O que significa "in triplicate": originais e cópias (UCP 600)

Duplicado, triplicado e quadruplicado

As palavras vêm de verbos latinos que significam dobrar, triplicar e quadruplicar: um documento "in duplicate" é feito duas vezes, "in triplicate" três vezes e "in quadruplicate" quatro vezes. No comércio, elas aparecem em cartas de crédito, instruções de compradores e alguns formulários oficiais, por exemplo "signed commercial invoice in triplicate" (fatura comercial assinada em três vias) ou "packing list in 3 copies" (packing list em 3 vias). A Triplicate, o gerador gratuito de documentos deste site, toma o nome dessa expressão.

A expressão diz quantos documentos são necessários, não quantos precisam ser originais. Numa carta de crédito, a UCP 600 responde a essa pergunta; fora de uma carta de crédito, quem responde é o contrato ou a instrução.

Originais e cópias numa carta de crédito (UCP 600, artigo 17)

A maioria das cartas de crédito é emitida sujeita às Regras e Usos Uniformes da ICC para Créditos Documentários (UCP 600). O artigo 17 fixa as regras sobre originais e cópias:

• Pelo menos um original de cada documento exigido no crédito deve ser apresentado.
• Um banco trata como original qualquer documento que traga assinatura, marca, carimbo ou etiqueta aparentemente original do seu emissor, a menos que o próprio documento indique que não é original.
• A menos que um documento indique o contrário, o banco também o aceita como original se parecer ter sido escrito, datilografado, perfurado ou carimbado pela mão do emissor, parecer estar em papel timbrado original do emissor, ou declarar que é original, a menos que essa declaração pareça não se aplicar ao documento apresentado.
• Se um crédito pede cópias de um documento, podem ser apresentados originais ou cópias.
• Se um crédito pede várias vias de um documento com expressões como "in duplicate", "in two fold" ou "in two copies", isso é atendido por pelo menos um original e o restante em cópias, exceto quando o próprio documento indica o contrário. "Commercial invoice in triplicate" é, portanto, atendida por um original e duas cópias, ou por mais originais.

Conhecimentos de embarque e seguro: o jogo completo

Os transportadores costumam emitir o conhecimento de embarque em jogo de três originais, mostrado no B/L como "3/3" ou como o número de originais emitidos. Quando um original é cedido para retirar a mercadoria no destino, os demais perdem a validade, e é por isso que um comprador ou banco com apenas parte do jogo não controla a mercadoria. Pela UCP 600 Art. 20(a)(iv), um conhecimento de embarque apresentado numa carta de crédito deve ser o único original ou, se emitido em mais de um original, o jogo completo conforme indicado no conhecimento. O Art. 28(b) aplica a mesma regra aos documentos de seguro: se uma apólice ou certificado mostrar que foi emitido em mais de um original, todos os originais devem ser apresentados.

Se um crédito pede apenas parte do jogo, por exemplo dois de três originais, com o terceiro enviado diretamente ao comprador, siga o crédito exatamente e lembre-se de que o original enviado ao comprador pode ser usado para retirar a mercadoria. O telex release e o sea waybill evitam completamente os originais em papel; veja a nota da Triplicate sobre telex release, sea waybill e conhecimentos de embarque originais.

Como fazer um original e uma cópia

Um original não exige formulário especial. Pelo artigo 17, um documento assinado ou carimbado à mão, impresso em papel timbrado do emissor ou marcado "Original" normalmente é tratado como original, a menos que diga que é cópia. Uma fatura comercial numa carta de crédito não precisa ser assinada (Art. 18(a)(iv)), mas assinar e carimbar os originais elimina qualquer dúvida. Marque as cópias como "Copy".

Faça cada original e cada cópia da mesma versão final, para que números, datas, quantidades e valores coincidam. O gerador da Triplicate faz a fatura proforma, a fatura comercial e o packing list a partir de um único formulário e pode imprimir cada página marcada "ORIGINAL" ou "COPY", por exemplo um original e duas cópias para "in triplicate".

Fora das cartas de crédito

A UCP 600 só se aplica a créditos que a incorporam. Em cobranças documentárias, vendas em conta aberta e formalidades aduaneiras, o número de originais e cópias é o que o contrato, o comprador, a instrução de cobrança ou a autoridade pedir. Pergunte exatamente quantos originais e cópias de cada documento são necessários, e se documentos digitalizados ou eletrônicos são aceitos, antes de imprimi-los e enviá-los por courier.