Cách xuất khẩu sang Đông Nam Á (ASEAN): hướng dẫn theo từng thị trường

Điểm chung của bảy thị trường

Việt Nam, Thái Lan, Indonesia, Malaysia, Philippines, Singapore và Campuchia đều yêu cầu mỗi sản phẩm mỹ phẩm phải được công bố trước khi nhập khẩu hoặc bán, và chỉ công ty địa phương mới được nộp hồ sơ. Thương hiệu nước ngoài làm việc qua nhà nhập khẩu, nhà phân phối hoặc công ty con tại địa phương, thường ủy quyền bằng giấy ủy quyền hoặc giấy chỉ định; công ty đó đứng tên bản công bố và được ghi tên trên nhãn. Bản công bố thuộc về công ty đó chứ không phải của bạn: tại Indonesia, Malaysia, Singapore và Philippines, nhà phân phối mới phải công bố lại sản phẩm, vì vậy hãy thỏa thuận trong hợp đồng phân phối ai đứng tên từng bản công bố.

Cả bảy nước đều áp dụng các phụ lục của Hiệp định Mỹ phẩm ASEAN (chất cấm và chất hạn chế sử dụng, chất màu, chất bảo quản và chất lọc tia UV được phép) thông qua các thông báo và thời hạn riêng, và không được công bố tính năng điều trị hoặc phòng bệnh. Các phụ lục được cập nhật gần nhất vào tháng 6/2026, khi clotrimazole và các thuốc chống nấm khác được thêm vào danh sách cấm và giới hạn được đặt ra cho axit kojic. Ở hầu hết các thị trường này, đơn vị đứng tên tại địa phương còn lưu hồ sơ thông tin sản phẩm (PIF) gồm bốn phần và phải xuất trình khi được yêu cầu, vì vậy hãy thỏa thuận để nhà sản xuất cung cấp các phần kỹ thuật.

Với các sản phẩm khác, hãy hỏi nhà nhập khẩu hàng cần những giấy phép, giấy chứng nhận và nhãn nào trước khi báo giá; các bước thương mại trong ghi chú này (mã biểu thuế, xuất xứ, chứng từ và hải quan) áp dụng cho mọi sản phẩm. Ngôn ngữ nhãn đối với mỹ phẩm:

• Việt Nam: nhãn phụ tiếng Việt có nội dung bắt buộc, dán trước khi bán và không che nhãn gốc.
• Thái Lan: nhãn tiếng Thái ghi số công bố Thai FDA.
• Indonesia: công dụng, hướng dẫn sử dụng và cảnh báo bằng tiếng Indonesia (Bahasa Indonesia), kèm số notifikasi và mã vạch 2D; được phép dán thêm nhãn.
• Malaysia: tiếng Mã Lai (Bahasa Malaysia) và/hoặc tiếng Anh, kèm tên và địa chỉ của đơn vị đứng tên công bố.
• Philippines: tiếng Anh và/hoặc tiếng Filipino; tên thương hiệu và tên sản phẩm phải khớp chính xác với bản công bố.
• Singapore: tiếng Anh, kèm tên và địa chỉ tại Singapore của công ty chịu trách nhiệm.
• Campuchia: thông tin bắt buộc bằng tiếng Khmer, kèm số công bố của Bộ Y tế.

Việt Nam, Thái Lan và Campuchia

Việt Nam: một công ty Việt Nam có kinh doanh mỹ phẩm trong đăng ký ngành nghề nộp hồ sơ công bố cho Cục Quản lý Dược (DAV) trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia, với lệ phí VND 500.000 cho mỗi sản phẩm. Hồ sơ đầy đủ nhận số tiếp nhận trong 3 ngày làm việc, có hiệu lực 5 năm. Bạn cung cấp giấy ủy quyền và thường là Giấy chứng nhận lưu hành tự do (CFS), cả hai đều phải được hợp pháp hóa lãnh sự trừ khi được miễn; sản phẩm sản xuất tại nước thành viên CPTPP hoặc đã được công bố tại một nước ASEAN khác thì không cần CFS. Công ước Apostille có hiệu lực với Việt Nam từ 11/9/2026 (trừ quan hệ với Đức, Áo và Séc), nhưng các quy định về mỹ phẩm vẫn dẫn chiếu đến hợp pháp hóa lãnh sự, vì vậy hãy xác nhận với DAV. Khi nhập khẩu, hải quan kiểm tra số công bố bằng phương thức điện tử.

