Gửi hàng mẫu ra nước ngoài: hóa đơn NCV và thuế nhập khẩu

"Không có giá trị thương mại" không có nghĩa là giá trị bằng 0

Hàng mẫu không có giá trị thương mại là hàng hóa gửi đi mà không thu tiền. Hải quan vẫn cần trị giá hải quan để tính thuế nhập khẩu và các loại thuế khác, để quyết định có áp dụng miễn trừ hay không, và phục vụ thống kê thương mại, vì vậy hóa đơn phải ghi giá trị thực tế cho từng mặt hàng ngay cả khi không thu tiền.

Quy định của Mỹ nêu rằng khi hàng hóa không được gửi theo một giao dịch mua bán, hóa đơn phải ghi giá trị của từng mặt hàng, hoặc nếu không có, ghi mức giá mà người bán lẽ ra sẽ nhận được trong hoạt động thương mại thông thường với số lượng bán buôn thông thường (19 CFR 141.86). HMRC cho biết trị giá giao dịch (Phương pháp 1) thường không thể dùng cho hàng miễn phí vì không có khoản thanh toán nào, nên trị giá được xác định theo Phương pháp 2 đến 6. FedEx nêu rõ vẫn cần có trị giá hải quan ngay cả khi không có trị giá giao dịch, và giá trị 0 là không được chấp nhận.

Ghi một giá trị mang tính tượng trưng như 1 USD cho hàng hóa có giá trị cao hơn là khai thấp giá trị (undervaluation), có thể dẫn đến việc lô hàng bị giữ lại, bị tính lại thuế và bị xử phạt. Trị giá khai báo hải quan cũng khác với trị giá khai báo để vận chuyển hoặc bảo hiểm trên vận đơn.

Hóa đơn chiếu lệ hay hóa đơn thương mại cho hàng mẫu

Các hãng vận chuyển dùng thuật ngữ khác nhau. FedEx gọi hóa đơn cho hàng miễn phí như hàng mẫu sản phẩm là hóa đơn chiếu lệ (proforma invoice), nhưng lưu ý không phải quốc gia nào cũng chấp nhận loại hóa đơn này và khuyến nghị dùng hóa đơn thương mại trong mọi trường hợp. Lựa chọn an toàn là dùng hóa đơn thương mại ghi rõ không phải thanh toán và nêu giá trị chỉ dùng cho mục đích hải quan; công cụ tạo chứng từ miễn phí của Triplicate lập hóa đơn này cùng phiếu đóng gói khớp nhau từ cùng một dữ liệu.

• Người gửi và người nhận với địa chỉ, số điện thoại và email đầy đủ, cùng mã số người nhập khẩu hoặc mã số thuế của người nhận nếu nước đến yêu cầu.
• Mô tả chính xác từng mặt hàng: đó là gì, chất liệu, công dụng và kích thước, ví dụ "mẫu vải dệt 100% cotton" chứ không chỉ ghi "samples".
• Mã HS, số lượng, đơn giá, tổng giá trị và loại tiền tệ cho từng dòng hàng.
• Nước xuất xứ của từng mặt hàng.
• Lý do xuất khẩu và một câu như "Hàng mẫu không có giá trị thương mại, không dùng để bán lại. Giá trị chỉ phục vụ mục đích hải quan."
• Ai là người trả thuế và các loại phí, cùng số kiện và trọng lượng khớp với phiếu đóng gói và vận đơn.

Hoa Kỳ: hàng mẫu miễn thuế, TIB và việc chấm dứt miễn trừ de minimis

HTSUS 9811.00.60 cho phép nhập khẩu miễn thuế đối với bất kỳ hàng mẫu nào, ngoại trừ hàng mẫu là đồ uống có cồn và thuốc lá được quy định riêng, có giá trị không quá 1 USD mỗi mặt hàng, hoặc đã được đánh dấu, xé rách, đục lỗ hay xử lý theo cách khác khiến nó không thể bán hoặc sử dụng ngoài mục đích làm hàng mẫu, chỉ được dùng tại Hoa Kỳ để chào hàng cho sản phẩm nước ngoài. Ngưỡng 1 USD áp dụng theo giá trị thực tế của từng hàng mẫu, vì vậy đừng hạ giá trị trên hóa đơn để đạt ngưỡng này mà hãy đánh dấu hoặc làm hỏng hàng mẫu thay vào đó. Với hàng mẫu gửi để kiểm nghiệm hoặc phê duyệt, hãy xác nhận việc phân loại với một đại lý hải quan.

Hàng mẫu có giá trị mà sau đó sẽ được đưa ra khỏi Mỹ có thể nhập khẩu theo HTSUS 9813.00.20, dành riêng cho hàng mẫu dùng để chào hàng, miễn thuế theo bảo lãnh tạm nhập khẩu (TIB, Temporary Importation Bond) tương đương 110% số thuế và phí ước tính (19 CFR 10.31). Hàng mẫu này không được bán và phải xuất trở lại trong vòng 1 năm; có thể xin gia hạn bằng mẫu CBP Form 3173, tối đa tổng cộng 3 năm. Người kinh doanh không cư trú có thể làm thủ tục cho hàng mẫu cùng hành lý, kèm bảng kê mô tả hoặc hóa đơn riêng cho hàng mẫu trên 500 USD (19 CFR 10.36). CBP cũng chấp nhận sổ ATA.

