Modèle d'e-mail en anglais : Contestation d'une facture de surestaries ou de détention

Contestez une facture de surestaries ou de détention émise par un transporteur, un NVOCC ou un terminal : la facture et les détails du conteneur, pourquoi les frais sont erronés et ce que vous demandez. Les e-mails sont en anglais, la langue habituelle du commerce international. Rien de ce que vous saisissez n'est envoyé à Triplicate.

Conseils pour cet e-mail

Envoyez-la dans les délais. Pour les expéditions à destination ou en provenance des États-Unis, la partie qui facture doit vous laisser au moins 30 jours à compter de la date de la facture pour demander une exonération, un remboursement ou une réduction, et doit s'efforcer de régler votre demande dans les 30 jours (46 CFR 541.8). Ailleurs, vérifiez le tarif du transporteur, les conditions du connaissement (B/L) et votre contrat.
Vérifiez la facture ligne par ligne : numéros de B/L et de conteneur, jours de franchise avec leurs dates de début et de fin, dates facturées, règle du tarif ou section du contrat, et taux appliqué. Selon la règle américaine, une facture qui omet des informations obligatoires, ou qui est émise plus de 30 jours après la dernière date à laquelle les frais ont été engagés, n'a pas à être payée (46 CFR 541.5 et 541.7).
Joignez des preuves comme les avis du terminal, les justificatifs de rendez-vous, les heures d'entrée et de sortie (gate-in et gate-out) et les dates de mainlevée douanière. Si un litige aux États-Unis n'est pas résolu, la Federal Maritime Commission (Commission maritime fédérale) accepte les plaintes relatives aux frais des transporteurs et propose une résolution gratuite des litiges via son bureau CADRS.

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Objet E-mail

Dear [Name],

We dispute the [demurrage / detention] invoice below and ask you to [waive / reduce / refund] the charge.

Invoice number and date: [invoice number], [invoice date]
B/L number: [B/L number]
Container number(s): [container numbers]
Port: [port]
Amount invoiced: [amount]

Reasons:
1. [For example: the invoice counts [number] free days, but our service contract / your tariff gives [number] days ([contract number and section / tariff rule]).]
2. [For example: the container could not be picked up or returned from [date] to [date] because [the terminal was closed / no appointments were available / a hold not caused by us]; the notices are attached.]
3. [For example: the invoice does not show the start and end dates of the free time or the tariff rule and rate applied.]

[For shipments to or from the US: under the Federal Maritime Commission's billing rules (46 CFR Part 541), a demurrage or detention invoice must show, among other things, the B/L and container numbers, the free time with its start and end dates, the dates charged, and the tariff rule or contract and the rate applied, and the billed party has at least 30 days from the invoice date to request a waiver, refund or reduction. We are sending this request within that period.]

Please confirm that you have received this request, keep the invoice on hold while you review it, and let us know your decision. Attached: [the invoice, terminal notices, gate-in and gate-out records, our earlier correspondence].

Best regards,
[Your name]
[Your title]
[Your company]

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