Xuất khẩu mỹ phẩm sang Malaysia: công bố với NPRA, nhãn mác và halal

Ai nộp công bố: đơn vị đứng tên công bố mỹ phẩm (CNH)

Điều 18A cấm sản xuất, bán, cung cấp, nhập khẩu hoặc sở hữu mỹ phẩm chưa được công bố. Hồ sơ công bố do đơn vị đứng tên công bố mỹ phẩm (Cosmetic Notification Holder, CNH) nộp, tức là công ty chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường. CNH phải là công ty hoặc pháp nhân thành lập tại Malaysia trong lĩnh vực mỹ phẩm, có địa chỉ cố định và đăng ký với Ủy ban Công ty Malaysia (SSM). Vì vậy, thương hiệu nước ngoài cần chỉ định một nhà nhập khẩu, nhà phân phối hoặc công ty con tại Malaysia.

Chủ sở hữu sản phẩm cấp Giấy ủy quyền (Letter of Authorisation, LOA), liệt kê các sản phẩm hoặc thương hiệu và ủy quyền cho CNH công bố chúng cũng như xử lý mọi việc liên quan đến công bố. Nếu CNH sở hữu thương hiệu, thì thay vào đó CNH nộp Thư tuyên bố (Letter of Declaration); sản phẩm gia công còn cần thư chỉ định và thư chấp nhận giữa chủ sở hữu và nhà sản xuất.

Bản công bố thuộc về CNH. Theo Phụ lục I Phần 5, khi đổi công ty do thay đổi quyền phân phối thì phải công bố mới, còn việc đổi nhà nhập khẩu hoặc nhà phân phối ghi trong hồ sơ chỉ cần điều chỉnh (amendment). Hãy thỏa thuận trong hợp đồng phân phối về số phận của các bản công bố nếu hai bên chấm dứt hợp tác.

Nộp trên QUEST3+: lệ phí, thời gian và gia hạn

Trước hết CNH đăng ký làm thành viên QUEST3+. Việc truy cập dùng chứng thư số lưu trên USB token; Phụ lục I Phần 3 (tháng 8/2022) ghi RM 260 cho 1 năm hoặc RM 290 cho 2 năm đối với người dùng chính (main user), vì vậy hãy kiểm tra mức phí hiện hành. Từ 8/7/2026, thành viên còn có thể đăng nhập bằng MyTrustID trên Chrome, Firefox hoặc Edge, và cách đăng nhập Java cũ vẫn dùng được.

Mỗi sản phẩm và mỗi biến thể được nộp riêng, kèm thông tin sản phẩm, nhà sản xuất và đơn vị lắp ráp, nhà nhập khẩu, công thức và nhãn. Phí xử lý là RM 50 cho mỗi sản phẩm hoặc biến thể và không được hoàn lại. Khi NPRA xác nhận đã thanh toán, nếu đáp ứng mọi yêu cầu, CNH có thể in ngay Notification Note (phiếu xác nhận công bố) từ QUEST3+. NPRA kiểm tra sự tuân thủ sau khi sản phẩm ra thị trường, thông qua lấy mẫu và thử nghiệm, kiểm tra GMP và kiểm tra PIF.

Số công bố có dạng NOTyymmxxxxxK (năm, tháng, số thứ tự). Bản công bố có hiệu lực 2 năm; gia hạn chậm nhất 1 tháng trước khi hết hạn, với phí RM 50 nữa, để giữ nguyên số. Sản phẩm không gia hạn kịp sẽ nhận số mới. Đổi tên thương hiệu, tên sản phẩm, công thức, nhà sản xuất, loại sản phẩm hoặc mục đích sử dụng dự kiến cũng cần công bố mới.

Tài liệu do chủ thương hiệu cung cấp

Hãy gửi cho CNH LOA, danh sách đầy đủ thành phần theo tên INCI, thiết kế nhãn và bằng chứng GMP. Sổ tay QUEST3+ bắt buộc ghi tỷ lệ phần trăm đối với các chất nêu trong Phụ lục III đến VII (chất hạn chế sử dụng, chất tạo màu, chất bảo quản và chất lọc tia UV), và bắt buộc đính kèm chứng nhận GMP hoặc tài liệu tương đương đối với nhà sản xuất hoặc đơn vị lắp ráp chính ở nước ngoài. Hướng dẫn quy định bằng chứng GMP phải do cơ quan có thẩm quyền của nước sản xuất cấp hoặc xác nhận.

CNH cũng phải giữ Hồ sơ thông tin sản phẩm (PIF) gồm bốn phần: tài liệu hành chính và tóm tắt sản phẩm, dữ liệu chất lượng của nguyên liệu, dữ liệu chất lượng của thành phẩm, và dữ liệu an toàn và hiệu quả, trong đó có đánh giá an toàn. Phần lớn nội dung này đến từ bạn hoặc nhà sản xuất của bạn, vì vậy hãy chuẩn bị trước khi nộp.

Hướng dẫn và sổ tay QUEST3+ không liệt kê Giấy chứng nhận lưu hành tự do (CFS) cho việc công bố. Tuy vậy, một số nhà nhập khẩu vẫn yêu cầu CFS hoặc bản sao công chứng, vì vậy hãy xác nhận danh sách của họ trước khi xin các giấy tờ.

Thành phần: các phụ lục ASEAN và cập nhật 2025–2026

Malaysia áp dụng các phụ lục của Hiệp định Mỹ phẩm ASEAN (ASEAN Cosmetic Directive) và thông báo mỗi lần cập nhật bằng thông tư (circular) của NPRA. Các tệp hiện hành của NPRA cho Phụ lục II, III, IV và VI đề ngày 10/6/2026, và Phụ lục VII đề ngày 12/12/2025. Kim loại nặng không được vượt quá: thủy ngân 1 ppm, chì 20 ppm, asen 5 ppm và cadmium 5 ppm (Phụ lục I Phần 14).

