Guide d’expédition fournisseurs (routing guide) gratuit : instructions d’expédition pour votre fournisseur

Quand vous achetez en FOB ou en FCA, c’est vous qui choisissez le transitaire, et votre fournisseur doit remettre la marchandise comme vous en avez besoin. Un guide d’expédition (routing guide) indique au fournisseur, en un seul endroit, auprès de qui réserver et quand, comment emballer et étiqueter les cartons, quels documents préparer et pour quand, et qui contacter. Cette feuille couvre ces points pour chaque commande ou comme instruction permanente.

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Guide d’expédition fournisseurs – Exemple rempli avec le générateur gratuit (données fictives)

Ce que couvre le modèle

Acheteur, fournisseur et numéros de PO, règle Incoterms et lieu convenu
Transitaire désigné avec ses coordonnées, et combien de jours avant la date de disponibilité de la marchandise effectuer la réservation
Date de disponibilité de la marchandise, mode de transport (FCL, LCL ou aérien) et date d’expédition limite
Règles d’emballage, de palettes et d’emballages en bois, marques et étiquettes des cartons
Documents à préparer : facture commerciale, packing list, type de connaissement, certificat d’origine et autres, avec les copies
Échéances pour les brouillons de documents, les originaux et les données comme celles de l’ISF pour les États-Unis
Qui paie quels frais, et ce que le fournisseur ne doit pas faire (par exemple changer de transitaire)
Contacts chez l’acheteur, chez le transitaire et auprès de la société d’inspection

Sources

Guides sur ce sujet

FOB vs CIF vs FCA : différences et quel Incoterm proposerFOB, CIF et FCA comparés : qui paie le fret et l'assurance, où passent les risques, lesquels conviennent aux conteneurs et à l'aérien, valeur en…ISPM 15 (NIMF 15) : marque IPPC, HT, MB et contreplaquéLe contreplaqué, l'OSB et les panneaux de particules sont exemptés de l'ISPM 15, mais les palettes et caisses en bois massif exigent un traitement…ISF 10+2 : définition, 10 données, délai de 24 h et pénalité de 5 000 USDCe qu'exige la déclaration de sûreté de l'importateur américain (Importer Security Filing, ISF 10+2) pour le fret maritime : qui la dépose, les 10…Vérifier le projet de B/L : SI, VGM, UCP 600, ISF américain et ICS2Vérifiez le projet de B/L avant émission : parties, ports, marchandise, marques, poids, conditions de fret, date de mise à bord, règles UCP 600,…

Pourquoi les importateurs envoient un guide d’expédition

En FOB ou en FCA, l’acheteur contracte le transport principal ; le fournisseur doit donc réserver auprès du transitaire de l’acheteur, et non du sien, et livrer la marchandise emballée et documentée comme convenu. Sans instructions écrites, les fournisseurs retombent dans leurs habitudes : un autre transitaire, des cartons sans vos étiquettes, une facture qui ne correspond pas au bon de commande. Un guide d’expédition établi une fois et joint à chaque commande évite la plupart de ces problèmes.

Emballage, étiquettes et documents

Indiquez comment les cartons doivent être marqués et étiquetés, si des palettes sont nécessaires, et que tout emballage en bois massif doit être traité et marqué selon ISPM 15. Listez les documents dont vous avez besoin pour l’importation et le paiement, le nombre d’originaux et de copies, qui émet chacun et quand les brouillons doivent vous parvenir pour vérification, afin que le connaissement et la facture concordent avant le départ de la marchandise.

Les données que votre pays exige à l’avance

Certaines destinations exigent des données avant le chargement. Pour les expéditions maritimes vers les États-Unis, l’ISF de l’importateur doit être déposé au plus tard 24 heures avant que la cargaison soit chargée à bord du navire dans le port étranger, et une partie des données, comme le fabricant et le lieu d’empotage du conteneur, provient du fournisseur. Indiquez ces échéances dans le guide d’expédition et utilisez une feuille de calcul pour recueillir les données.

Questions fréquentes

Qu’est-ce qu’un guide d’expédition fournisseurs ?

Un ensemble d’instructions d’expédition d’un importateur à ses fournisseurs : auprès de quel transitaire réserver, règles d’emballage et d’étiquetage, documents à préparer, échéances et contacts.

Quand l’acheteur choisit-il le transitaire ?

Avec les règles EXW, FCA, FAS et FOB, l’acheteur contracte le transport principal et désigne généralement le transitaire ; avec les règles C et D, le vendeur organise le transport principal.

Quels documents le guide d’expédition doit-il énumérer ?

Ceux dont vous avez besoin pour l’importation et le paiement, comme la facture commerciale, le packing list, le connaissement ou la lettre de transport aérien, le certificat d’origine et tous certificats ou rapports d’essai, avec le nombre d’originaux et de copies.

Le fournisseur doit-il d’abord envoyer des brouillons de documents ?

Oui. Demandez des brouillons de la facture, du packing list et du connaissement avant l’expédition afin de corriger les erreurs avant l’émission des originaux.

Un guide d’expédition fait-il partie du contrat ?

Il n’est contraignant que si le contrat de vente ou le bon de commande y renvoie ; joignez-le donc à la commande ou au contrat et tenez-le à jour.

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