In triplicate là gì trong xuất nhập khẩu? Bản gốc và bản sao chứng từ

Duplicate, triplicate và quadruplicate

Các từ này bắt nguồn từ những động từ Latin chỉ việc nhân đôi, nhân ba và nhân bốn: chứng từ "in duplicate" được lập hai lần, "in triplicate" ba lần và "in quadruplicate" bốn lần. Trong thương mại, chúng xuất hiện trong thư tín dụng, chỉ dẫn của người mua và một số biểu mẫu chính thức, ví dụ "signed commercial invoice in triplicate" (hóa đơn thương mại có ký, ba bản) hoặc "packing list in 3 copies" (phiếu đóng gói, 3 bản). Triplicate, công cụ tạo chứng từ miễn phí trên trang này, lấy tên từ cụm từ ấy.

Cụm từ này cho biết cần bao nhiêu bản chứng từ, không cho biết trong đó phải có bao nhiêu bản gốc. Với thư tín dụng, UCP 600 trả lời câu hỏi đó; ngoài thư tín dụng, câu trả lời nằm ở hợp đồng hoặc chỉ dẫn.

Bản gốc và bản sao theo thư tín dụng (UCP 600 Article 17)

Hầu hết thư tín dụng được phát hành theo Quy tắc và thực hành thống nhất về tín dụng chứng từ của ICC (UCP 600). Article 17 quy định về bản gốc và bản sao:

• Phải xuất trình ít nhất một bản gốc của mỗi chứng từ mà L/C quy định.
• Ngân hàng coi là bản gốc mọi chứng từ có chữ ký, ký hiệu, con dấu hoặc nhãn của người phát hành trông như bản gốc, trừ khi chính chứng từ cho thấy đó không phải là bản gốc.
• Trừ khi chứng từ ghi khác, ngân hàng cũng chấp nhận là bản gốc nếu chứng từ có vẻ do chính tay người phát hành viết, đánh máy, đục lỗ hoặc đóng dấu, có vẻ được lập trên giấy tiêu đề gốc của người phát hành, hoặc ghi rõ đó là bản gốc, trừ khi lời ghi đó rõ ràng không áp dụng cho chứng từ được xuất trình.
• Nếu L/C yêu cầu bản sao của một chứng từ, có thể xuất trình bản gốc hoặc bản sao.
• Nếu L/C yêu cầu nhiều bản của một chứng từ bằng các thuật ngữ như "in duplicate", "in two fold" hoặc "in two copies", chỉ cần xuất trình ít nhất một bản gốc, số bản còn lại là bản sao, trừ khi chính chứng từ ghi khác. Vì vậy "commercial invoice in triplicate" được đáp ứng bằng một bản gốc và hai bản sao, hoặc bằng nhiều bản gốc hơn.

Vận đơn và bảo hiểm: đủ bộ

Người chuyên chở thường phát hành vận đơn thành bộ ba bản gốc, ghi trên vận đơn là "3/3" hoặc bằng số bản gốc đã phát hành. Khi một bản gốc đã được xuất trình (surrender) để nhận hàng tại nơi đến, các bản còn lại vô hiệu, vì vậy người mua hoặc ngân hàng chỉ giữ một phần của bộ thì không kiểm soát được hàng hóa. Theo UCP 600 Article 20(a)(iv), vận đơn xuất trình theo thư tín dụng phải là bản gốc duy nhất hoặc, nếu phát hành nhiều hơn một bản gốc, phải là đủ bộ như ghi trên vận đơn. Article 28(b) áp dụng quy tắc tương tự cho chứng từ bảo hiểm: nếu đơn bảo hiểm hoặc giấy chứng nhận bảo hiểm cho thấy được phát hành nhiều hơn một bản gốc, phải xuất trình tất cả bản gốc.

Nếu L/C chỉ yêu cầu một phần của bộ, ví dụ hai trong ba bản gốc còn bản thứ ba gửi thẳng cho người mua, hãy làm đúng theo L/C và lưu ý rằng bản gốc gửi cho người mua có thể dùng để nhận hàng. Telex release và sea waybill giúp tránh hoàn toàn bản gốc bằng giấy; xem ghi chú của Triplicate về telex release, sea waybill và vận đơn gốc.

Cách lập bản gốc và bản sao

Bản gốc không cần mẫu đặc biệt. Theo Article 17, chứng từ được ký hoặc đóng dấu bằng tay, in trên giấy tiêu đề của người phát hành hoặc ghi "Original" thường được coi là bản gốc, trừ khi chứng từ ghi đó là bản sao. Hóa đơn thương mại theo thư tín dụng không bắt buộc phải ký (Article 18(a)(iv)), nhưng ký và đóng dấu các bản gốc sẽ loại bỏ mọi nghi ngờ. Hãy ghi "Copy" trên các bản sao.

Lập mọi bản gốc và bản sao từ cùng một phiên bản cuối cùng để số liệu, ngày tháng, số lượng và số tiền khớp nhau. Công cụ tạo chứng từ của Triplicate lập proforma invoice, commercial invoice và packing list từ một biểu mẫu và có thể in từng trang có đánh dấu "ORIGINAL" hoặc "COPY", ví dụ một bản gốc và hai bản sao cho "in triplicate".

Ngoài thư tín dụng

UCP 600 chỉ áp dụng cho các thư tín dụng dẫn chiếu quy tắc này. Với nhờ thu kèm chứng từ, bán hàng ghi sổ (open account) và thủ tục hải quan, số bản gốc và bản sao là số mà hợp đồng, người mua, chỉ thị nhờ thu hoặc cơ quan có thẩm quyền yêu cầu. Hãy hỏi chính xác cần bao nhiêu bản gốc và bản sao của từng chứng từ, và có chấp nhận chứng từ bản scan hoặc điện tử hay không, trước khi in và gửi chuyển phát.