Các thông tư gần đây có thời hạn: Circular 3/2024 (tháng 12/2024) bổ sung các chất như benzophenone vào danh mục cấm và đặt giới hạn cho BHT, thời hạn tuân thủ là 19/11/2026. Circular 1/2025 (tháng 7/2025) cấm axit 2-ethylhexanoic và trimethylolpropane triacrylate, đồng thời hạn chế axit salicylic.

Circular 1/2026 (tháng 1/2026) cấm ngay miconazole và cấm 4-methylbenzylidene camphor (4-MBC), sản phẩm phải tuân thủ trước 17/11/2028. Circular 2/2026 (6/7/2026), sau cuộc họp lần thứ 43 của Ủy ban Mỹ phẩm ASEAN, bổ sung 16 chất cấm, trong đó có một số thuốc chống nấm, đặt giới hạn cho axit kojic và thay đổi các mục về chất tạo màu và chất bảo quản. Hãy kiểm tra thời hạn chuyển tiếp trong chính thông tư. Sản phẩm được điều chỉnh công thức cần công bố mới.

• Phụ lục II: chất cấm sử dụng
• Phụ lục III: chất hạn chế sử dụng, kèm giới hạn và điều kiện
• Phụ lục IV: chất tạo màu được phép sử dụng
• Phụ lục VI: chất bảo quản được phép sử dụng
• Phụ lục VII: chất lọc tia UV được phép sử dụng
• Phụ lục I Phần 8: hướng dẫn về công bố tính năng (không được nêu tính năng chữa bệnh)

Nhãn bằng tiếng Mã Lai hoặc tiếng Anh

Thông tin trên nhãn phải bằng tiếng Mã Lai (Bahasa Malaysia) và/hoặc tiếng Anh, dễ đọc và không phai (Phụ lục I Phần 7). Bao bì ngoài, hoặc bao bì trực tiếp nếu không có bao bì ngoài, ghi các mục dưới đây. Thành phần được liệt kê theo thứ tự khối lượng giảm dần; các thành phần dưới 1% có thể xếp theo thứ tự bất kỳ ở phía sau, và thực vật được gọi tên theo chi và loài.

Với bao bì quá nhỏ không đủ chỗ ghi hết, chỉ bắt buộc ghi tên sản phẩm và số lô; các mục còn lại có thể ghi trên bao bì ngoài, tờ hướng dẫn hoặc thẻ đính kèm. Phần 7 không liệt kê số công bố là một mục trên nhãn; người mua có thể kiểm tra tình trạng sản phẩm trong mục tra cứu sản phẩm QUEST3+ của NPRA. Logo halal chỉ được dùng cho sản phẩm được JAKIM hoặc một tổ chức Hồi giáo được JAKIM công nhận chứng nhận.

• Tên và chức năng của sản phẩm
• Hướng dẫn sử dụng, trừ khi đã rõ qua tên sản phẩm
• Danh sách đầy đủ thành phần
• Nước sản xuất
• Tên và địa chỉ của CNH
• Khối lượng hoặc dung tích tịnh (hệ mét)
• Số lô
• Ngày sản xuất hoặc hạn sử dụng; bắt buộc có hạn sử dụng nếu thời hạn bảo quản dưới 30 tháng
• Lưu ý đặc biệt, nếu có

Nhập khẩu, halal và thuế sau khi ra mắt

NPRA không cấp giấy phép nhập khẩu riêng hay giấy phép cho từng lô hàng đối với mỹ phẩm đã công bố: theo hướng dẫn, CNH được nhập khẩu sau khi có Notification Note. Chỉ xuất hàng sau thời điểm đó, và giữ tên sản phẩm giống hệt nhau trên bản công bố, hóa đơn thương mại và phiếu đóng gói; công cụ tạo hóa đơn, phiếu đóng gói và tra mã HS miễn phí của Triplicate có thể hỗ trợ việc này. Thuế hải quan và thuế bán hàng được tính khi nhập khẩu theo mã HS.

Mỹ phẩm không bắt buộc có chứng nhận halal. Nếu muốn dùng logo halal, hãy dùng chứng nhận của JAKIM hoặc của một tổ chức chứng nhận halal nước ngoài nằm trong danh sách được JAKIM công nhận (cập nhật lần gần nhất 21/8/2026), vì chỉ hàng hóa đã được chứng nhận mới được mô tả là halal.

Sau khi ra mắt, CNH lưu giữ PIF tại địa chỉ ghi trên nhãn; NPRA khuyến nghị lưu ít nhất 3 năm kể từ lần cuối sản phẩm có mặt trên thị trường, và yêu cầu nộp các phần kỹ thuật trong 15 đến 60 ngày theo lịch, hoặc sớm hơn nếu khẩn cấp. CNH báo cáo sự cố bất lợi nghiêm trọng trong vòng 7 ngày theo lịch nếu gây tử vong hoặc đe dọa tính mạng và trong vòng 15 ngày với các trường hợp khác, lưu hồ sơ phân phối, và thông báo cho NPRA ít nhất 24, 48 hoặc 72 giờ trước khi bắt đầu thu hồi, tùy mức độ thu hồi. NPRA có thể hủy công bố; các trường hợp bị hủy trong năm 2025–2026 là do thủy ngân, hydroquinone, tretinoin hoặc betamethasone 17-valerate.