nghiệpWhatsApp LinkedIn X

Triplicate miễn phí và ngày càng tốt hơn. Bạn thấy hữu ích chứ? Ủng hộ Triplicate ♥