Ekspor kosmetik ke Malaysia: notifikasi NPRA, label, dan halal

Siapa yang mengajukan notifikasi: Cosmetic Notification Holder

Peraturan 18A melarang pembuatan, penjualan, penyediaan, impor, atau kepemilikan kosmetik yang tidak dinotifikasikan. Notifikasi diajukan oleh Cosmetic Notification Holder (CNH), yaitu perusahaan yang bertanggung jawab menempatkan produk di pasar. CNH harus berupa perusahaan atau badan hukum yang didirikan di Malaysia di bidang kosmetik, dengan alamat tetap, dan terdaftar di Companies Commission of Malaysia (SSM). Karena itu, merek asing menunjuk importir, distributor, atau anak perusahaan di Malaysia.

Pemilik produk menerbitkan Letter of Authorisation (LOA) yang mencantumkan produk atau merek dan memberi kuasa kepada CNH untuk menotifikasikannya serta mengurus semua hal terkait notifikasi. Jika CNH adalah pemilik merek, CNH menyerahkan Letter of Declaration sebagai gantinya; produk yang dibuat berdasarkan kontrak (maklon) juga memerlukan surat penunjukan dan surat penerimaan antara pemilik dan produsen.

Notifikasi adalah milik CNH. Berdasarkan Annex I Part 5, pergantian perusahaan karena hak distribusi berubah memerlukan notifikasi baru, sedangkan pergantian importir atau distributor yang tercantum dalam berkas hanya berupa perubahan (amendment). Sepakati dalam kontrak distribusi apa yang terjadi pada notifikasi jika kerja sama Anda berakhir.

Pengajuan di QUEST3+: biaya, waktu, dan perpanjangan

CNH lebih dulu mendaftar sebagai anggota QUEST3+. Akses menggunakan sertifikat digital pada USB token; Annex I Part 3 (Agustus 2022) mencantumkan RM 260 untuk satu tahun atau RM 290 untuk dua tahun bagi pengguna utama, jadi pastikan biaya terkini. Sejak 8 Juli 2026 anggota juga dapat login dengan MyTrustID di Chrome, Firefox, atau Edge, dan login Java yang lama masih tersedia.

Setiap produk dan setiap varian diajukan terpisah, dengan data produk, produsen dan assembler, importir, formula, dan label. Biaya pemrosesan adalah RM 50 per produk atau varian dan tidak dapat dikembalikan. Setelah NPRA mengonfirmasi pembayaran, CNH dapat langsung mencetak Notification Note dari QUEST3+ jika semua persyaratan terpenuhi. NPRA memeriksa kepatuhan setelah peluncuran, melalui pengambilan sampel dan pengujian, audit GMP, dan audit PIF.

Nomornya berbentuk NOTyymmxxxxxK (tahun, bulan, nomor urut). Notifikasi berlaku 2 tahun; perpanjang paling lambat 1 bulan sebelum kedaluwarsa, dengan biaya RM 50 lagi, agar nomornya tetap sama. Produk yang tidak diperpanjang tepat waktu mendapat nomor baru. Nama merek, nama produk, formula, produsen, jenis produk, atau tujuan penggunaan yang baru juga memerlukan notifikasi baru.

Yang disediakan pemilik merek

Kirimkan ke CNH LOA, daftar bahan lengkap dengan nama INCI, artwork label, dan bukti GMP. Manual QUEST3+ mewajibkan persentase untuk zat yang tercantum dalam Annex III sampai VII (zat yang dibatasi, pewarna, pengawet, dan UV filter), dan mewajibkan pelampiran sertifikat GMP atau yang setara untuk produsen asing atau assembler utama. Pedoman menyatakan bukti GMP harus diterbitkan atau disahkan oleh lembaga berwenang di negara tempat produksi.

CNH juga harus menyimpan Product Information File (PIF) dalam empat bagian: dokumen administratif dan ringkasan produk, data mutu bahan baku, data mutu produk jadi, serta data keamanan dan efikasi, termasuk penilaian keamanan. Sebagian besar berasal dari Anda atau produsen Anda, jadi siapkan sebelum pengajuan.

Pedoman dan manual QUEST3+ tidak mencantumkan Certificate of Free Sale (CFS) untuk notifikasi. Sebagian importir tetap memintanya atau salinan yang dinotarisasi, jadi pastikan daftar dari importir sebelum Anda memesan dokumen.

Bahan: annex ASEAN dan pembaruan 2025–2026

Malaysia mengadopsi annex ASEAN Cosmetic Directive dan mengumumkan setiap pembaruan melalui circular NPRA. Berkas NPRA terkini untuk Annex II, III, IV, dan VI bertanggal 10 Juni 2026 dan Annex VII bertanggal 12 Desember 2025. Logam berat tidak boleh melebihi merkuri 1 ppm, timbal 20 ppm, arsen 5 ppm, dan kadmium 5 ppm (Annex I Part 14).

