Xuất khẩu mỹ phẩm sang Singapore: công bố với HSA, nhãn mác và nhập khẩu

Ai nộp công bố: công ty chịu trách nhiệm tại Singapore

Hồ sơ công bố do người chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường nộp: đó là công ty tại Singapore làm cho sản phẩm có sẵn để bán, có thể là nhà nhập khẩu, nhà sản xuất, nhà phân phối hoặc nhà bán lẻ. Hướng dẫn của HSA nêu rằng đó phải là công ty đăng ký với Cơ quan Quản lý Kế toán và Doanh nghiệp (Accounting and Corporate Regulatory Authority, ACRA). Vì vậy, thương hiệu nước ngoài cần làm việc qua một nhà nhập khẩu, nhà phân phối hoặc công ty con tại Singapore.

Mỗi công ty cung cấp sản phẩm đều phải tự công bố, kể cả khi một công ty khác tại Singapore đã công bố cùng sản phẩm của cùng nhà sản xuất. Bản công bố không mang tính độc quyền, và việc đổi công ty do thay đổi quyền phân phối không thể thực hiện bằng điều chỉnh (amendment): công ty mới nộp công bố mới. Hãy thỏa thuận trong hợp đồng phân phối ai sẽ nộp công bố và điều gì xảy ra khi bạn đổi đối tác.

Từ 1/2/2023, nhà bán buôn và nhà bán lẻ cũng không được cung cấp mỹ phẩm chưa được công bố. Nếu phát hiện, họ phải ngừng cung cấp và thực hiện các bước hợp lý để thu hồi.

Nộp trên PRISM: lệ phí, xác nhận tiếp nhận và công bố lại hằng năm

Công ty Singapore cần có Mã số doanh nghiệp duy nhất (Unique Entity Number, UEN) do ACRA cấp, tài khoản Corppass và tài khoản CRIS (Client Registration and Identification Service, Dịch vụ Đăng ký và Nhận dạng Khách hàng), cho phép nhân viên hoặc nhà cung cấp dịch vụ của công ty sử dụng PRISM. Công ty nước ngoài có tài khoản Corppass dành cho pháp nhân nước ngoài không thể mở tài khoản CRIS. Biểu mẫu yêu cầu thông tin về công ty, nhà sản xuất và sản phẩm (thương hiệu, tên sản phẩm, loại sản phẩm và biến thể); mỗi biến thể, chẳng hạn mỗi màu son hoặc mỗi mùi dầu gội, đều phải công bố, còn các quy cách đóng gói khác nhau thì không.

Lệ phí có hiệu lực từ 1/7/2024 là S$28 cho mỗi sản phẩm dùng quanh mắt hoặc trên môi, sản phẩm chăm sóc răng miệng và thuốc nhuộm tóc chứa hợp chất diamine, và S$13 cho các mỹ phẩm khác, áp dụng cho một sản phẩm đơn lẻ hoặc cho từng biến thể trong 3 biến thể đầu tiên của nó; mỗi biến thể tiếp theo là S$8. Xác nhận tiếp nhận được tạo tự động khi nộp và bạn có thể bán ngay. Đó không phải là phê duyệt: HSA không thẩm định mỹ phẩm trước khi bán.

Bản công bố có hiệu lực một năm; để tiếp tục bán, hãy công bố lại hằng năm, với cùng mức phí. Tên hoặc địa chỉ công ty (cùng UEN), thông tin người nộp và nhà sản xuất có thể điều chỉnh trên PRISM. Tên thương hiệu, tên sản phẩm, loại sản phẩm hoặc công ty phân phối mới cần công bố mới, và hướng dẫn của HSA cũng yêu cầu công bố mới khi thay đổi công thức. Hãy hủy công bố đối với các sản phẩm bạn ngừng bán; lệ phí không được hoàn lại.

