Plantilla gratuita de formulario de reserva de espacio (solicitud de booking a un agente de carga)

Una solicitud de reserva (booking) pide a un transportista o agente de carga que reserve espacio para su mercancía. Cuando la solicitud está completa, la confirmación de reserva (booking confirmation) llega antes y con menos sorpresas en la terminal. Esta hoja recoge lo que los transportistas suelen pedir: partes, ruta, fechas, contenedores o carga suelta, pesos y volumen, descripción de la mercancía y código HS, mercancías peligrosas, datos de contenedor refrigerado (reefer) y de carga fuera de medida (out of gauge), Incoterms, condiciones de flete e instrucciones especiales.

Descargar .xlsx Todas las plantillas gratis →

Formulario de reserva (booking) – Ejemplo rellenado con el generador gratuito (datos de muestra)

Qué incluye la plantilla

Cargador (shipper), consignatario si se conoce, parte que reserva y agente de carga o transportista, con referencias
Modo (marítimo FCL, marítimo LCL, aéreo), lugar de recepción, puerto de carga, puerto de descarga y destino final
Fecha de disponibilidad de la mercancía, fecha de embarque más temprana y más tardía, y buque o vuelo preferido
Contenedores por tipo y cantidad o, para carga suelta, los bultos, el peso y el volumen
Descripción de la mercancía, código HS, peso bruto y valor, con los datos de mercancías peligrosas (número UN, clase, grupo de embalaje) si las hay
Temperatura y ventilación del contenedor refrigerado (reefer) y dimensiones de la carga fuera de medida (out of gauge)
Regla Incoterms, flete prepagado (prepaid) o por cobrar (collect), y quién gestiona el seguro y el despacho de aduanas
Instrucciones especiales y la confirmación de reserva a completar: número de booking, buque o vuelo, horas de cierre (cut-off)

Guías sobre este tema

FCL vs LCL: cuándo reservar un contenedor completo o compartirloFCL vs LCL en el flete marítimo: cómo funciona la consolidación LCL en una CFS, la tarificación W/M (1 CBM = 1 tonelada), el punto de equilibrio…¿Qué es la VGM? Normas SOLAS, método 1 y 2 y cómo calcularlaQué es la VGM, quién debe declararla según el capítulo VI, regla 2 del SOLAS, cómo funcionan el método 1 y el método 2, un ejemplo de cálculo,…Clases de mercancías peligrosas 1-9: números ONU, grupos de embalaje y normas por modoLas nueve clases de mercancías peligrosas de la ONU y sus divisiones, los grupos de embalaje I-III, los números ONU y las designaciones oficiales…ISF 10+2: qué es, los 10 datos, plazo de 24 horas y multa de USD 5000Qué exige la Importer Security Filing de EE. UU. (ISF 10+2) para la carga marítima: quién la presenta, los 10 datos (vendedor, comprador,…

Solicitud de reserva y confirmación de reserva

La solicitud de reserva (booking request) reserva espacio; no es el conocimiento de embarque (B/L). El transportista o agente de carga responde con una confirmación de reserva que indica el número de booking, el buque y viaje o el vuelo, los cierres (cut-off) de carga, documentos y VGM, y dónde retirar el contenedor vacío. Los datos del conocimiento de embarque se envían después en las instrucciones de embarque (shipping instruction).

Qué necesitan saber los transportistas

Describa la mercancía con claridad y con su código HS, indique pesos realistas y el número y tipo de contenedores, y declare siempre las mercancías peligrosas con su número UN, clase y grupo de embalaje: las mercancías peligrosas no declaradas ponen en riesgo el buque y la tripulación y pueden dar lugar a sanciones. Indique si la carga requiere una temperatura de contenedor refrigerado (reefer) o si es fuera de medida (out of gauge), y acuerde quién facilitará la masa bruta verificada (VGM) que exige SOLAS antes de cargar un contenedor lleno.

Después de la confirmación

Compruebe la confirmación con su solicitud, anote los cierres (cut-off) y pase el número de booking a la fábrica y al transportista por carretera. Envíe las instrucciones de embarque antes del cierre documental y el VGM antes de su plazo. En los envíos marítimos a Estados Unidos, la declaración de seguridad del importador (ISF) debe presentarse al menos 24 horas antes de que la carga se cargue en el puerto extranjero.

Preguntas frecuentes

¿Qué es un formulario de reserva de espacio (booking)?

Es una solicitud del cargador o de su agente de carga a un transportista para reservar espacio para un envío, con la ruta, las fechas, los contenedores y los datos de la mercancía.

¿Cuál es la diferencia entre un booking y las instrucciones de embarque?

El booking reserva espacio antes de cargar la mercancía. Las instrucciones de embarque (shipping instruction) llegan después y aportan los datos del conocimiento de embarque, como cargador, consignatario, marcas y descripción de la mercancía.

¿Qué son los cierres (cut-off)?

Son plazos fijados por el transportista o la terminal: el contenedor debe estar en la terminal antes del cierre de carga (CY), las instrucciones de embarque deben llegar al transportista antes del cierre documental y el VGM antes del cierre de VGM.

¿Debo declarar las mercancías peligrosas al hacer el booking?

Sí. Las mercancías peligrosas deben declararse al transportista con su número UN, clase y grupo de embalaje, y el transportista debe aceptarlas antes de cargarlas.

¿Puedo usar este formulario para LCL y carga aérea?

Sí. Elija el modo y, para carga suelta, indique el número de bultos, el peso bruto y el volumen en lugar de contenedores.

Más herramientas gratuitas

Compartir con un colegaWhatsApp LinkedIn X

Triplicate es gratis y sigue mejorando. ¿Te resultó útil? Apoya a Triplicate ♥