Que signifie « in triplicate » : originaux et copies (UCP 600)

« Duplicate », « triplicate » et « quadruplicate » : deux, trois et quatre exemplaires

Ces mots viennent de verbes latins signifiant doubler, tripler et quadrupler : un document « in duplicate » est établi deux fois, « in triplicate » trois fois et « in quadruplicate » quatre fois. Dans le commerce, ils figurent dans les crédits documentaires, les instructions d'acheteurs et certains formulaires officiels, par exemple « signed commercial invoice in triplicate » (facture commerciale signée en trois exemplaires) ou « packing list in 3 copies » (liste de colisage en 3 exemplaires). Triplicate, le générateur de documents gratuit de ce site, tire son nom de cette expression.

L'expression indique combien de documents sont nécessaires, pas combien doivent être des originaux. Sous un crédit documentaire, les UCP 600 répondent à cette question ; hors crédit documentaire, c'est le contrat ou l'instruction qui y répond.

Originaux et copies sous un crédit documentaire (UCP 600, article 17)

La plupart des crédits documentaires sont émis sous réserve des Règles et usances uniformes de la CCI relatives aux crédits documentaires (UCP 600). L'article 17 fixe les règles sur les originaux et les copies :

• Au moins un original de chaque document exigé par le crédit doit être présenté.
• Une banque traite comme un original tout document portant une signature, une marque, un cachet ou une étiquette en apparence originaux de son émetteur, sauf si le document lui-même indique qu'il n'est pas un original.
• Sauf indication contraire d'un document, une banque l'accepte aussi comme original s'il paraît avoir été écrit, dactylographié, perforé ou estampillé de la main de l'émetteur, s'il paraît établi sur le papier à en-tête original de l'émetteur, ou s'il déclare être un original, sauf si cette déclaration paraît ne pas s'appliquer au document présenté.
• Si un crédit exige des copies d'un document, des originaux ou des copies peuvent être présentés.
• Si un crédit exige plusieurs exemplaires d'un document au moyen d'expressions telles que « in duplicate », « in two fold » ou « in two copies », cette exigence est satisfaite par au moins un original et le nombre restant en copies, sauf si le document lui-même indique le contraire. Une exigence « commercial invoice in triplicate » est donc satisfaite par un original et deux copies, ou par davantage d'originaux.

Connaissements et assurance : le jeu complet

Les transporteurs émettent souvent le connaissement en un jeu de trois originaux, indiqué sur le B/L comme « 3/3 » ou par le nombre d'originaux émis. Dès qu'un original est remis pour retirer la marchandise à destination, les autres sont nuls, ce qui explique pourquoi un acheteur ou une banque qui ne détient qu'une partie du jeu ne contrôle pas la marchandise. Selon les UCP 600 Art. 20(a)(iv), un connaissement présenté sous un crédit documentaire doit être l'original unique ou, s'il a été émis en plus d'un original, le jeu complet tel qu'indiqué sur le connaissement. L'Art. 28(b) applique la même règle aux documents d'assurance : si une police ou un certificat indique qu'il a été émis en plus d'un original, tous les originaux doivent être présentés.

Si un crédit n'exige qu'une partie du jeu, par exemple deux originaux sur trois, le troisième étant envoyé directement à l'acheteur, suivez exactement le crédit et n'oubliez pas que l'original envoyé à l'acheteur peut servir à retirer la marchandise. Le telex release et les sea waybills évitent totalement les originaux papier ; voir la note de Triplicate sur le telex release, le sea waybill et les connaissements originaux.

Comment établir un original et une copie

Un original n'exige pas de formulaire particulier. Selon l'article 17, un document signé ou tamponné à la main, imprimé sur le papier à en-tête de l'émetteur ou marqué « Original » est normalement traité comme un original, sauf s'il indique être une copie. Une facture commerciale sous un crédit documentaire n'a pas besoin d'être signée (Art. 18(a)(iv)), mais signer et tamponner les originaux écarte tout doute. Marquez les copies « Copy ».

Établissez chaque original et chaque copie à partir de la même version définitive, afin que les numéros, dates, quantités et montants concordent. Le générateur de Triplicate produit la facture pro forma, la facture commerciale et la liste de colisage à partir d'un seul formulaire et peut imprimer chaque page portant la mention « ORIGINAL » ou « COPY », par exemple un original et deux copies pour « in triplicate ».

Hors crédit documentaire

Les UCP 600 ne s'appliquent qu'aux crédits qui les incorporent. Pour les encaissements documentaires, les ventes à compte ouvert et les formalités douanières, le nombre d'originaux et de copies est celui que demandent le contrat, l'acheteur, l'instruction d'encaissement ou l'autorité. Demandez exactement combien d'originaux et de copies de chaque document sont nécessaires, et si les documents scannés ou électroniques sont acceptés, avant de les imprimer et de les envoyer par coursier.