Hồ sơ an toàn, lưu trữ, sự cố bất lợi và thu hồi

Công ty chịu trách nhiệm đứng ra bảo đảm an toàn và chất lượng của sản phẩm, và phải nộp thông tin an toàn và kỹ thuật khi HSA yêu cầu. HSA hướng các công ty đến hướng dẫn của ASEAN về Hồ sơ thông tin sản phẩm (PIF): gồm bốn phần (tài liệu hành chính và tóm tắt sản phẩm, chất lượng nguyên liệu, chất lượng thành phẩm, dữ liệu an toàn và hiệu quả), lưu tại địa chỉ ghi trên nhãn ít nhất 3 năm kể từ lần cuối sản phẩm có mặt trên thị trường, và cung cấp trong vòng 15 đến 60 ngày kể từ khi có yêu cầu. Phần lớn nội dung này đến từ bạn hoặc nhà sản xuất của bạn.

Áp dụng các giới hạn tạp chất của ASEAN: thủy ngân 1 ppm, chì 20 ppm, asen 5 ppm và cadmium 5 ppm, cùng giới hạn vi sinh 500 cfu/g đối với sản phẩm cho trẻ dưới 3 tuổi, vùng mắt và niêm mạc, và 1.000 cfu/g đối với các sản phẩm khác. Singapore không cấp phép cho nhà sản xuất mỹ phẩm; chứng nhận GMP của HSA là tùy chọn và dành cho các nhà sản xuất trong nước có xuất khẩu.

Công ty chịu trách nhiệm lưu hồ sơ cung cấp hàng trong hai năm. Công ty thông báo cho HSA về sự cố bất lợi nghiêm trọng gây tử vong hoặc đe dọa tính mạng trong vòng 7 ngày kể từ khi biết, kèm báo cáo chi tiết trong vòng 8 ngày sau đó, và báo cáo trường hợp phải nhập viện hoặc gây tàn tật đáng kể trong vòng 15 ngày. Hướng dẫn của HSA, được sửa đổi dưới dạng dự thảo vào tháng 4/2026, yêu cầu công ty thông báo cho HSA về đợt thu hồi dự kiến, kèm lý do, ít nhất 24 giờ trước khi bắt đầu (không tính cuối tuần và ngày lễ).

Thành phần: các phụ lục ASEAN do HSA áp dụng

Danh mục thành phần của Singapore nằm trong Biểu thứ ba (Third Schedule) của quy định và đã được điều chỉnh cho phù hợp với các phụ lục của Hiệp định Mỹ phẩm ASEAN (ASEAN Cosmetic Directive) bằng các sửa đổi có hiệu lực từ 1/2/2023. HSA yêu cầu các công ty đối chiếu từng thành phần với các phụ lục do HSA công bố. Tệp hiện hành của HSA được đánh dấu cập nhật tháng 6/2026.

Các thay đổi của ASEAN công bố ngày 30/6/2026 đã bổ sung bifonazole, clotrimazole, thiabendazole và tioconazole vào danh mục cấm, đặt giới hạn cho axit kojic, thay đổi mục về chất tạo màu CI 45430 và loại chlorophene cùng 2-chloroacetamide khỏi danh mục chất bảo quản được phép. Hãy kiểm tra tệp phụ lục của HSA để biết ngày mỗi thay đổi có hiệu lực tại Singapore và điều chỉnh công thức kịp thời. Cung cấp sản phẩm chứa chất cấm là hành vi vi phạm nghiêm trọng.

• Phụ lục II: chất cấm sử dụng
• Phụ lục III: chất hạn chế sử dụng, kèm giới hạn và cảnh báo trên nhãn
• Phụ lục IV: chất tạo màu được phép sử dụng
• Phụ lục VI: chất bảo quản được phép sử dụng
• Phụ lục VII: chất lọc tia UV được phép sử dụng
• Hướng dẫn của ASEAN về giới hạn tạp chất trong mỹ phẩm (ASEAN Guidelines on Limits of Contaminants for Cosmetics, phiên bản 3, 2019)

Nhãn tiếng Anh và công bố tính năng

Thông tin trên nhãn phải bằng tiếng Anh. Có thể thêm các ngôn ngữ khác nhưng nội dung phải giống với bản tiếng Anh. Bao bì ngoài, hoặc bao bì trực tiếp nếu không có bao bì ngoài, ghi các mục dưới đây. Với bao bì nhỏ, ít nhất phải ghi tên sản phẩm và số lô; các mục còn lại có thể ghi trên bao bì ngoài, tờ hướng dẫn hoặc thẻ đính kèm. Danh sách này không bao gồm số công bố.

