Ekspor kosmetik ke Singapura: notifikasi HSA, label, dan impor

Siapa yang mengajukan notifikasi: perusahaan yang bertanggung jawab di Singapura

Notifikasi diajukan oleh pihak yang bertanggung jawab menempatkan produk di pasar: perusahaan di Singapura yang membuat produk tersedia untuk dijual, yang bisa berupa importir, produsen, distributor, atau pengecer. Menurut panduan HSA, perusahaan itu harus terdaftar di Accounting and Corporate Regulatory Authority (ACRA). Karena itu, merek asing bekerja melalui importir, distributor, atau anak perusahaan di Singapura.

Setiap perusahaan yang memasok produk menotifikasikannya sendiri, meskipun perusahaan lain di Singapura sudah menotifikasikan produk yang sama dari produsen yang sama. Notifikasi tidak memberikan eksklusivitas, dan pergantian perusahaan karena hak distribusi berubah tidak dapat dilakukan lewat perubahan (amendment): perusahaan baru mengajukan notifikasi baru. Sepakati dalam kontrak distribusi siapa yang mengajukan notifikasi dan apa yang terjadi ketika Anda berganti mitra.

Sejak 1 Februari 2023, grosir dan pengecer juga dilarang memasok kosmetik yang belum dinotifikasikan. Jika menemukannya, mereka harus berhenti memasoknya dan mengambil langkah wajar untuk menarik produk tersebut.

Pengajuan di PRISM: biaya, tanda terima, dan notifikasi ulang tahunan

Perusahaan di Singapura memerlukan Unique Entity Number (UEN) dari ACRA, akun Corppass, dan akun CRIS (Client Registration and Identification Service), yang memberi wewenang kepada staf atau penyedia jasanya untuk memakai PRISM. Perusahaan asing yang memiliki akun Corppass untuk entitas asing tidak dapat membuka akun CRIS. Formulir meminta data perusahaan, produsen, dan produk (merek, nama produk, jenis produk, dan varian); setiap varian, misalnya setiap warna lipstik atau aroma sampo, dinotifikasikan, tetapi ukuran kemasan yang berbeda tidak.

Biaya yang berlaku sejak 1 Juli 2024 adalah S$28 per produk untuk produk yang dipakai di sekitar mata atau pada bibir, produk perawatan mulut dan gigi, serta pewarna rambut yang mengandung senyawa diamina, dan S$13 untuk kosmetik lain, untuk satu produk atau untuk masing-masing dari 3 variannya yang pertama; setiap varian berikutnya dikenai S$8. Tanda terima diterbitkan otomatis saat pengajuan dan Anda boleh langsung menjual. Ini bukan persetujuan: HSA tidak mengevaluasi kosmetik sebelum dijual.

Notifikasi berlaku satu tahun; agar bisa terus menjual, ajukan notifikasi ulang setiap tahun, dengan biaya yang sama. Nama atau alamat perusahaan (UEN yang sama), serta data pemohon dan produsen dapat diubah di PRISM. Nama merek, nama produk, jenis produk, atau perusahaan distribusi yang baru memerlukan notifikasi baru, dan pedoman HSA juga mensyaratkannya untuk perubahan formula. Batalkan notifikasi produk yang tidak lagi Anda jual; biaya tidak dikembalikan.

Berkas keamanan, catatan, efek samping, dan penarikan produk

Perusahaan yang bertanggung jawab menanggung keamanan dan mutu produk serta wajib menyerahkan informasi keamanan dan teknis ketika HSA memintanya. HSA mengarahkan perusahaan ke pedoman ASEAN untuk Product Information File (PIF): empat bagian (dokumen administratif dan ringkasan produk, mutu bahan baku, mutu produk jadi, data keamanan dan efikasi) yang disimpan di alamat pada label paling sedikit 3 tahun setelah produk terakhir beredar di pasar, dan diserahkan dalam 15 sampai 60 hari sejak permintaan. Sebagian besar berasal dari Anda atau produsen Anda.

Batas cemaran ASEAN berlaku: merkuri 1 ppm, timbal 20 ppm, arsen 5 ppm, dan kadmium 5 ppm, dengan batas mikroba 500 cfu/g untuk produk anak di bawah 3 tahun, area mata, dan selaput lendir, serta 1.000 cfu/g untuk produk lainnya. Singapura tidak memberi izin kepada produsen kosmetik; sertifikat GMP HSA bersifat opsional dan ditujukan bagi produsen lokal yang mengekspor.

Perusahaan menyimpan catatan pasokan selama dua tahun. Perusahaan memberi tahu HSA tentang efek samping serius yang menyebabkan kematian atau kondisi yang mengancam nyawa dalam 7 hari sejak mengetahuinya, dengan laporan terperinci dalam 8 hari sesudahnya, dan melaporkan efek samping yang menyebabkan rawat inap atau disabilitas signifikan dalam 15 hari. Panduan HSA, yang direvisi dalam bentuk draf pada April 2026, meminta perusahaan memberi tahu HSA tentang rencana penarikan produk, beserta alasannya, paling lambat 24 jam sebelum penarikan dimulai (tidak termasuk akhir pekan dan hari libur nasional).

