Xuất khẩu mỹ phẩm sang Ả Rập Xê Út: đăng ký SFDA Ghad, CoC và nhãn mác

Mỹ phẩm, thuốc hay sản phẩm sức khỏe: kiểm tra phân loại của SFDA trước

Cơ quan Thực phẩm và Dược phẩm Ả Rập Xê Út (SFDA) quản lý mỹ phẩm, thuốc, thiết bị y tế và các sản phẩm sức khỏe khác, nên câu hỏi đầu tiên là sản phẩm của bạn thuộc nhóm nào. Điều kiện thông quan của SFDA định nghĩa mỹ phẩm là sản phẩm dùng cho các bộ phận bên ngoài cơ thể người (da, tóc, móng, môi, cơ quan sinh dục ngoài), răng hoặc niêm mạc miệng, với mục đích làm sạch, tạo hương thơm, bảo vệ, giữ ở tình trạng tốt, thay đổi hoặc cải thiện vẻ ngoài, hoặc thay đổi hoặc cải thiện mùi cơ thể.

Hướng dẫn phân loại sản phẩm (Products Classification Guidance, phiên bản 8.0, ngày 20/11/2024) của SFDA áp dụng bốn tiêu chí. Vị trí sử dụng và dạng bào chế: sản phẩm uống hoặc đưa vào mắt, mũi, tai, trực tràng không phải mỹ phẩm. Thành phần: mỹ phẩm không được chứa chất có tác dụng chữa bệnh hoặc điều trị. Chức năng và công bố tính năng: công bố có tác dụng y tế hoặc điều trị sẽ đưa sản phẩm ra khỏi nhóm mỹ phẩm. Cách trình bày: SFDA xem xét tổng thể công bố, nhãn, bao bì, tờ hướng dẫn, hình ảnh và quảng bá. Nếu sản phẩm nằm ở ranh giới, công ty Ả Rập Xê Út có thể đề nghị SFDA ra quyết định trên Hệ thống Phân loại Sản phẩm Điện tử (ePCS). Hướng dẫn quy định phí nộp hồ sơ SAR 1.000 và mục tiêu xử lý trong 1 ngày làm việc; quyết định có hiệu lực 1 năm và có thể khiếu nại trong vòng 30 ngày theo lịch. SFDA cập nhật hướng dẫn này, vì vậy hãy kiểm tra phiên bản hiện hành trên trang web của cơ quan. Các ví dụ trong phiên bản 8.0:

• Các nhóm mỹ phẩm gồm chăm sóc da, sữa rửa mặt, trang điểm, chống nắng, thuốc nhuộm tóc và sản phẩm tạo kiểu tóc, sản phẩm làm móng, cùng kem đánh răng và nước súc miệng không chứa dược chất.
• Nước rửa tay sát khuẩn chứa 60-80% ethanol hoặc 60-70% isopropanol là sản phẩm sức khỏe, không phải mỹ phẩm.
• Sản phẩm chống côn trùng tiếp xúc trực tiếp với da người là sản phẩm sức khỏe.
• Sản phẩm làm trắng răng chứa hơn 6% hydrogen peroxide, hoặc hợp chất giải phóng lượng tương đương, là thiết bị y tế.
• Công bố điều trị hoặc phòng bệnh (ví dụ trị mụn hoặc chữa rụng tóc) có thể chuyển sản phẩm sang lộ trình của thuốc.

Đăng ký trên Ghad: ai được đăng ký và nhà xuất khẩu cung cấp gì

Điều kiện thông quan của SFDA yêu cầu sản phẩm dùng cho mục đích thương mại phải được đăng ký với SFDA qua Ghad, hệ thống điện tử thống nhất của cơ quan này, trước khi được thông quan. Việc đăng ký còn được gọi là thông báo lưu hành (marketing notification); eCosma, hệ thống mỹ phẩm trước đây của SFDA, vẫn xuất hiện trên một số trang và phần hỏi đáp cũ của SFDA. Hướng dẫn đăng ký của SFDA định nghĩa bên đăng ký (lister) là thể nhân hoặc pháp nhân đăng ký sản phẩm dưới tên của chính mình. Để mở tài khoản Ghad, bên đăng ký cần có đăng ký kinh doanh của Ả Rập Xê Út bao gồm một trong các hoạt động ISIC4 của SFDA dành cho cơ sở mỹ phẩm, bản sao giấy phép của Bộ Đầu tư (Ministry of Investment) nếu là công ty nước ngoài hoặc vốn hỗn hợp, và giấy ủy quyền được phòng thương mại chứng thực cho người nộp hồ sơ. Hướng dẫn không có vai trò đại diện được ủy quyền (authorized representative) riêng, vì vậy thương hiệu không có công ty tại Ả Rập Xê Út sẽ đăng ký thông qua nhà nhập khẩu hoặc nhà phân phối, hoặc thông qua công ty con của chính mình tại Ả Rập Xê Út.

