Modelo gratuito de formulário de reserva de embarque (solicitação de booking a um agente de carga)

Uma solicitação de reserva (booking) pede a um transportador ou agente de carga que reserve espaço para a sua carga. Quando a solicitação está completa, a confirmação de reserva (booking confirmation) chega mais rápido e com menos surpresas no terminal. Esta planilha reúne o que os transportadores costumam pedir: partes, rota, datas, contêineres ou carga solta, pesos e volume, descrição da carga e código HS, cargas perigosas, dados de contêiner refrigerado (reefer) e de carga fora de medida (out of gauge), Incoterms, condições de frete e pedidos especiais.

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Formulário de reserva (booking) – Exemplo preenchido com o gerador gratuito (dados de amostra)

O que o modelo cobre

Exportador (shipper), consignatário se conhecido, parte que reserva e agente de carga ou transportador, com referências
Modal (marítimo FCL, marítimo LCL, aéreo), local de recebimento, porto de carregamento, porto de descarga e destino final
Data de carga pronta, data de embarque mais cedo e mais tarde, e navio ou voo preferido
Contêineres por tipo e quantidade ou, para carga solta, volumes, peso e cubagem
Descrição da carga, código HS, peso bruto e valor, com os dados de cargas perigosas (número UN, classe, grupo de embalagem) se houver
Temperatura e ventilação do reefer e dimensões de carga fora de medida (out of gauge)
Regra Incoterms, frete pré-pago (prepaid) ou a pagar (collect), e quem providencia o seguro e o desembaraço aduaneiro
Pedidos especiais e a confirmação de reserva a preencher: número do booking, navio ou voo, prazos de cut-off

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Solicitação de reserva e confirmação de reserva

A solicitação de reserva serve para reservar espaço; não é o conhecimento de embarque (B/L). O transportador ou agente de carga responde com uma confirmação de reserva que traz o número do booking, o navio e a viagem ou o voo, os prazos de cut-off para carga, documentos e VGM, e onde retirar o contêiner vazio. Os dados do conhecimento de embarque seguem depois nas instruções de embarque (shipping instruction).

O que os transportadores precisam saber

Descreva a mercadoria com clareza e com o código HS, informe pesos realistas e o número e o tipo de contêineres, e declare sempre as cargas perigosas com número UN, classe e grupo de embalagem: cargas perigosas não declaradas colocam o navio e a tripulação em risco e podem resultar em penalidades. Informe se a carga exige temperatura de reefer ou se é fora de medida (out of gauge), e combine quem fornecerá a massa bruta verificada (VGM) exigida pela SOLAS antes de um contêiner cheio ser embarcado.

Depois da confirmação

Confira a confirmação com a sua solicitação, anote os prazos de cut-off e repasse o número do booking à fábrica e ao transportador rodoviário. Envie as instruções de embarque antes do cut-off documental e o VGM antes do seu prazo. Em embarques marítimos para os Estados Unidos, a declaração de segurança do importador (ISF) deve ser enviada pelo menos 24 horas antes de a carga ser embarcada no porto estrangeiro.

Perguntas frequentes

O que é um formulário de reserva de embarque (booking)?

É uma solicitação do exportador ou de seu agente de carga a um transportador para reservar espaço para uma carga, com rota, datas, contêineres e dados da mercadoria.

Qual é a diferença entre booking e instruções de embarque?

O booking reserva espaço antes de a carga ser embarcada. As instruções de embarque (shipping instruction) vêm depois e trazem os dados do conhecimento de embarque, como embarcador, consignatário, marcas e descrição da carga.

O que são os prazos de cut-off?

São prazos definidos pelo transportador ou pelo terminal: o contêiner deve estar no terminal até o cut-off de carga (CY), as instruções de embarque devem chegar ao transportador até o cut-off documental e o VGM até o cut-off de VGM.

Preciso declarar cargas perigosas ao fazer o booking?

Sim. As cargas perigosas devem ser declaradas ao transportador com número UN, classe e grupo de embalagem, e o transportador precisa aceitá-las antes do embarque.

Posso usar este formulário para LCL e frete aéreo?

Sim. Escolha o modal e, para carga solta, informe o número de volumes, o peso bruto e o volume no lugar dos contêineres.

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