Что значит «in triplicate»: оригиналы и копии (UCP 600)

«Duplicate», «triplicate» и «quadruplicate»: два, три и четыре экземпляра

Эти слова происходят от латинских глаголов, означающих удвоение, утроение и учетверение: документ «in duplicate» составляется дважды, «in triplicate» — трижды, «in quadruplicate» — четырежды. В торговле они встречаются в аккредитивах, инструкциях покупателей и некоторых официальных формах, например «signed commercial invoice in triplicate» (подписанный коммерческий инвойс в трёх экземплярах) или «packing list in 3 copies» (упаковочный лист в 3 экземплярах). Triplicate — бесплатный генератор документов на этом сайте — получил своё название от этой фразы.

Фраза говорит, сколько документов нужно, а не сколько из них должно быть оригиналами. По аккредитиву на этот вопрос отвечает UCP 600; вне аккредитива — договор или инструкция.

Оригиналы и копии по аккредитиву (UCP 600, статья 17)

Большинство аккредитивов выпускается с применением Унифицированных правил и обычаев для документарных аккредитивов (UCP 600) ICC. Статья 17 устанавливает правила об оригиналах и копиях:

• Должен быть предъявлен как минимум один оригинал каждого документа, указанного в аккредитиве.
• Банк считает оригиналом любой документ, на котором есть внешне оригинальная подпись, пометка, штамп или ярлык его эмитента, если сам документ не указывает, что он не является оригиналом.
• Если документ не указывает иное, банк принимает его как оригинал и в том случае, если он, по-видимому, написан, напечатан на машинке, перфорирован или проштампован рукой эмитента, по-видимому, выполнен на оригинальном бланке эмитента либо содержит заявление о том, что он является оригиналом, если только это заявление, по-видимому, не относится к предъявленному документу.
• Если аккредитив требует копии документа, можно предъявить оригиналы или копии.
• Если аккредитив требует несколько экземпляров документа формулировками вроде «in duplicate», «in two fold» или «in two copies», это выполняется как минимум одним оригиналом и остальным количеством в виде копий, кроме случаев, когда сам документ указывает иное. Поэтому требование «commercial invoice in triplicate» выполняется одним оригиналом и двумя копиями либо большим числом оригиналов.

Коносаменты и страхование: полный комплект

Перевозчики часто выдают коносамент комплектом из трёх оригиналов, что указывается в B/L как «3/3» или как число выпущенных оригиналов. Как только один оригинал сдан для получения груза в пункте назначения, остальные теряют силу, поэтому покупатель или банк, у которых есть лишь часть комплекта, не контролируют товар. По UCP 600 Art. 20(a)(iv) коносамент, предъявляемый по аккредитиву, должен быть единственным оригиналом либо, если выпущено более одного оригинала, полным комплектом, как указано в коносаменте. Art. 28(b) применяет то же правило к страховым документам: если полис или сертификат показывает, что выпущено более одного оригинала, должны быть предъявлены все оригиналы.

Если аккредитив требует лишь часть комплекта, например два из трёх оригиналов, а третий направляется непосредственно покупателю, точно следуйте аккредитиву и помните, что оригинал, направленный покупателю, можно использовать для получения груза. Telex release и sea waybill вообще исключают бумажные оригиналы; см. заметку Triplicate о telex release, sea waybill и оригиналах коносамента.

Как оформить оригинал и копию

Для оригинала не нужна особая форма. По статье 17 документ, подписанный или проштампованный вручную, напечатанный на фирменном бланке эмитента либо помеченный «Original», как правило, считается оригиналом, если в нём не указано, что это копия. Коммерческий инвойс по аккредитиву подписывать необязательно (Art. 18(a)(iv)), но подпись и печать на оригиналах устраняют любые сомнения. Копии помечайте «Copy».

Делайте каждый оригинал и каждую копию из одной итоговой версии, чтобы номера, даты, количества и суммы совпадали. Генератор Triplicate формирует проформа-инвойс, коммерческий инвойс и упаковочный лист из одной формы и может печатать каждую страницу с пометкой «ORIGINAL» или «COPY», например один оригинал и две копии для «in triplicate».

Вне аккредитива

Правила UCP 600 применяются только к аккредитивам, которые их включают. При документарном инкассо, продажах по открытому счёту и таможенных формальностях число оригиналов и копий определяют договор, покупатель, инкассовое поручение или орган. Уточните, сколько именно оригиналов и копий каждого документа нужно и принимаются ли сканированные или электронные документы, прежде чем печатать их и отправлять курьером.