Bahan: annex ASEAN yang diadopsi HSA

Daftar bahan Singapura ada di Third Schedule dalam peraturan tersebut dan diselaraskan dengan annex ASEAN Cosmetic Directive melalui perubahan peraturan yang berlaku pada 1 Februari 2023. HSA meminta perusahaan memeriksa setiap bahan terhadap annex yang dipublikasikannya. Berkas HSA saat ini ditandai diperbarui Juni 2026.

Perubahan ASEAN yang dirilis pada 30 Juni 2026 menambahkan bifonazol, klotrimazol, tiabendazol, dan tiokonazol ke daftar terlarang, menetapkan batas untuk asam kojat, mengubah entri pewarna CI 45430, dan mengeluarkan klorofen serta 2-kloroasetamida dari pengawet yang diizinkan. Periksa berkas annex HSA untuk mengetahui tanggal berlakunya setiap perubahan di Singapura, dan lakukan reformulasi tepat waktu. Memasok produk yang mengandung zat terlarang adalah pelanggaran serius.

• Annex II: zat terlarang
• Annex III: zat yang dibatasi, beserta batas dan peringatan pada label
• Annex IV: pewarna yang diizinkan
• Annex VI: pengawet yang diizinkan
• Annex VII: UV filter yang diizinkan
• ASEAN Guidelines on Limits of Contaminants for Cosmetics (versi 3, 2019)

Label dan klaim berbahasa Inggris

Keterangan pada label harus dalam bahasa Inggris. Bahasa lain boleh ditambahkan, tetapi isinya harus sama dengan teks bahasa Inggris. Kemasan luar, atau wadahnya jika tidak ada kemasan luar, mencantumkan hal-hal di bawah ini. Pada wadah kecil, minimal nama produk dan nomor batch harus tercantum; sisanya boleh dicantumkan pada kemasan luar, leaflet, atau tag. Daftar ini tidak mencakup nomor notifikasi.

Klaim harus sesuai dengan definisi kosmetik dan didukung bukti ilmiah, sesuai ASEAN Cosmetic Claim Guideline (Appendix III). Kosmetik tidak boleh mengklaim mengubah proses fisiologis, seperti membalikkan kerontokan rambut, atau mencegah maupun mengobati penyakit; produk seperti obat jerawat berada di luar definisi kosmetik dan diatur sebagai produk kesehatan lain. Iklan juga harus memenuhi Singapore Code of Advertising Practice, yang dikelola oleh Advertising Standards Authority of Singapore (ASAS).

• Nama dan fungsi produk
• Petunjuk penggunaan
• Daftar bahan lengkap, berurutan dari bobot terbesar
• Negara pembuatan
• Nama dan alamat di Singapura dari perusahaan yang bertanggung jawab
• Isi menurut berat atau volume
• Nomor batch dari produsen
• Tanggal pembuatan atau kedaluwarsa; tanggal kedaluwarsa wajib jika daya tahan kurang dari 30 bulan
• Perhatian khusus dan peringatan

Clearance impor, GST, dan Singapura sebagai hub re-ekspor

Kosmetik tidak termasuk dalam daftar barang yang dikendalikan HSA saat impor, sehingga tidak diperlukan izin HSA maupun kode produk HSA dalam permit. Importir memerlukan UEN dan akun Customs yang sudah diaktifkan (gratis), dan agen deklarasinya (declaring agent) mengurus izin impor di TradeNet sebelum barang tiba. Singapura hanya memungut bea masuk atas minuman keras, tembakau, kendaraan bermotor, dan produk minyak bumi; kosmetik membayar GST, 9% sejak 1 Januari 2024, atas nilai CIF. Simpan dokumen perdagangan selama 5 tahun, dan gunakan nama produk yang sama pada invoice, packing list, dan notifikasi; generator commercial invoice dan packing list gratis dari Triplicate bisa membantu.

Singapura adalah hub yang umum untuk distribusi ASEAN. Pedoman HSA menyatakan bahwa aturan kosmetiknya tidak berlaku untuk produk yang diimpor semata-mata untuk re-ekspor. Barang dapat disimpan di zona perdagangan bebas dengan izin SFZ tanpa membayar GST dan keluar dengan izin re-ekspor; izin ekspor harus ada sebelum ekspor.

Notifikasi HSA hanya mencakup Singapura: setiap negara ASEAN lain memerlukan notifikasinya sendiri, yang biasanya diajukan oleh perusahaan lokal. Jika pembeli di negara ketiga meminta Certificate of Free Sale (CFS), Singapore Customs menerbitkannya untuk menyatakan bahwa produk dijual secara lokal, sehingga produk harus lebih dulu dinotifikasikan dan dijual di Singapura.