Bên đăng ký chịu trách nhiệm về an toàn sản phẩm và độ chính xác của dữ liệu. Bên này phải lưu giữ hồ sơ thông tin sản phẩm và cung cấp cho SFDA khi được yêu cầu, báo cáo thương tích, lỗi sản xuất và các vụ thu hồi, đồng thời thông báo cho SFDA về các thay đổi. Những thay đổi giữ nguyên bản chất sản phẩm, như thiết kế bao bì mới, dung tích, mã vạch, nhà sản xuất hoặc nồng độ thành phần, là cập nhật; thay đổi bản chất sản phẩm thì cần đăng ký mới. Bên đăng ký phải nộp đơn gia hạn chậm nhất 90 ngày trước khi đăng ký hết hạn, và thông báo sẽ mất hiệu lực nếu để quá hạn. SFDA nêu rõ thông báo này chỉ nhằm tạo thuận lợi cho thương mại: nó không phải bằng chứng rằng SFDA đã đánh giá hay phân tích sản phẩm, và không được dùng trong quảng cáo.

SFDA định nghĩa kho mỹ phẩm là nơi được SFDA cấp phép để lưu trữ, phân phối và kinh doanh mỹ phẩm, vì vậy hãy kiểm tra kho của nhà nhập khẩu có giấy phép của SFDA hay không. Đăng ký thuộc về bên đăng ký: hãy thỏa thuận trong hợp đồng ai nắm giữ từng đăng ký và điều gì xảy ra nếu bạn đổi đối tác. Với mỗi sản phẩm, bên đăng ký nhập thương hiệu, loại sản phẩm, dạng vật lý, mã HS, tên sản phẩm bằng tiếng Ả Rập và tiếng Anh, dung tích và mã vạch, nhà sản xuất, và đính kèm những tài liệu sau, thường do nhà xuất khẩu cung cấp:

• Bản sao có chứng thực của thư ủy quyền từ nhà sản xuất hoặc công ty mà hàng hóa được nhập từ đó, hoặc hợp đồng gia công.
• Hình ảnh rõ nét của thiết kế nhãn bao bì trong và ngoài cùng tờ hướng dẫn (PNG, PDF, JPG hoặc JPEG), phù hợp để công bố.
• Ảnh chụp sản phẩm để công bố.
• Danh sách đầy đủ thành phần với tên INCI được chấp thuận, nồng độ và chức năng; thành phần mới trước tiên phải được báo cáo cho SFDA kèm số CAS và chức năng.
• Một mã vạch riêng cho từng dung tích, màu hoặc tông màu.

Quy chuẩn kỹ thuật, chất bị cấm và công bố tính năng

Ngày 24/6/2025, SFDA thông báo đã thông qua hai quy chuẩn kỹ thuật cập nhật của vùng Vịnh: SFDA.CO/GSO 1943:2024, Mỹ phẩm - Yêu cầu an toàn đối với mỹ phẩm và sản phẩm chăm sóc cá nhân, và SFDA.CO/GSO 2528:2024, Mỹ phẩm - Quy định về công bố tính năng đối với mỹ phẩm và sản phẩm chăm sóc cá nhân. Thay đổi chính là chuyển các danh mục chất cấm và chất hạn chế, chất bảo quản, chất tạo màu và chất lọc tia UV ra khỏi quy chuẩn để đưa lên trang web của SFDA, nhờ đó dễ cập nhật hơn. SFDA yêu cầu các nhà sản xuất và nhà nhập khẩu trong nước điều chỉnh sản phẩm cho phù hợp, đồng thời cho biết không đáp ứng quy định về an toàn và công bố tính năng là vi phạm và bị xử phạt theo luật mỹ phẩm. Văn bản có tại kho tiêu chuẩn Mwasfah của SFDA (mwasfah.sfda.gov.sa).

Trong thực tế, hãy kiểm tra từng thành phần theo các danh mục trực tuyến của SFDA thay vì bản sao cũ của GSO 1943: danh mục chất cấm, danh mục chất hạn chế kèm giới hạn và điều kiện, và các danh mục cho phép của chất tạo màu, chất bảo quản và chất lọc tia UV. Vì SFDA nay có thể thay đổi các danh mục mà không cần sửa quy chuẩn, hãy kiểm tra lại trước mỗi đợt sản xuất và mỗi lần cập nhật đăng ký. Công bố tính năng trên bao bì, tờ hướng dẫn và quảng cáo phải đáp ứng SFDA.CO/GSO 2528:2024; hướng dẫn đăng ký của SFDA cảnh báo rằng công bố bằng văn bản, lời nói, hình ảnh hoặc ngụ ý đều có thể đưa sản phẩm ra khỏi nhóm mỹ phẩm. Hãy lưu bằng chứng cho mọi công bố trong hồ sơ thông tin sản phẩm.

