Expédier des échantillons à l'étranger : sans valeur commerciale

« Sans valeur commerciale » ne veut pas dire valeur nulle

Les échantillons sans valeur commerciale sont des marchandises envoyées sans paiement. La douane a quand même besoin d'une valeur en douane pour calculer les droits et la taxe à l'importation, pour décider si une exonération s'applique et pour les statistiques commerciales ; la facture doit donc indiquer une valeur réaliste pour chaque article même quand rien n'est facturé.

La réglementation américaine indique que lorsque la marchandise n'est pas expédiée dans le cadre d'un achat, la facture indique la valeur de chaque article ou, à défaut, le prix que le vendeur aurait obtenu dans le cours normal du commerce pour des quantités de gros habituelles (19 CFR 141.86). Le HMRC indique que la valeur transactionnelle (Méthode 1) ne peut normalement pas être utilisée pour des marchandises gratuites puisque rien n'est payé, si bien que la valeur est déterminée par les Méthodes 2 à 6. FedEx précise qu'une valeur en douane est requise même sans valeur transactionnelle, et que zéro n'est pas acceptable.

Une valeur symbolique comme 1 USD sur une marchandise qui vaut davantage constitue une sous-évaluation, ce qui peut entraîner des blocages, une réévaluation des droits et des pénalités. La valeur en douane est aussi distincte de la valeur déclarée pour le transport ou l'assurance sur la lettre de transport.

Facture pro forma ou commerciale pour les échantillons

Les transporteurs emploient les termes différemment. FedEx appelle facture pro forma la facture pour des marchandises gratuites comme les échantillons de produits, mais précise que tous les pays ne l'acceptent pas et recommande une facture commerciale dans tous les cas. Le choix sûr est une facture commerciale indiquant qu'aucun paiement n'est dû et donnant une valeur à des fins douanières ; le générateur gratuit de Triplicate la crée avec une liste de colisage correspondante à partir des mêmes données.

• Expéditeur et destinataire avec adresse complète, téléphone et e-mail, plus le numéro d'importateur ou fiscal du destinataire lorsque le pays de destination en utilise un.
• Une description précise de chaque article : ce que c'est, sa matière, son usage et sa taille, par exemple « échantillons de tissu tissé 100 % coton », pas seulement « échantillons ».
• Code SH, quantité, valeur unitaire, valeur totale et devise pour chaque ligne.
• Pays d'origine de chaque article.
• Motif de l'exportation et une mention telle que « Échantillons sans valeur commerciale, non destinés à la revente. Valeur à des fins douanières uniquement ».
• Qui paie les droits et taxes, ainsi que le nombre de colis et les poids concordant avec la liste de colisage et la lettre de transport.

États-Unis : échantillons exonérés de droits, le TIB et la fin du de minimis

Le HTSUS 9811.00.60 admet en franchise de droits tout échantillon, autre que les échantillons de boissons alcoolisées et de tabac couverts ailleurs, d'une valeur ne dépassant pas 1 USD chacun, ou marqué, déchiré, perforé ou autrement traité de façon à le rendre impropre à la vente ou à un usage autre que comme échantillon, destiné à être utilisé aux États-Unis uniquement pour solliciter des commandes de produits de pays étrangers. Le seuil de 1 USD s'applique à la valeur réelle de chaque échantillon, donc ne réduisez pas la valeur de la facture pour l'atteindre ; marquez ou mutilez plutôt les échantillons. Pour les échantillons envoyés pour test ou approbation, confirmez le classement avec un commissionnaire en douane.

Les échantillons de valeur destinés à repartir peuvent entrer sous le HTSUS 9813.00.20, échantillons servant uniquement à la prise de commandes, en franchise de droits sous une caution d'importation temporaire (TIB) de 110 % des droits et frais estimés (19 CFR 10.31). Ils ne doivent pas être vendus et doivent être réexportés dans un délai d'un an ; des prolongations, demandées sur le CBP Form 3173, peuvent porter le total à trois ans au maximum. Un voyageur de commerce non résident peut dédouaner des échantillons avec ses bagages, avec une liste descriptive ou une facture spéciale pour les échantillons de plus de 500 USD (19 CFR 10.36). La CBP accepte aussi les carnets ATA.

