معنى "in triplicate" في المستندات التجارية: الأصول والنسخ (UCP 600)

Duplicate وtriplicate وquadruplicate

الكلمات مأخوذة من أفعال لاتينية تعني المضاعفة مرتين وثلاث مرات وأربع مرات: فالمستند "in duplicate" يُعدّ مرتين، و"in triplicate" ثلاث مرات، و"in quadruplicate" أربع مرات. وفي التجارة تظهر في خطابات الاعتماد وتعليمات المشترين وبعض النماذج الرسمية، مثل "signed commercial invoice in triplicate" أو "packing list in 3 copies". ومن هذه العبارة استمد Triplicate، مولّد المستندات المجاني على هذا الموقع، اسمه.

تحدد العبارة عدد المستندات المطلوبة، لا عدد الأصول من بينها. وبموجب خطاب الاعتماد، تجيب UCP 600 عن هذا السؤال؛ أما خارج خطاب الاعتماد فيجيب عنه العقد أو التعليمات.

الأصول والنسخ بموجب خطاب الاعتماد (UCP 600 المادة 17)

تصدر معظم خطابات الاعتماد خاضعة للأعراف والممارسات الموحدة للاعتمادات المستندية الصادرة عن ICC (UCP 600). وتضع المادة 17 القواعد المتعلقة بالأصول والنسخ:

• يجب تقديم أصل واحد على الأقل من كل مستند ينص عليه خطاب الاعتماد.
• يعدّ البنك أصلًا أي مستند يحمل في ظاهره توقيعًا أو علامة أو ختمًا أو ملصقًا أصليًا من مُصدِره، ما لم يشر المستند نفسه إلى أنه ليس أصلًا.
• وما لم يشر المستند إلى خلاف ذلك، يقبله البنك أيضًا أصلًا إذا بدا أنه مكتوب أو مطبوع على الآلة الكاتبة أو مثقوب أو مختوم بيد مُصدِره، أو بدا أنه على الورق الأصلي لمُصدِره، أو نصّ على أنه أصل، ما لم يظهر أن هذا النص لا ينطبق على المستند المقدَّم.
• إذا طلب الخطاب نسخًا من مستند، جاز تقديم أصول أو نسخ.
• إذا طلب الخطاب عدة نسخ من مستند بعبارات مثل "in duplicate" أو "in two fold" أو "in two copies"، فيُستوفى ذلك بأصل واحد على الأقل وبقية العدد نسخًا، إلا إذا أشار المستند نفسه إلى خلاف ذلك. وعليه فإن "commercial invoice in triplicate" يُستوفى بأصل واحد ونسختين، أو بعدد أكبر من الأصول.

بوالص الشحن والتأمين: المجموعة الكاملة

كثيرًا ما يصدر الناقل بوليصة الشحن في مجموعة من ثلاثة أصول، تُبيَّن على البوليصة بعبارة "3/3" أو بعدد الأصول الصادرة. وبمجرد تسليم أصل واحد لاستلام البضاعة في الوجهة، تصبح بقية الأصول لاغية، ولذلك فإن المشتري أو البنك الذي لا يحوز إلا جزءًا من المجموعة لا يتحكم في البضاعة. وبموجب المادة 20(a)(iv) من UCP 600، يجب أن تكون بوليصة الشحن المقدَّمة بموجب خطاب اعتماد هي الأصل الوحيد، أو المجموعة الكاملة كما هو مبيّن على البوليصة إذا صدرت في أكثر من أصل. وتطبّق المادة 28(b) القاعدة نفسها على وثائق التأمين: إذا بيّنت الوثيقة أو الشهادة أنها صدرت في أكثر من أصل، وجب تقديم جميع الأصول.

إذا لم يطلب الخطاب إلا جزءًا من المجموعة، كأصلين من ثلاثة مع إرسال الثالث مباشرة إلى المشتري، فاتبع الخطاب حرفيًا، وتذكّر أن الأصل المرسل إلى المشتري يمكن استخدامه لاستلام البضاعة. ويستغني Telex Release وSea Waybill عن الأصول الورقية كليًا؛ راجع مقال Triplicate عن Telex Release وSea Waybill وبوالص الشحن الأصلية.

كيف تُعدّ أصلًا ونسخة

لا يحتاج الأصل إلى نموذج خاص. فبموجب المادة 17، يُعامَل عادةً المستند الموقَّع أو المختوم بخط اليد، أو المطبوع على ورق مُصدِره الرسمي، أو المعلَّم بعبارة "Original"، على أنه أصل، ما لم يذكر أنه نسخة. ولا يلزم توقيع الفاتورة التجارية بموجب خطاب الاعتماد (المادة 18(a)(iv))، لكن توقيع الأصول وختمها يزيل أي شك. وضع على النسخ علامة "Copy".

أعِدّ كل أصل وكل نسخة من الصيغة النهائية نفسها، حتى تتطابق الأرقام والتواريخ والكميات والمبالغ. ويُعدّ مولّد Triplicate الفاتورة المبدئية والفاتورة التجارية وقائمة التعبئة من نموذج واحد، ويمكنه طباعة كل صفحة مع وضع علامة "ORIGINAL" أو "COPY" عليها، مثلًا أصل واحد ونسختان في حالة "in triplicate".

خارج خطابات الاعتماد

لا تسري UCP 600 إلا على الاعتمادات التي تُدرجها. أما في التحصيل المستندي والبيع بالحساب المفتوح والإجراءات الجمركية، فعدد الأصول والنسخ هو ما يطلبه العقد أو المشتري أو تعليمات التحصيل أو الجهة المختصة. اسأل بدقة عن عدد الأصول والنسخ المطلوبة من كل مستند، وعمّا إذا كانت المستندات الممسوحة ضوئيًا أو الإلكترونية مقبولة، قبل أن تطبعها وترسلها بالمراسلة.