Miễn trừ 800 USD (de minimis) đang tạm dừng đối với mọi quốc gia, vì vậy kiện hàng mẫu cũng cần làm thủ tục nhập khẩu, có thể dùng thủ tục đơn giản (informal entry) với hàng đến 2.500 USD, khai báo dưới tên một người nhập khẩu đứng tên (xem bài viết của Triplicate về người nhập khẩu đứng tên). Quy định của các cơ quan khác vẫn áp dụng: thực phẩm, kể cả hàng mẫu thương mại, cần có thông báo trước (prior notice) của FDA.

EU và Anh: hàng mẫu giá trị không đáng kể

EU cho phép nhập khẩu miễn thuế đối với hàng mẫu có giá trị không đáng kể mà chỉ có thể dùng để chào hàng cho loại hàng hóa mà chúng đại diện (Quy định (EC) số 1186/2009 của Hội đồng, Điều 86). Hàng mẫu là hàng hóa mà cách trình bày và số lượng loại trừ mọi công dụng khác ngoài việc chào hàng, và hải quan có thể yêu cầu làm cho hàng mẫu không thể sử dụng vĩnh viễn bằng cách xé rách, đục lỗ hoặc đánh dấu rõ ràng, không thể xóa, miễn là hàng mẫu vẫn còn dùng được cho mục đích làm mẫu. Chỉ thị 2009/132/EC, Điều 63, quy định miễn thuế VAT nhập khẩu tương tự.

Luật không quy định một mức giá trị cụ thể cho "giá trị không đáng kể"; cách trình bày và số lượng mới là yếu tố quyết định. Hàng hóa có thể bán được nguyên trạng, như nguyên một bộ đóng gói bán lẻ hoặc nhiều đơn vị giống hệt nhau, thường không đáp ứng định nghĩa này và khi đó phải chịu thuế nhập khẩu và VAT như hàng hóa thông thường. Mức miễn thuế 150 EUR cho lô hàng giá trị thấp đã chấm dứt vào ngày 1/7/2026 (Quy định (EU) 2026/382), vì vậy chỉ riêng giá trị thấp không còn khiến kiện hàng mẫu tự động được miễn thuế (xem bài viết của Triplicate về quy định nhập khẩu EU).

Anh cho miễn thuế nhập khẩu và VAT đối với hàng mẫu thương mại thể hiện đặc tính của hàng hóa mà chúng đại diện và được nhập khẩu chỉ nhằm mục đích có được đơn hàng trong tương lai. Các cách mà HMRC chấp nhận để giới hạn hàng hóa vào mục đích làm mẫu gồm xé rách, đục lỗ, rạch hoặc làm hỏng, đánh dấu "commercial sample" bằng mực không phai, và giới hạn số lượng hoặc kích thước. Tờ khai sử dụng mã thủ tục bổ sung C30, kèm F45 để được miễn VAT; C30 không cho miễn thuế tiêu thụ đặc biệt (excise duty), và HMRC có thể từ chối miễn trừ đối với hàng hóa mà họ nghi ngờ bị khai sai là hàng mẫu.

Hàng mẫu quay trở lại: sổ ATA và tạm nhập

Công ước quốc tế nhằm tạo thuận lợi cho việc nhập khẩu hàng mẫu thương mại và tài liệu quảng cáo (Geneva, ngày 7/11/1952, có hiệu lực từ 20/11/1955) yêu cầu các nước thành viên miễn thuế nhập khẩu cho hàng mẫu có giá trị không đáng kể và cho phép tạm nhập hàng mẫu có giá trị với điều kiện có bảo đảm, với thời hạn tái xuất tối thiểu là sáu tháng.

Với hội chợ thương mại, trình diễn sản phẩm hoặc các chuyến công tác bán hàng, sổ ATA cho phép tạm nhập miễn thuế và miễn các loại thuế khác trong tối đa 1 năm tại khoảng 80 quốc gia và vùng lãnh thổ hải quan, dùng một chứng từ cho nhiều chuyến đi và không cần đặt cọc tại mỗi cửa khẩu. Sổ ATA dựa trên Công ước ATA (1961) và Công ước Istanbul (1990) của WCO, và do các hiệp hội bảo lãnh quốc gia, thường gắn với phòng thương mại, phát hành. Hàng tiêu hao và hàng hóa dùng để bán hoặc gia công không được vận chuyển bằng sổ ATA.

Hàng mẫu được bán hoặc cho tặng tại nơi đến không còn là hàng tạm nhập nữa và cần một tờ khai nhập khẩu thông thường hoặc một hình thức miễn trừ khác.

Hàng hóa thuộc diện quản lý và số lượng

Việc miễn thuế không loại bỏ các quy định về sản phẩm. Thực phẩm, mỹ phẩm, dược phẩm, thiết bị y tế, sản phẩm động thực vật và hàng hóa có pin lithium có thể cần giấy phép, đăng ký, thông báo trước hoặc quy trình xử lý hàng nguy hiểm ngay cả khi là hàng mẫu; hãy kiểm tra quy định của nước đến và danh mục hàng hạn chế của đơn vị vận chuyển trước (xem các bài viết của Triplicate về xuất khẩu thực phẩm và mỹ phẩm sang Mỹ).

Chỉ gửi số lượng vừa đủ để người mua đánh giá sản phẩm. Các quy định thường xuyên thay đổi; đây là hướng dẫn thực tế, không phải tư vấn pháp lý, vì vậy hãy xác nhận với cơ quan hải quan nước đến, đơn vị vận chuyển hoặc một đại lý hải quan được cấp phép.