Thái Lan: theo Đạo luật Mỹ phẩm (Cosmetics Act) B.E. 2558 (2015), một công ty đăng ký tại Thái Lan, có địa điểm nhập khẩu đã qua kiểm tra của Thai FDA, nộp hồ sơ trên hệ thống FDA e-Submission bằng Digital ID của Thái Lan. Hồ sơ đạt yêu cầu nhận giấy biên nhận trong khoảng 3 ngày làm việc, có hiệu lực 3 năm. Bạn cung cấp giấy ủy quyền và công thức của nhà sản xuất kèm tên INCI, tỷ lệ phần trăm và chức năng; tiêu chí của FDA không liệt kê CFS. Với mỗi lô hàng, nhà nhập khẩu nộp License per Invoice (LPI) qua Cơ chế một cửa quốc gia (National Single Window) và xuất trình hàng tại Trạm kiểm tra Thực phẩm và Dược phẩm (Food and Drug Checkpoint).

Campuchia: Sub-Decree No. 122 năm 2008 yêu cầu mọi sản phẩm mỹ phẩm lưu hành phải có số công bố của Bộ Y tế (MOH), thể hiện trên nhãn. Nhà nhập khẩu Campuchia đăng ký với MOH nộp hồ sơ qua CamPORS, hệ thống trực tuyến của Cục Dược phẩm và Thực phẩm; lệ phí, thời gian xử lý và thời hạn hiệu lực không được công bố trực tuyến, vì vậy hãy yêu cầu nhà nhập khẩu cung cấp bằng văn bản. Campuchia không phải thành viên Công ước Apostille, nên giấy tờ phải hợp pháp hóa thường đi qua đại sứ quán hoặc lãnh sự quán Campuchia. Prakas No. 0064 và thông báo năm 2022 của CCF thuộc Bộ Thương mại yêu cầu nhãn tiếng Khmer, và nhà nhập khẩu khai báo hàng hóa trên ASYCUDA.

Indonesia, Malaysia, Philippines và Singapore

Indonesia: nhà nhập khẩu Indonesia có mã số định danh doanh nghiệp (NIB) và giấy giới thiệu của BPOM về tư cách người nộp notifikasi nộp hồ sơ cho từng mặt hàng trên hệ thống Notifkos của BPOM, với IDR 1.500.000 cho mỗi mặt hàng sản xuất ngoài ASEAN hoặc IDR 500.000 cho mỗi mặt hàng sản xuất tại ASEAN (PP 15/2026); notifikasi có hiệu lực 3 năm. Bạn cung cấp giấy ủy quyền còn hiệu lực ít nhất 6 tháng, thỏa thuận hợp tác, bằng chứng GMP và, với sản phẩm sản xuất ngoài ASEAN, CFS. Từ 18/10/2026, mỹ phẩm, kể cả hàng nhập khẩu, phải có chứng nhận halal hoặc, nếu làm từ nguyên liệu không halal, phải có tuyên bố không halal. Mỗi lô hàng cần một SKI Border do BPOM cấp, xin trên e-BPOM, hệ thống kết nối với Cơ chế một cửa quốc gia của Indonesia.

Malaysia: một công ty đăng ký với SSM nộp hồ sơ với tư cách đơn vị đứng tên công bố mỹ phẩm (Cosmetic Notification Holder) trên hệ thống QUEST3+ của NPRA, với RM 50 cho mỗi sản phẩm hoặc biến thể, có hiệu lực 2 năm. Chứng nhận halal là tự nguyện, NPRA không cấp giấy phép nhập khẩu riêng; thuế hải quan và thuế bán hàng được tính khi nhập khẩu theo mã HS. Philippines: một công ty Philippines có Giấy phép hoạt động (License to Operate, LTO) của FDA đối với mỹ phẩm nộp hồ sơ lấy Giấy chứng nhận công bố sản phẩm (Certificate of Product Notification, CPN) trên FDA ePortal, với PHP 500 cho mỗi năm hiệu lực (1, 2 hoặc 3 năm), trong khoảng 23 ngày làm việc. Khi nhập khẩu, nhà nhập khẩu cần có LTO, CPN còn hiệu lực cho từng sản phẩm và được Cục Hải quan Philippines (Bureau of Customs, BOC) công nhận (accreditation).

Singapore: một công ty đăng ký với ACRA công bố với Cơ quan Khoa học Y tế Singapore (HSA) trên PRISM, với S$13 hoặc S$28 cho mỗi sản phẩm; xác nhận được cấp tự động và bản công bố phải được gia hạn hằng năm. HSA không cấp giấy phép nhập khẩu mỹ phẩm: đại lý khai báo (declaring agent) của nhà nhập khẩu xin giấy phép nhập khẩu trên TradeNet trước khi hàng đến, mỹ phẩm không chịu thuế hải quan nhưng chịu GST 9% tính trên giá trị CIF. Singapore là trung tâm phổ biến cho phân phối ASEAN: hàng nhập khẩu chỉ để tái xuất nằm ngoài quy định mỹ phẩm của HSA và có thể lưu trong khu thương mại tự do, nhưng bản công bố tại Singapore chỉ có hiệu lực ở Singapore.