Công bố tính năng phải phù hợp với định nghĩa mỹ phẩm và có bằng chứng khoa học hỗ trợ, theo Hướng dẫn về công bố tính năng mỹ phẩm của ASEAN (ASEAN Cosmetic Claim Guideline, Appendix III). Mỹ phẩm không được công bố là làm thay đổi một quá trình sinh lý, chẳng hạn đảo ngược tình trạng rụng tóc, hay ngăn ngừa hoặc điều trị bệnh; các sản phẩm như thuốc trị mụn nằm ngoài định nghĩa mỹ phẩm và được quản lý như các sản phẩm y tế khác. Quảng cáo cũng phải tuân thủ Bộ quy tắc Thực hành Quảng cáo Singapore (Singapore Code of Advertising Practice) do Cơ quan Tiêu chuẩn Quảng cáo Singapore (Advertising Standards Authority of Singapore, ASAS) quản lý.

• Tên và chức năng của sản phẩm
• Hướng dẫn sử dụng
• Danh sách đầy đủ thành phần, theo thứ tự khối lượng giảm dần
• Nước sản xuất
• Tên và địa chỉ tại Singapore của công ty chịu trách nhiệm
• Khối lượng hoặc dung tích tịnh
• Số lô của nhà sản xuất
• Ngày sản xuất hoặc hạn sử dụng; bắt buộc có hạn sử dụng nếu thời hạn bảo quản dưới 30 tháng
• Lưu ý đặc biệt và cảnh báo

Thông quan nhập khẩu, GST và Singapore là trung tâm tái xuất

Mỹ phẩm không nằm trong danh mục hàng hóa HSA kiểm soát khi nhập khẩu, nên không cần giấy phép của HSA hay mã sản phẩm HSA trong giấy phép nhập khẩu. Nhà nhập khẩu cần có UEN và tài khoản Hải quan (Customs) đã kích hoạt (miễn phí), và đại lý khai báo (declaring agent) của họ xin giấy phép nhập khẩu trên TradeNet trước khi hàng đến. Singapore chỉ thu thuế hải quan đối với rượu, thuốc lá, xe cơ giới và các sản phẩm dầu mỏ; mỹ phẩm chịu GST, 9% từ 1/1/2024, tính trên giá trị CIF. Lưu chứng từ thương mại 5 năm, và dùng cùng tên sản phẩm trên hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói và bản công bố; công cụ tạo hóa đơn thương mại và phiếu đóng gói miễn phí của Triplicate có thể hỗ trợ việc này.

Singapore là trung tâm phổ biến cho phân phối ASEAN. Hướng dẫn của HSA nêu rằng các quy định về mỹ phẩm của HSA không áp dụng cho sản phẩm nhập khẩu chỉ để tái xuất. Hàng có thể được lưu trong khu thương mại tự do theo giấy phép SFZ mà không phải nộp GST và rời đi theo giấy phép tái xuất; giấy phép xuất khẩu phải có trước khi xuất.

Bản công bố HSA chỉ có hiệu lực tại Singapore: mọi nước ASEAN khác đều cần bản công bố riêng, thường do công ty địa phương nộp. Nếu người mua ở nước thứ ba yêu cầu Giấy chứng nhận lưu hành tự do (CFS), Hải quan Singapore (Singapore Customs) cấp giấy chứng nhận rằng sản phẩm được bán tại địa phương, vì vậy sản phẩm phải được công bố và đang bán tại Singapore trước.