Exporter des cosmétiques à Singapour : notification HSA, étiquettes

Qui notifie : la société responsable à Singapour

La notification est déposée par la personne responsable de la mise sur le marché du produit : la société à Singapour qui rend le produit disponible à la vente, qui peut être un importateur, un fabricant, un distributeur ou un détaillant. Selon les indications de la HSA, il doit s'agir d'une société immatriculée auprès de l'Autorité de comptabilité et de réglementation des sociétés (Accounting and Corporate Regulatory Authority, ACRA). Une marque étrangère passe donc par un importateur, un distributeur ou une filiale à Singapour.

Chaque société qui fournit le produit le notifie, même si une autre société de Singapour a déjà notifié le même produit du même fabricant. Une notification ne confère aucune exclusivité, et un changement de société dû à un changement des droits de distribution ne peut pas se faire par modification : la nouvelle société dépose une nouvelle notification. Convenez dans le contrat de distribution de qui notifie et de ce qui se passe lorsque vous changez de partenaire.

Depuis le 1er février 2023, les grossistes et les détaillants ne doivent pas non plus fournir un cosmétique qui n'a pas été notifié. S'ils en trouvent un, ils doivent cesser de le fournir et prendre des mesures raisonnables pour le rappeler.

Dépôt dans PRISM : frais, accusé de réception et renouvellement annuel

La société de Singapour a besoin d'un numéro d'entité unique (Unique Entity Number, UEN) délivré par l'ACRA, d'un compte Corppass et d'un compte CRIS (Client Registration and Identification Service, service d'enregistrement et d'identification des clients), qui autorise son personnel ou ses prestataires à utiliser PRISM. Les sociétés étrangères disposant de comptes Corppass pour entités étrangères ne peuvent pas ouvrir de compte CRIS. Le formulaire demande les données de la société, du fabricant et du produit (marque, nom du produit, type de produit et variantes) ; chaque variante, comme chaque teinte de rouge à lèvres ou chaque parfum de shampooing, est notifiée, mais pas les différents formats de conditionnement.

Les frais en vigueur depuis le 1er juillet 2024 sont de S$28 par produit pour les produits utilisés autour des yeux ou sur les lèvres, les produits de soins bucco-dentaires et les colorants capillaires contenant des composés de diamine, et de S$13 pour les autres cosmétiques, pour le produit unique ou chacune de ses 3 premières variantes ; chaque variante supplémentaire coûte S$8. L'accusé de réception est généré automatiquement à l'envoi et vous pouvez vendre aussitôt. Ce n'est pas une approbation : la HSA n'évalue pas les cosmétiques avant leur vente.

Une notification est valable un an ; pour continuer à vendre, renouvelez-la chaque année, pour les mêmes frais. Le nom ou l'adresse de la société (même UEN) ainsi que les données du demandeur et du fabricant peuvent être modifiés dans PRISM. Un nouveau nom de marque, nom de produit, type de produit ou une nouvelle société distributrice exige une nouvelle notification, et la ligne directrice de la HSA en exige aussi une pour un changement de formule. Annulez les notifications des produits que vous cessez de vendre ; les frais ne sont pas remboursés.

Dossier de sécurité, registres, événements indésirables et rappels

La société responsable répond de la sécurité et de la qualité du produit et doit fournir des informations de sécurité et techniques lorsque la HSA les demande. La HSA renvoie les sociétés aux lignes directrices de l'ASEAN sur le dossier d'information sur le produit (Product Information File, PIF) : quatre parties (documents administratifs et résumé du produit, qualité des matières premières, qualité du produit fini, données de sécurité et d'efficacité), conservées à l'adresse figurant sur l'étiquette pendant au moins 3 ans après la dernière mise sur le marché du produit, et fournies dans un délai de 15 à 60 jours après une demande. L'essentiel provient de vous ou de votre fabricant.

Les limites de contaminants de l'ASEAN s'appliquent : mercure 1 ppm, plomb 20 ppm, arsenic 5 ppm et cadmium 5 ppm, avec des limites microbiologiques de 500 ufc/g pour les produits destinés aux enfants de moins de 3 ans, au contour des yeux et aux muqueuses, et de 1 000 ufc/g pour les autres. Singapour n'agrée pas les fabricants de cosmétiques ; le certificat GMP de la HSA est facultatif et destiné aux fabricants locaux qui exportent.

La société conserve les registres de fourniture pendant deux ans. Elle informe la HSA d'un effet indésirable grave entraînant la mort ou mettant la vie en danger dans les 7 jours suivant sa connaissance des faits, avec un rapport détaillé dans les 8 jours qui suivent, et signale dans les 15 jours un effet entraînant une hospitalisation ou une incapacité importante. La ligne directrice de la HSA, révisée à l'état de projet en avril 2026, demande aux sociétés d'informer la HSA d'un rappel prévu, avec ses motifs, au moins 24 heures avant son début (week-ends et jours fériés exclus).