Nhãn tiếng Ả Rập, nhãn dán và quy định nhãn 2025-2026

Hướng dẫn đăng ký của SFDA yêu cầu nhãn đáp ứng SFDA.CO/GSO 1943 và cấm đề cập trên nhãn việc sản phẩm đã đăng ký với SFDA. Hướng dẫn của Cơ quan Thương mại Quốc tế Hoa Kỳ (ITA), công bố lần cuối ngày 11/5/2026, liệt kê các nội dung nhãn mỹ phẩm phải thể hiện: tên sản phẩm và tên thương mại, tên và địa chỉ nhà sản xuất, hạn sử dụng, công dụng, thành phần, cảnh báo đặc biệt, ngày sản xuất và số lô, dung tích hoặc khối lượng tịnh, nước xuất xứ và hướng dẫn bảo quản. Hướng dẫn này nói thêm rằng SFDA có thể yêu cầu nhãn bằng tiếng Ả Rập, cảnh báo và hướng dẫn an toàn trên nhãn tại Ả Rập Xê Út nhìn chung phải bằng tiếng Ả Rập hoặc tiếng Ả Rập và tiếng Anh, và nhãn dán xuất xứ chỉ được chấp nhận nếu không thể bóc ra. Cách an toàn nhất là nhãn song ngữ Ả Rập-Anh. Nếu bạn thêm nội dung tiếng Ả Rập bằng nhãn dán, hãy dán trước khi xuất khẩu để hàng hóa khớp với thiết kế nhãn đã đăng ký trên Ghad.

Theo Circular No. 37719/2 của SFDA tháng 2/2025, do ITA đưa tin, nhà sản xuất và nhà xuất khẩu không được ghi trên nhãn những cụm từ gợi ý rằng sản phẩm được làm cho hoặc dành cho một thị trường khác ngoài Ả Rập Xê Út, chẳng hạn "For export only" hoặc "European market edition"; những sản phẩm như vậy có nguy cơ bị hải quan từ chối. Hãy kiểm tra hàng tồn đã in cho thị trường khác trước khi gửi sang Ả Rập Xê Út.

Một công văn của SFDA, do Cơ quan Xúc tiến Thương mại Ý (ICE) đưa tin ngày 11/8/2026, cấm mỹ phẩm dùng ngoài da đóng trong bao bì dạng ống tiêm từ 1/1/2027. Ống ampoule và lọ vial vẫn được phép nhưng chỉ khi có cảnh báo bằng tiếng Ả Rập và tiếng Anh rằng sản phẩm chỉ dùng ngoài da và không được tiêm, và cấm quảng bá gợi ý việc tiêm hoặc thẩm thấu qua da. Sản phẩm không tuân thủ phải được thay đổi hoặc thu hồi trước ngày 31/12/2026. Hãy xác nhận nội dung chính xác với bên đăng ký trước khi in.

Giấy chứng nhận hợp chuẩn trên FASEH và kiểm tra tại cửa khẩu của SFDA

Điều kiện thông quan mỹ phẩm và nguyên liệu của SFDA (phiên bản 4.0, ngày 17/11/2024, bằng tiếng Ả Rập) đặt ra quy tắc cho mọi lô hàng thương mại. Sản phẩm phải được đăng ký trên Ghad và đáp ứng SFDA.CO/GSO 1943 cùng các công văn của SFDA. Nhà nhập khẩu gửi yêu cầu thông quan bằng điện tử đến bộ phận thông quan trung tâm của SFDA qua FASEH (faseh.sfda.gov.sa), hệ thống thông quan riêng của SFDA; đừng nhầm với FASAH, nền tảng hải quan của Cơ quan Zakat, Thuế và Hải quan (ZATCA). Yêu cầu phải kèm hóa đơn thương mại, được phòng thương mại tại nước xuất hàng chứng thực và ghi tên cùng quốc tịch nhà sản xuất, số và ngày hóa đơn, tên sản phẩm và số lô hoặc ngày sản xuất, cùng giấy chứng nhận hợp chuẩn (CoC).