Thuế: RCEP và các hiệp định thương mại khác

Thuế được tính theo mã biểu thuế quốc gia của nước đến. 6 chữ số đầu của mã HS là quốc tế, nhưng mỗi nước thêm các chữ số và thuế suất riêng, vì vậy hãy kiểm tra mã đầy đủ và thuế suất trong biểu thuế của nước nhập khẩu. Phần lớn mỹ phẩm thuộc Chương 33 của HS, trong đó sản phẩm chăm sóc da thuộc 3304.99, còn sữa rửa mặt chứa chất hoạt động bề mặt thường thuộc 3401.30 (xem ghi chú của Triplicate về mã HS cho mỹ phẩm). Singapore chỉ đánh thuế hải quan đối với rượu, thuốc lá, xe cơ giới và các sản phẩm dầu mỏ.

RCEP bao gồm 10 thành viên ASEAN cùng Australia, Trung Quốc, Nhật Bản, Hàn Quốc và New Zealand. Hiệp định áp dụng với Campuchia, Singapore, Thái Lan và Việt Nam từ 1/1/2022, Malaysia từ 18/3/2022, Indonesia từ 2/1/2023 và Philippines từ 2/6/2023; hãy hỏi hải quan nước nhập khẩu trước khi xin hưởng RCEP cho hàng đi hoặc đến Myanmar, và lưu ý Ấn Độ không phải thành viên. Hàng hóa có xuất xứ nếu được sản xuất toàn bộ, chỉ làm từ nguyên liệu có xuất xứ, hoặc đáp ứng quy tắc riêng theo mặt hàng đối với mã HS 2022, thường là chuyển đổi mã số hàng hóa, chẳng hạn chuyển đổi nhóm (CTH), hoặc hàm lượng giá trị khu vực tối thiểu 40% (RVC40). Chỉ đóng gói hoặc dán nhãn không tạo ra xuất xứ, và nguyên liệu có xuất xứ từ bất kỳ nước thành viên RCEP nào được coi là có xuất xứ tại nước thành viên nơi chúng được sử dụng.

RCEP áp dụng song song với các hiệp định đã có giữa cùng các nước, như FTA ASEAN-Trung Quốc (ACFTA), FTA ASEAN-Hàn Quốc (AKFTA), hiệp định ASEAN-Nhật Bản và các FTA song phương, mỗi hiệp định có thuế suất, quy tắc theo mặt hàng và chứng từ xuất xứ riêng; C/O Form RCEP chỉ dùng cho việc xin hưởng RCEP. Hãy so sánh thuế suất của đúng mã HS theo từng hiệp định đang có hiệu lực và theo năm nhập khẩu, vì nhiều thuế suất RCEP giảm dần theo lộ trình, rồi chọn mức thấp nhất mà bạn có thể đáp ứng và chứng minh được quy tắc xuất xứ. Trung Quốc, Indonesia, Nhật Bản, Hàn Quốc, Philippines, Thái Lan và Việt Nam áp dụng thuế suất RCEP khác nhau cho một số hàng hóa tùy theo đối tác, nên nước xuất xứ RCEP phải được thể hiện trên chứng từ (xem ghi chú của Triplicate về quy tắc xuất xứ RCEP).

Giấy chứng nhận xuất xứ: C/O Form RCEP, Form E và cơ quan cấp

C/O không ưu đãi chỉ cho biết hàng hóa được sản xuất ở đâu: cần có khi nước nhập khẩu, hợp đồng hoặc thư tín dụng yêu cầu, và không giúp giảm thuế. Chứng từ xuất xứ ưu đãi dùng để xin hưởng thuế suất của một hiệp định và chỉ có giá trị với hiệp định đó. Theo RCEP, nhà nhập khẩu xin hưởng bằng C/O (Form RCEP) do cơ quan, tổ chức cấp C/O của nước thành viên xuất khẩu cấp, hoặc bằng chứng từ tự chứng nhận xuất xứ do nhà xuất khẩu đủ điều kiện lập; chứng từ do bất kỳ nhà xuất khẩu hoặc nhà sản xuất nào lập hiện chỉ có giá trị giữa Australia, Nhật Bản, Hàn Quốc và New Zealand. Ví dụ tại Hàn Quốc, cơ quan hải quan và Phòng Thương mại và Công nghiệp Hàn Quốc cấp C/O Form RCEP.

