Modèle gratuit de formulaire de réservation de fret (demande de booking à un transitaire)

Une demande de réservation (booking) demande à un transporteur ou à un transitaire de réserver de la place pour votre marchandise. Lorsque la demande est complète, la confirmation de réservation (booking confirmation) revient plus vite et avec moins de mauvaises surprises au terminal. Cette feuille rassemble ce que les transporteurs demandent habituellement : parties, itinéraire, dates, conteneurs ou marchandise non conteneurisée, poids et volume, description de la marchandise et code HS, marchandises dangereuses, détails du conteneur frigorifique (reefer) et du hors gabarit (out of gauge), Incoterms, conditions de fret et demandes particulières.

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Demande de réservation (booking) – Exemple rempli avec le générateur gratuit (données fictives)

Ce que couvre le modèle

Expéditeur (shipper), destinataire s'il est connu, donneur d'ordre de la réservation et transitaire ou transporteur, avec les références
Mode (maritime FCL, maritime LCL, aérien), lieu de prise en charge, port de chargement, port de déchargement et destination finale
Date de disponibilité de la marchandise, dates d'expédition au plus tôt et au plus tard, et navire ou vol souhaité
Conteneurs par type et nombre ou, pour la marchandise non conteneurisée, les colis, le poids et le volume
Description de la marchandise, code HS, poids brut et valeur, avec les détails des marchandises dangereuses (numéro UN, classe, groupe d'emballage) le cas échéant
Température et ventilation du conteneur frigorifique (reefer), et dimensions hors gabarit (out of gauge)
Règle Incoterms, fret en port payé (prepaid) ou en port dû (collect), et qui organise l'assurance et le dédouanement
Demandes particulières, et la confirmation de réservation à compléter : numéro de booking, navire ou vol, heures limites (cut-off)

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Demande de réservation et confirmation de réservation

La demande de réservation réserve de la place ; ce n'est pas le connaissement (B/L). Le transporteur ou le transitaire répond par une confirmation de réservation qui indique le numéro de booking, le navire et le voyage ou le vol, les dates limites (cut-off) pour la marchandise, les documents et le VGM, ainsi que le lieu de retrait du conteneur vide. Les détails du connaissement suivent plus tard dans les instructions d'expédition (shipping instruction).

Ce que les transporteurs doivent savoir

Décrivez clairement la marchandise avec le code HS, indiquez des poids réalistes ainsi que le nombre et le type de conteneurs, et déclarez toujours les marchandises dangereuses avec le numéro UN, la classe et le groupe d'emballage : des marchandises dangereuses non déclarées mettent en danger le navire et l'équipage et peuvent entraîner des sanctions. Précisez si la marchandise nécessite un réglage de conteneur frigorifique (reefer) ou si elle est hors gabarit (out of gauge), et convenez de qui fournira la masse brute vérifiée (VGM) exigée par SOLAS avant le chargement d'un conteneur empoté.

Après la confirmation

Vérifiez la confirmation par rapport à votre demande, notez les dates limites (cut-off) et transmettez le numéro de booking à l'usine et au transporteur routier. Envoyez les instructions d'expédition avant le cut-off documentaire et le VGM avant son échéance. Pour les envois maritimes vers les États-Unis, la déclaration de sécurité de l'importateur (ISF) doit être déposée au moins 24 heures avant le chargement de la marchandise au port étranger.

Questions fréquentes

Qu'est-ce qu'un formulaire de réservation de fret (booking) ?

C'est une demande de l'expéditeur ou de son transitaire à un transporteur pour réserver de la place pour un envoi, avec l'itinéraire, les dates, les conteneurs et les détails de la marchandise.

Quelle est la différence entre un booking et des instructions d'expédition ?

Le booking réserve de la place avant le chargement de la marchandise. Les instructions d'expédition (shipping instruction) viennent plus tard et fournissent les détails du connaissement, comme l'expéditeur, le destinataire, les marques et la description de la marchandise.

Que sont les cut-off ?

Ce sont des dates limites fixées par le transporteur ou le terminal : le conteneur doit être au terminal avant le cut-off marchandise (CY), les instructions d'expédition doivent parvenir au transporteur avant le cut-off documentaire et le VGM avant le cut-off VGM.

Dois-je déclarer les marchandises dangereuses lors de la réservation ?

Oui. Les marchandises dangereuses doivent être déclarées au transporteur avec leur numéro UN, leur classe et leur groupe d'emballage, et le transporteur doit les accepter avant le chargement.

Puis-je utiliser ce formulaire pour le LCL et le fret aérien ?

Oui. Choisissez le mode et, pour la marchandise non conteneurisée, indiquez le nombre de colis, le poids brut et le volume à la place des conteneurs.

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