CoC phải do một tổ chức đánh giá sự phù hợp (CAB) được SFDA phê duyệt cấp qua FASEH, và phải đăng ký trước khi giao hàng: SFDA không chấp nhận giấy chứng nhận cấp ngoài nền tảng hoặc cấp khi hàng đang trên đường vận chuyển. Ngày 12/7/2024, SFDA thông báo CoC cho các lô hàng xuất phát từ nước xuất xứ được cấp qua FASEH: nhà nhập khẩu chọn "Faseh Cosmetic Products", nhập sản phẩm, hệ thống chỉ định các CAB được phê duyệt, và SFDA xem xét yêu cầu trước khi hàng đến. Phần việc của nhà xuất khẩu là cung cấp cho CAB các chứng từ, báo cáo thử nghiệm, mẫu hoặc quyền tiếp cận hàng hóa mà họ yêu cầu.

Nếu sản phẩm đã đăng ký đến nơi mà không có CoC, SFDA lấy mẫu và gửi đến các phòng thí nghiệm do cơ quan chỉ định; nhà nhập khẩu trả chi phí phân tích và kiểm tra, và lô hàng được thông quan trên cơ sở cam kết của nhà nhập khẩu không dỡ hàng cho đến khi có kết quả thử nghiệm. Hàng được thông quan nhanh theo quản lý rủi ro mà không qua kiểm tra vẫn thuộc trách nhiệm của nhà nhập khẩu, và hồ sơ thông quan phải được lưu ít nhất 5 năm. Mẫu quảng cáo giới hạn ở 10 đơn vị cho mỗi mặt hàng, kèm khai báo của nhà nhập khẩu rằng không dùng để bán. Mỹ phẩm theo lộ trình SFDA này, không phải SABER; cọ, gương hoặc thiết bị làm đẹp chạy điện đóng gói cùng không phải mỹ phẩm và có thể cần giấy chứng nhận SABER, vì vậy hãy kiểm tra riêng (xem ghi chú về SABER của Triplicate).

Hải quan: chương 33 của HS, thuế nhập khẩu, VAT 15% và chứng từ

Hầu hết mỹ phẩm thuộc nhóm HS 33.03 (nước hoa và nước thơm), 33.04 (chế phẩm làm đẹp, trang điểm và chăm sóc da, gồm cả kem chống nắng, và chế phẩm dùng cho móng tay, móng chân), 33.05 (chế phẩm dùng cho tóc), 33.06 (vệ sinh răng miệng) hoặc 33.07 (chế phẩm cạo râu, chất khử mùi, chế phẩm dùng khi tắm, chất tẩy lông và các chế phẩm vệ sinh cá nhân khác). Từ 1/1/2025, Ả Rập Xê Út áp dụng biểu thuế tích hợp GCC ở cấp 12 chữ số; hãy kiểm tra thuế cho từng dòng trong công cụ tra cứu biểu thuế trực tuyến của ZATCA. ITA mô tả biểu thuế đối ngoại chung của GCC là tối thiểu 5% với đa số hàng hóa nhập từ ngoài GCC, tính trên giá trị CIF; hãy xác nhận mức thuế cho mã 12 chữ số chính xác của bạn với đại lý hải quan của nhà nhập khẩu, và dùng cùng mã HS như trong đăng ký Ghad.

VAT là 15% từ tháng 7/2020. Hướng dẫn của ZATCA về VAT đối với hàng nhập khẩu và xuất khẩu (ấn bản thứ hai, tháng 5/2026) nêu rằng VAT nhập khẩu được tính trên trị giá hải quan cộng thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt và các khoản phí khác, và do nhà nhập khẩu nộp khi thông quan, trừ khi ZATCA đã chấp thuận cho hoãn nộp đến kỳ khai VAT.

Hướng dẫn nhập khẩu của ZATCA liệt kê hóa đơn thương mại, vận đơn và giấy chứng nhận xuất xứ, trong đó ZATCA cho biết giấy chứng nhận xuất xứ là không cần thiết khi nước xuất xứ đã rõ ràng, và nhà nhập khẩu phải nộp tờ khai hải quan trên FASAH chậm nhất 48 giờ trước khi hàng đến. Danh mục chứng từ lô hàng thương mại của SFDA yêu cầu hóa đơn có chứng thực của phòng thương mại nhưng không nhắc đến giấy chứng nhận xuất xứ hay giấy chứng nhận lưu hành tự do. Trừ khi đại lý hải quan của nhà nhập khẩu xác nhận không cần, hãy gửi giấy chứng nhận xuất xứ do phòng thương mại của bạn cấp, và giữ tên sản phẩm, số lượng và số lô giống hệt nhau trên hóa đơn, phiếu đóng gói, CoC và tờ khai FASAH. Quy định thay đổi, vì vậy hãy xác nhận yêu cầu hiện hành với SFDA và đại lý hải quan của nhà nhập khẩu trước mỗi sản phẩm mới.