डेमरेज या डिटेंशन इनवॉइस पर आपत्ति ईमेल टेम्पलेट (अंग्रेज़ी)

कैरियर, NVOCC या टर्मिनल के डेमरेज या डिटेंशन इनवॉइस पर आपत्ति दर्ज करें: इनवॉइस और कंटेनर का ब्योरा, चार्ज ग़लत क्यों है, और आप क्या माँग रहे हैं। ईमेल अंग्रेज़ी में हैं, जो अंतरराष्ट्रीय व्यापार की आम भाषा है। आप जो भी टाइप करते हैं, वह Triplicate को नहीं भेजा जाता।

इस ईमेल के लिए टिप्स

समय-सीमा के भीतर भेजें। अमेरिका आने या वहाँ से जाने वाली शिपमेंट के लिए बिल करने वाले पक्ष को आपको इनवॉइस की तारीख़ से कम से कम 30 दिन देने होंगे, ताकि आप छूट (वेवर), रिफ़ंड या कटौती माँग सकें, और उसे आपके अनुरोध को 30 दिन के भीतर सुलझाने की कोशिश करनी होगी (46 CFR 541.8)। अन्य जगहों पर कैरियर का टैरिफ़, बिल ऑफ़ लैडिंग (B/L) की शर्तें और अपना कॉन्ट्रैक्ट देखें।
इनवॉइस को लाइन-दर-लाइन जाँचें: B/L और कंटेनर नंबर, शुरू और खत्म होने की तारीख़ों के साथ फ्री दिन, चार्ज की गई तारीख़ें, टैरिफ़ का नियम या कॉन्ट्रैक्ट का सेक्शन और रेट। अमेरिकी नियम के तहत, जिस इनवॉइस में ज़रूरी जानकारी न हो, या जो चार्ज के आख़िरी बार लगने के 30 दिन से ज़्यादा बाद जारी किया गया हो, उसका भुगतान करना ज़रूरी नहीं है (46 CFR 541.5 और 541.7)।
टर्मिनल के नोटिस, अपॉइंटमेंट रिकॉर्ड, गेट-इन और गेट-आउट के समय और कस्टम्स रिलीज़ की तारीख़ें जैसे सबूत संलग्न करें। अगर अमेरिका का कोई विवाद नहीं सुलझता, तो फ़ेडरल मैरीटाइम कमीशन (Federal Maritime Commission) कैरियर के चार्ज से जुड़ी शिकायतें स्वीकार करता है और अपने CADRS ऑफ़िस के ज़रिए मुफ़्त विवाद-समाधान की सुविधा देता है।

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सब्जेक्ट ईमेल

Dear [Name],

We dispute the [demurrage / detention] invoice below and ask you to [waive / reduce / refund] the charge.

Invoice number and date: [invoice number], [invoice date]
B/L number: [B/L number]
Container number(s): [container numbers]
Port: [port]
Amount invoiced: [amount]

Reasons:
1. [For example: the invoice counts [number] free days, but our service contract / your tariff gives [number] days ([contract number and section / tariff rule]).]
2. [For example: the container could not be picked up or returned from [date] to [date] because [the terminal was closed / no appointments were available / a hold not caused by us]; the notices are attached.]
3. [For example: the invoice does not show the start and end dates of the free time or the tariff rule and rate applied.]

[For shipments to or from the US: under the Federal Maritime Commission's billing rules (46 CFR Part 541), a demurrage or detention invoice must show, among other things, the B/L and container numbers, the free time with its start and end dates, the dates charged, and the tariff rule or contract and the rate applied, and the billed party has at least 30 days from the invoice date to request a waiver, refund or reduction. We are sending this request within that period.]

Please confirm that you have received this request, keep the invoice on hold while you review it, and let us know your decision. Attached: [the invoice, terminal notices, gate-in and gate-out records, our earlier correspondence].

Best regards,
[Your name]
[Your title]
[Your company]

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