C/O Form RCEP có hiệu lực 1 năm kể từ ngày cấp, thể hiện mã HS, tiêu chí xuất xứ, nước xuất xứ RCEP cùng số và ngày hóa đơn. C/O có thể được cấp sau, chậm nhất 1 năm kể từ ngày giao hàng, nếu do sai sót, thiếu sót không cố ý hoặc lý do chính đáng khác, và không cần chứng từ nếu trị giá tính thuế không vượt quá USD 200 hoặc mức cao hơn do nước thành viên nhập khẩu quy định. Theo FTA ASEAN-Trung Quốc, chứng từ là C/O Form E do cơ quan cấp của nước thành viên xuất khẩu cấp, có mã HS 6 chữ số, tiêu chí xuất xứ và các ô để đánh dấu hóa đơn bên thứ ba và việc cấp sau.

Cơ quan cấp khác nhau giữa các nước trong khu vực. Tại Việt Nam, từ 5/5/2025, Bộ Công Thương (MOIT) cấp cả C/O ưu đãi lẫn không ưu đãi qua cổng eCoSys, thay thế VCCI, và từ 6/5/2025, Bộ Đầu tư, Thương mại và Công nghiệp Malaysia (MITI) cấp C/O không ưu đãi theo yêu cầu cho các lô hàng đi Mỹ. Hãy chép mô tả hàng hóa, mã HS, số lượng và số hóa đơn từ hóa đơn cuối cùng sang C/O, và lưu hồ sơ xuất xứ ít nhất 3 năm theo RCEP (xem ghi chú của Triplicate về giấy chứng nhận xuất xứ).

Chứng từ, cơ chế một cửa và kiểm tra trước khi giao hàng

Bộ chứng từ cốt lõi giống nhau ở mọi thị trường: hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói và vận đơn hoặc vận đơn hàng không, cộng với chứng từ xuất xứ khi nhà nhập khẩu xin hưởng thuế suất ưu đãi. Hãy giữ tên sản phẩm giống hệt nhau trên hóa đơn, phiếu đóng gói, nhãn và bản công bố, vì hồ sơ của nhà nhập khẩu và các bước kiểm tra tại biên giới đều được đối chiếu với chúng.

Trước khi đặt chỗ vận chuyển, hãy kiểm tra thêm ba điểm. BPJPH Regulation 4/2026 của Indonesia bổ sung bước kiểm tra halal trước khi khai báo nhập khẩu, với việc kiểm tra tại kho xếp hàng do một đơn vị giám định (surveyor) được chỉ định thực hiện; cách áp dụng đối với mỹ phẩm vẫn đang được làm rõ vào cuối tháng 9/2026, vì vậy hãy xác nhận với nhà nhập khẩu. Các cửa khẩu đường bộ giữa Thái Lan và Campuchia đã đóng trong cuộc xung đột biên giới năm 2025 và vẫn đóng vào giữa năm 2026, vì vậy hãy lên kế hoạch vận chuyển đường biển hoặc đường hàng không cho hàng sản xuất tại Thái Lan đi Campuchia. Và ưu đãi RCEP chỉ được giữ lại khi hàng quá cảnh qua một trung tâm không phải thành viên như Hồng Kông nếu hàng luôn chịu sự giám sát của hải quan tại đó và chỉ dỡ hàng, xếp lại hàng, lưu kho hoặc thực hiện các công đoạn để bảo quản hàng; tại một nước thành viên RCEP như Singapore, cơ quan cấp hoặc nhà xuất khẩu đủ điều kiện có thể cấp chứng từ xuất xứ giáp lưng. Quy định thay đổi thường xuyên, vì vậy hãy xác nhận với cơ quan quản lý, đơn vị đứng tên tại địa phương hoặc đại lý hải quan được cấp phép trước khi xuất hàng.

Tại biên giới, các bước theo từng lô hàng của nhà nhập khẩu được thực hiện qua hệ thống của từng nước:

• Việt Nam: hải quan kiểm tra số công bố DAV bằng phương thức điện tử; không còn xuất trình bản giấy.
• Thái Lan: LPI qua Cơ chế một cửa quốc gia, sau đó kiểm tra tại Trạm kiểm tra Thực phẩm và Dược phẩm.
• Indonesia: SKI Border trên e-BPOM; một số mã HS mỹ phẩm còn cần báo cáo của đơn vị giám định (surveyor) trước khi giao hàng (Trade Minister Regulation 23/2025).
• Malaysia: không cần giấy phép của NPRA; thuế hải quan và thuế bán hàng được tính theo mã HS.
• Philippines: LTO của nhà nhập khẩu, CPN và việc công nhận (accreditation) của BOC; mỹ phẩm vượt số lượng dùng cá nhân mà không có giấy phép của FDA sẽ bị tịch thu.
• Singapore: giấy phép nhập khẩu trên TradeNet trước khi hàng đến, kèm UEN của nhà nhập khẩu và tài khoản Hải quan (Customs) đã kích hoạt; lưu chứng từ thương mại 5 năm.
• Campuchia: khai báo trên ASYCUDA do nhà nhập khẩu hoặc đại lý hải quan thực hiện.