Circular terbaru beserta tenggatnya: Circular 3/2024 (Desember 2024) memasukkan zat seperti benzofenon ke daftar terlarang dan menetapkan batas BHT, dengan tenggat kepatuhan 19 November 2026. Circular 1/2025 (Juli 2025) melarang asam 2-etilheksanoat dan trimetilolpropana triakrilat serta membatasi asam salisilat.

Circular 1/2026 (Januari 2026) melarang mikonazol secara langsung dan 4-metilbenzilidena kamfer (4-MBC), dengan produk harus patuh paling lambat 17 November 2028. Circular 2/2026 (6 Juli 2026), setelah rapat ke-43 ASEAN Cosmetic Committee, menambahkan 16 zat terlarang, termasuk beberapa antijamur, menetapkan batas asam kojat, dan mengubah entri pewarna dan pengawet. Periksa tanggal transisinya di circular itu sendiri. Produk yang direformulasi memerlukan notifikasi baru.

• Annex II: zat terlarang
• Annex III: zat yang dibatasi, beserta batas dan ketentuannya
• Annex IV: pewarna yang diizinkan
• Annex VI: pengawet yang diizinkan
• Annex VII: UV filter yang diizinkan
• Annex I Part 8: pedoman klaim (tanpa klaim medis)

Label dalam Bahasa Malaysia atau Inggris

Informasi pada label harus dalam Bahasa Malaysia dan/atau Inggris, mudah dibaca, dan tidak mudah terhapus (Annex I Part 7). Kemasan luar, atau wadahnya jika tidak ada kemasan luar, mencantumkan hal-hal di bawah ini. Bahan dicantumkan berurutan dari bobot terbesar; bahan di bawah 1% boleh menyusul dalam urutan apa pun, dan bahan botani disebut dengan genus dan spesiesnya.

Pada wadah yang terlalu kecil untuk memuat semuanya, hanya nama produk dan nomor batch yang wajib; sisanya boleh dicantumkan pada kemasan luar, leaflet, atau tag. Part 7 tidak mencantumkan nomor notifikasi sebagai item label; pembeli dapat memeriksa status produk di pencarian produk QUEST3+ milik NPRA. Logo halal hanya boleh dipakai pada produk yang disertifikasi JAKIM atau lembaga Islam yang diakui JAKIM.

• Nama dan fungsi produk
• Petunjuk penggunaan, kecuali sudah jelas dari namanya
• Daftar bahan lengkap
• Negara pembuatan
• Nama dan alamat CNH
• Isi menurut berat atau volume (metrik)
• Nomor batch
• Tanggal pembuatan atau kedaluwarsa; tanggal kedaluwarsa wajib jika daya tahan kurang dari 30 bulan
• Perhatian khusus, jika ada

Impor, halal, dan bea setelah peluncuran

NPRA tidak menerbitkan izin impor terpisah atau izin per pengiriman untuk kosmetik yang sudah dinotifikasikan: menurut pedoman, CNH boleh mengimpor setelah memegang Notification Note. Kirim hanya setelah itu, dan jaga agar nama produk identik di notifikasi, commercial invoice, dan packing list; generator invoice dan packing list gratis serta cek kode HS dari Triplicate bisa membantu. Bea masuk dan pajak penjualan dihitung saat impor berdasarkan kode HS.

Sertifikasi halal tidak diwajibkan untuk kosmetik. Jika Anda menginginkan logo halal, gunakan sertifikat dari JAKIM atau lembaga sertifikasi halal asing yang ada dalam daftar yang diakui JAKIM (terakhir diperbarui 21 Agustus 2026), karena hanya barang bersertifikat yang boleh disebut halal.

Setelah peluncuran, CNH menyimpan PIF di alamat yang tertera pada label; NPRA menganjurkan penyimpanan paling sedikit 3 tahun setelah produk terakhir beredar di pasar, dan meminta bagian teknisnya dalam 15 sampai 60 hari kalender, atau lebih cepat jika mendesak. CNH melaporkan kejadian tidak diinginkan yang serius dalam 7 hari kalender jika fatal atau mengancam nyawa dan dalam 15 hari jika tidak, menyimpan catatan distribusi, dan memberi tahu NPRA paling sedikit 24, 48, atau 72 jam sebelum memulai penarikan produk, tergantung tingkatnya. NPRA dapat membatalkan notifikasi; pembatalan pada 2025–2026 disebabkan oleh merkuri, hidrokuinon, tretinoin, atau betametason 17-valerat.