निर्यातकों के लिए मुफ़्त स्टेटमेंट ऑफ अकाउंट टेम्पलेट
स्टेटमेंट ऑफ अकाउंट (खाता विवरण) ग्राहक को किसी अवधि के सभी इनवॉइस, क्रेडिट नोट और भुगतान तथा उसके द्वारा देय शेष राशि दिखाता है, ताकि दोनों पक्ष अपनी बहियों का मिलान कर सकें। यह शीट प्रति दस्तावेज़ एक पंक्ति रखती है, जिसमें चालू शेष और देय तिथियाँ होती हैं, आयु के अनुसार अतिदेय राशि दिखाती है, और अंत में देय शेष तथा आपके बैंक विवरण के साथ समाप्त होती है।
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टेम्पलेट में क्या-क्या शामिल है
- आपकी कंपनी और ग्राहक, स्टेटमेंट की तिथि, अवधि और मुद्रा
- पिछले स्टेटमेंट से आगे लाया गया प्रारंभिक शेष
- प्रति दस्तावेज़ एक पंक्ति: तिथि, प्रकार, संख्या, संदर्भ (PO या B/L), देय तिथि
- इनवॉइस और डेबिट नोट के लिए डेबिट, भुगतान और क्रेडिट नोट के लिए क्रेडिट
- प्रत्येक पंक्ति के बाद चालू शेष, फ़ॉर्मूले से
- स्टेटमेंट की तिथि से प्रत्येक अवैतनिक इनवॉइस के अतिदेय दिन
- आयु विश्लेषण का सारांश: अभी देय नहीं, 1 से 30, 31 से 60, 61 से 90 और 90 दिन से अधिक
- देय शेष, भुगतान की शर्तें, बैंक विवरण और अंतर बताने का अनुरोध
सोर्स
इस विषय पर गाइड
स्टेटमेंट ऑफ अकाउंट किस काम आता है
इनवॉइस एक-एक करके भेजे जाते हैं; स्टेटमेंट उन्हें प्राप्त भुगतानों के साथ एक जगह लाता है, ताकि ग्राहक उनका अपने रिकॉर्ड से मिलान कर सके और देख सके कि क्या बकाया है। इससे उन भुगतानों का पता चलता है जो आवंटित नहीं हुए, ट्रांसफ़र से काटे गए बैंक शुल्क, वे इनवॉइस जो ग्राहक को कभी मिले ही नहीं और वे क्रेडिट नोट जो लागू नहीं किए गए। इसे हर महीने भेजें, या किसी अतिदेय राशि की माँग करने से पहले।
चालू शेष और आयु विश्लेषण
पिछले स्टेटमेंट के अंत के शेष से शुरू करें, और तिथि के क्रम में प्रत्येक इनवॉइस या डेबिट नोट जोड़ें तथा प्रत्येक भुगतान या क्रेडिट नोट घटाएँ। आयु विश्लेषण खुले इनवॉइस को इस आधार पर समूहित करता है कि स्टेटमेंट की तिथि पर वे कितने समय से अतिदेय हैं, ताकि आप देख सकें कि समस्या एक पुराने इनवॉइस की है या देर से भुगतान के किसी पैटर्न की। भुगतान की शर्तें अनुबंध में तय करें और हर स्टेटमेंट पर दिखाएँ।
मुद्रा, बैंक शुल्क और अंतर
प्रत्येक मुद्रा के लिए अलग स्टेटमेंट रखें। अंतरराष्ट्रीय ट्रांसफ़र अक्सर कम राशि के साथ पहुँचते हैं, क्योंकि मध्यस्थ या प्राप्तकर्ता बैंक शुल्क काट लेते हैं; अनुबंध में तय करें कि उन्हें कौन वहन करेगा, और किसी भी कमी को इनवॉइस को आंशिक रूप से खुला छोड़ने के बजाय अलग पंक्ति के रूप में दिखाएँ। ग्राहक से कहें कि वह निर्धारित दिनों के भीतर शेष की पुष्टि करे या अंतर बताए।
अक्सर पूछे जाने वाले सवाल
स्टेटमेंट ऑफ अकाउंट क्या है?
किसी अवधि के सभी इनवॉइस, क्रेडिट और डेबिट नोट तथा भुगतानों का एक ग्राहक के लिए सारांश, जिसमें स्टेटमेंट की तिथि पर देय शेष राशि दी जाती है।
इनवॉइस और स्टेटमेंट ऑफ अकाउंट में क्या अंतर है?
इनवॉइस एक बिक्री के भुगतान की माँग करता है; स्टेटमेंट किसी अवधि के सभी इनवॉइस और भुगतानों की सूची देता है और कुल बकाया शेष दिखाता है।
आयु विश्लेषण (एजिंग) की गणना कैसे होती है?
प्रत्येक अवैतनिक इनवॉइस के लिए उसकी देय तिथि और स्टेटमेंट की तिथि के बीच के दिनों की संख्या; फिर राशियों को समूहित किया जाता है, उदाहरण के लिए 1 से 30, 31 से 60, 61 से 90 और 90 दिन से अधिक अतिदेय।
भुगतान से काटे गए बैंक शुल्क कैसे दिखाऊँ?
भुगतान को प्राप्त राशि पर दर्ज करें और काटे गए शुल्क को अलग पंक्ति में, ताकि ग्राहक देख सके कि शेष शून्य क्यों नहीं है और आप तय कर सकें कि उन्हें कौन वहन करेगा।
मुझे स्टेटमेंट ऑफ अकाउंट कितनी बार भेजना चाहिए?
हर महीने भेजना आम है, और किसी अतिदेय राशि की माँग करने से पहले या जब ग्राहक शेष की पुष्टि माँगे, तब भी।
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