Ingrédients : les annexes de l'ASEAN telles qu'adoptées par la HSA

Les listes d'ingrédients de Singapour figurent dans la troisième liste (Third Schedule) du règlement et ont été alignées sur les annexes de l'ASEAN Cosmetic Directive par les modifications entrées en vigueur le 1er février 2023. La HSA demande aux sociétés de vérifier chaque ingrédient par rapport aux annexes qu'elle publie. Le fichier actuel de la HSA porte la mention « mis à jour en juin 2026 ».

Les modifications de l'ASEAN publiées le 30 juin 2026 ont ajouté le bifonazole, le clotrimazole, le thiabendazole et le tioconazole à la liste des substances interdites, fixé des limites pour l'acide kojique, modifié l'entrée du colorant CI 45430 et retiré le chlorophène et le 2-chloroacétamide des conservateurs autorisés. Consultez le fichier d'annexes de la HSA pour connaître la date d'application de chaque modification à Singapour, et reformulez à temps. Fournir un produit contenant une substance interdite est une infraction grave.

• Annexe II : substances interdites
• Annexe III : substances réglementées, avec limites et avertissements d'étiquetage
• Annexe IV : colorants autorisés
• Annexe VI : conservateurs autorisés
• Annexe VII : filtres UV autorisés
• Lignes directrices de l'ASEAN sur les limites de contaminants dans les cosmétiques (ASEAN Guidelines on Limits of Contaminants for Cosmetics, version 3, 2019)

Étiquettes en anglais et allégations

Les mentions de l'étiquette doivent être en anglais. D'autres langues peuvent être ajoutées, mais elles doivent dire la même chose que le texte anglais. L'emballage extérieur, ou le récipient s'il n'y a pas d'emballage extérieur, porte les mentions ci-dessous. Sur un petit récipient, au moins le nom du produit et le numéro de lot doivent figurer ; le reste peut figurer sur l'emballage extérieur, une notice ou une étiquette volante. La liste ne comprend pas de numéro de notification.

Les allégations doivent correspondre à la définition d'un cosmétique et reposer sur des preuves scientifiques, conformément à l'ASEAN Cosmetic Claim Guideline (appendice III). Un cosmétique ne peut pas prétendre modifier un processus physiologique, par exemple inverser la chute des cheveux, ni prévenir ou traiter une maladie ; les produits tels que les traitements contre l'acné sortent de la définition du cosmétique et sont réglementés comme d'autres produits de santé. La publicité doit aussi respecter le Singapore Code of Advertising Practice (Code singapourien de pratique publicitaire), administré par l'Advertising Standards Authority of Singapore (ASAS).

• Nom et fonction du produit
• Mode d'emploi
• Liste complète des ingrédients, par ordre décroissant de poids
• Pays de fabrication
• Nom et adresse à Singapour de la société responsable
• Contenu en poids ou en volume
• Numéro de lot du fabricant
• Date de fabrication ou de péremption ; la date de péremption est exigée si la durabilité est inférieure à 30 mois
• Précautions particulières et avertissements

Dédouanement à l'import, GST et Singapour, plaque tournante de la réexportation

Les cosmétiques ne figurent pas sur la liste des marchandises contrôlées à l'importation par la HSA ; aucune licence HSA ni aucun code produit HSA n'est donc nécessaire dans le permis. L'importateur a besoin d'un UEN et d'un compte auprès des douanes activé (sans frais), et son agent déclarant obtient un permis d'importation dans TradeNet avant l'arrivée de la marchandise. Singapour ne perçoit de droits de douane que sur les boissons alcoolisées, le tabac, les véhicules à moteur et les produits pétroliers ; les cosmétiques paient la GST (taxe sur les biens et services), de 9 % depuis le 1er janvier 2024, sur la valeur CIF. Conservez les documents commerciaux 5 ans et utilisez les mêmes noms de produits sur la facture, la liste de colisage et la notification ; le générateur gratuit de factures commerciales et de listes de colisage de Triplicate peut aider.

Singapour est une plaque tournante courante pour la distribution dans l'ASEAN. La ligne directrice de la HSA précise que ses règles sur les cosmétiques ne s'appliquent pas aux produits importés uniquement pour être réexportés. Les marchandises peuvent être entreposées dans une zone franche sous un permis SFZ sans payer de GST et en repartir sous un permis de réexportation ; les permis d'exportation sont à obtenir avant l'exportation.

Une notification HSA ne couvre que Singapour : chaque autre pays de l'ASEAN exige sa propre notification, généralement déposée par une société locale. Si des acheteurs de pays tiers demandent un certificat de vente libre (Certificate of Free Sale), les douanes de Singapour (Singapore Customs) en délivrent un pour attester que le produit est vendu localement ; le produit doit donc d'abord être notifié et en vente à Singapour.