Arti In Triplicate: Dokumen Asli dan Salinan dalam Ekspor Impor (UCP 600)

Duplicate, triplicate, dan quadruplicate

Kata-kata ini berasal dari kata kerja Latin untuk menggandakan, melipattigakan, dan melipatempatkan: dokumen "in duplicate" dibuat dua kali, "in triplicate" tiga kali, dan "in quadruplicate" empat kali. Dalam perdagangan, istilah ini muncul di letter of credit, instruksi pembeli, dan beberapa formulir resmi, misalnya "signed commercial invoice in triplicate" (commercial invoice bertanda tangan, rangkap tiga) atau "packing list in 3 copies" (packing list, 3 lembar). Triplicate, pembuat dokumen gratis di situs ini, mengambil namanya dari frasa tersebut.

Frasa ini menyatakan berapa lembar dokumen yang diperlukan, bukan berapa yang harus asli. Di bawah letter of credit, UCP 600 yang menjawabnya; di luar letter of credit, kontrak atau instruksi yang menentukan.

Dokumen asli dan salinan di bawah letter of credit (UCP 600 Article 17)

Sebagian besar letter of credit diterbitkan tunduk pada ICC Uniform Customs and Practice for Documentary Credits (UCP 600). Article 17 mengatur dokumen asli dan salinan:

• Setidaknya satu asli dari setiap dokumen yang ditetapkan dalam letter of credit harus dipresentasikan.
• Bank memperlakukan sebagai asli setiap dokumen yang memuat tanda tangan, tanda, stempel, atau label penerbitnya yang tampak asli, kecuali dokumen itu sendiri menyatakan bahwa dokumen tersebut bukan asli.
• Kecuali dokumen menyatakan lain, bank juga menerimanya sebagai asli jika tampak ditulis, diketik, dilubangi, atau dicap oleh tangan penerbit, tampak dibuat di atas kop surat asli penerbit, atau menyatakan bahwa dokumen itu asli, kecuali pernyataan tersebut tampak tidak berlaku untuk dokumen yang dipresentasikan.
• Jika letter of credit meminta salinan sebuah dokumen, yang dipresentasikan boleh asli maupun salinan.
• Jika letter of credit meminta beberapa lembar sebuah dokumen dengan istilah seperti "in duplicate", "in two fold", atau "in two copies", hal ini dipenuhi dengan setidaknya satu asli dan sisanya berupa salinan, kecuali dokumen itu sendiri menyatakan lain. "Commercial invoice in triplicate" karena itu dipenuhi dengan satu asli dan dua salinan, atau dengan lebih banyak asli.

Bill of lading dan asuransi: set lengkap

Pengangkut sering menerbitkan bill of lading dalam satu set tiga asli, yang ditulis di bill sebagai "3/3" atau sebagai jumlah asli yang diterbitkan. Begitu satu asli diserahkan (surrender) untuk mengambil barang di tujuan, yang lainnya menjadi tidak berlaku, itulah sebabnya pembeli atau bank yang hanya memegang sebagian set tidak mengendalikan barang. Menurut UCP 600 Article 20(a)(iv), bill of lading yang dipresentasikan di bawah letter of credit harus berupa satu-satunya asli atau, jika diterbitkan lebih dari satu asli, set lengkap sebagaimana tertera di bill. Article 28(b) menerapkan aturan yang sama pada dokumen asuransi: jika polis atau sertifikat menunjukkan bahwa dokumen itu diterbitkan lebih dari satu asli, semua asli harus dipresentasikan.

Jika letter of credit hanya meminta sebagian set, misalnya dua dari tiga asli dengan yang ketiga dikirim langsung ke pembeli, ikuti letter of credit dengan tepat, dan ingat bahwa asli yang dikirim ke pembeli bisa dipakai untuk mengambil barang. Telex release dan sea waybill sama sekali menghindari dokumen asli di atas kertas; lihat catatan Triplicate tentang telex release, sea waybill, dan original bill of lading.

Cara membuat dokumen asli dan salinan

Dokumen asli tidak memerlukan formulir khusus. Berdasarkan Article 17, dokumen yang ditandatangani atau dicap dengan tangan, dicetak di kop surat penerbit, atau ditandai "Original" biasanya diperlakukan sebagai asli, kecuali dokumen itu menyatakan salinan. Commercial invoice di bawah letter of credit tidak wajib ditandatangani (Article 18(a)(iv)), tetapi menandatangani dan mencap dokumen asli menghilangkan keraguan. Tandai salinan dengan "Copy".

Buat setiap asli dan salinan dari versi final yang sama, supaya nomor, tanggal, kuantitas, dan nilai cocok. Generator Triplicate membuat proforma invoice, commercial invoice, dan packing list dari satu formulir dan dapat mencetak setiap halaman dengan tanda "ORIGINAL" atau "COPY", misalnya satu asli dan dua salinan untuk "in triplicate".

Di luar letter of credit

UCP 600 hanya berlaku untuk letter of credit yang memasukkannya. Untuk documentary collection, penjualan open account, dan formalitas kepabeanan, jumlah asli dan salinan mengikuti apa yang diminta kontrak, pembeli, instruksi collection, atau otoritas. Tanyakan dengan tepat berapa asli dan salinan setiap dokumen yang diperlukan, dan apakah dokumen hasil scan atau elektronik diterima, sebelum Anda mencetak dan mengirimnya lewat kurir.