Qué significa "in triplicate": originales y copias (UCP 600)

Duplicado, triplicado y cuadruplicado

Las palabras vienen de verbos latinos que significan duplicar, triplicar y cuadruplicar: un documento "in duplicate" se hace dos veces, "in triplicate" tres veces y "in quadruplicate" cuatro veces. En el comercio aparecen en cartas de crédito, instrucciones de compradores y algunos formularios oficiales, por ejemplo "signed commercial invoice in triplicate" (factura comercial firmada en tres ejemplares) o "packing list in 3 copies" (lista de empaque en 3 ejemplares). Triplicate, el generador gratuito de documentos de este sitio, toma su nombre de esta expresión.

La expresión dice cuántos documentos hacen falta, no cuántos deben ser originales. Bajo una carta de crédito, la UCP 600 responde a esa pregunta; fuera de una carta de crédito, la responden el contrato o la instrucción.

Originales y copias bajo una carta de crédito (UCP 600, artículo 17)

La mayoría de las cartas de crédito se emiten sujetas a las Reglas y Usos Uniformes de la ICC relativos a los Créditos Documentarios (UCP 600). El artículo 17 fija las reglas sobre originales y copias:

• Debe presentarse al menos un original de cada documento exigido en el crédito.
• Un banco trata como original cualquier documento que lleve una firma, marca, sello o etiqueta aparentemente original de su emisor, salvo que el propio documento indique que no es un original.
• Salvo que un documento indique otra cosa, un banco también lo acepta como original si parece estar escrito, mecanografiado, perforado o sellado de mano del emisor, parece estar en el papel membretado original del emisor, o declara que es un original, salvo que esa declaración parezca no aplicarse al documento presentado.
• Si un crédito pide copias de un documento, pueden presentarse originales o copias.
• Si un crédito pide varios ejemplares de un documento con expresiones como "in duplicate", "in two fold" o "in two copies", esto se cumple con al menos un original y el resto en copias, salvo que el propio documento indique otra cosa. "Commercial invoice in triplicate" se cumple, por tanto, con un original y dos copias, o con más originales.

Conocimientos de embarque y seguro: el juego completo

Los transportistas suelen emitir el conocimiento de embarque en un juego de tres originales, que figura en el B/L como "3/3" o como el número de originales emitidos. Una vez cedido un original para retirar la mercancía en destino, los demás quedan sin valor, por lo que un comprador o un banco que solo tenga parte del juego no controla la mercancía. Según la UCP 600 Art. 20(a)(iv), un conocimiento de embarque presentado bajo una carta de crédito debe ser el único original o, si se emitió en más de un original, el juego completo indicado en el B/L. El Art. 28(b) aplica la misma regla a los documentos de seguro: si una póliza o certificado indica que se emitió en más de un original, deben presentarse todos los originales.

Si un crédito pide solo una parte del juego, por ejemplo dos de los tres originales con el tercero enviado directamente al comprador, sigue el crédito exactamente y recuerda que el original enviado al comprador puede usarse para retirar la mercancía. El telex release y los sea waybills evitan por completo los originales en papel; consulta la nota de Triplicate sobre telex release, sea waybill y B/L originales.

Cómo hacer un original y una copia

Un original no necesita un formulario especial. Según el artículo 17, un documento firmado o sellado a mano, impreso en el papel membretado del emisor o marcado "Original" se trata normalmente como original, salvo que diga que es una copia. Una factura comercial bajo una carta de crédito no necesita estar firmada (Art. 18(a)(iv)), pero firmar y sellar los originales elimina cualquier duda. Marca las copias con "Copy".

Haz cada original y cada copia a partir de la misma versión final, para que números, fechas, cantidades e importes coincidan. El generador de Triplicate crea la factura proforma, la factura comercial y la lista de empaque desde un solo formulario y puede imprimir cada página marcada "ORIGINAL" o "COPY", por ejemplo un original y dos copias para "in triplicate".

Fuera de las cartas de crédito

La UCP 600 se aplica solo a los créditos que la incorporan. Para cobranzas documentarias, ventas a cuenta abierta y trámites aduaneros, el número de originales y copias es el que pidan el contrato, el comprador, la instrucción de cobranza o la autoridad. Pregunta exactamente cuántos originales y copias de cada documento se necesitan, y si se aceptan documentos escaneados o electrónicos, antes de imprimirlos y enviarlos por courier.