La franchise de minimis de 800 USD est suspendue pour tous les pays, donc les colis d'échantillons nécessitent une entrée en douane, informelle jusqu'à 2 500 USD, déposée au nom d'un importateur officiel (voir la note de Triplicate sur l'importateur officiel). Les règles des autres agences continuent de s'appliquer : le prior notice de la FDA est requis pour les produits alimentaires, échantillons commerciaux compris.

UE et Royaume-Uni : échantillons de valeur négligeable

L'UE admet en franchise de droits à l'importation les échantillons de marchandises de valeur négligeable qui ne peuvent servir qu'à solliciter des commandes de marchandises du type qu'ils représentent (règlement (CE) n° 1186/2009 du Conseil, article 86). Un échantillon est un article dont la présentation et la quantité excluent tout usage autre que la recherche de commandes, et la douane peut exiger qu'il soit rendu définitivement inutilisable par déchirure, perforation ou marquage net et indélébile, à condition qu'il reste utilisable comme échantillon. La directive 2009/132/CE, article 63, accorde la même exonération de TVA à l'importation.

La loi ne fixe aucun montant pour la valeur négligeable ; la présentation et la quantité en décident. Une marchandise qui pourrait être vendue telle quelle, comme des emballages de détail complets ou plusieurs unités identiques, a peu de chances de remplir la définition et paie alors des droits et la TVA à l'importation comme toute autre marchandise. L'exonération de droits de 150 EUR pour les envois de faible valeur a pris fin le 1er juillet 2026 (règlement (UE) 2026/382), si bien qu'une faible valeur seule ne rend plus un colis d'échantillons exonéré de droits (voir la note de Triplicate sur l'importation dans l'UE).

Le Royaume-Uni accorde une exonération des droits à l'importation et de la TVA pour les échantillons commerciaux qui présentent les caractéristiques des marchandises qu'ils représentent et qui sont importés uniquement pour obtenir de futures commandes. Parmi les moyens du HMRC pour limiter la marchandise à un usage d'échantillon figurent la déchirure, la perforation, l'entaille ou la dégradation, le marquage « commercial sample » à l'encre indélébile, et la limitation des quantités ou des tailles. La déclaration utilise le code de procédure additionnel C30, avec F45 pour l'exonération de TVA ; le C30 n'accorde aucune exonération de droits d'accise, et le HMRC peut refuser l'exonération sur une marchandise qu'il soupçonne d'avoir été faussement présentée comme échantillon.

Échantillons qui reviennent : carnet ATA et admission temporaire

La Convention internationale pour faciliter l'importation des échantillons commerciaux et du matériel publicitaire (Genève, 1952, en vigueur depuis le 20 novembre 1955) engage ses parties à exonérer de droits à l'importation les échantillons de valeur négligeable et à admettre temporairement, contre garantie, les échantillons de valeur, en accordant au moins six mois pour les réexporter.

Pour les foires commerciales, les démonstrations ou les voyages de vente, un carnet ATA permet une importation temporaire en franchise de droits et de taxes pendant un an au maximum dans environ 80 pays et territoires douaniers, avec un seul document pour plusieurs voyages et sans dépôt à chaque frontière. Il repose sur la Convention ATA de l'OMD (1961) et la Convention d'Istanbul (1990), et des associations garantes nationales, généralement liées aux chambres de commerce, le délivrent. Les biens consommables et les marchandises destinées à la vente ou à la transformation ne peuvent pas voyager sous couvert d'un carnet.

Les échantillons vendus ou donnés à destination ne sont plus des importations temporaires et nécessitent une déclaration d'importation normale ou une autre exonération.

Produits réglementés et quantités

L'exonération de droits ne lève pas les règles applicables au produit. Les denrées alimentaires, les cosmétiques, les médicaments, les dispositifs médicaux, les produits végétaux et animaux et les marchandises contenant des piles au lithium peuvent nécessiter des permis, des enregistrements, un prior notice ou un traitement en tant que marchandises dangereuses même en tant qu'échantillons ; vérifiez d'abord les règles du pays de destination et la liste des articles restreints du transporteur (voir les notes de Triplicate sur l'exportation alimentaire et cosmétique vers les États-Unis).

N'envoyez que ce dont l'acheteur a besoin pour juger le produit. Les règles changent souvent ; ceci est un guide pratique, pas un conseil juridique, alors vérifiez auprès de la douane du pays de destination, de votre transporteur ou d'un commissionnaire en douane agréé.