In Triplicate Ne Demek? Ticari Belgelerde Orijinal ve Kopya (UCP 600)

Duplicate, triplicate ve quadruplicate

Bu sözcükler, iki katına, üç katına ve dört katına çıkarmayı anlatan Latince fiillerden gelir: bir belge "in duplicate" ise iki kez, "in triplicate" ise üç kez, "in quadruplicate" ise dört kez düzenlenir. Ticarette akreditiflerde, alıcı talimatlarında ve bazı resmi formlarda geçerler; örneğin "signed commercial invoice in triplicate" (imzalı ticari fatura, üç nüsha) veya "packing list in 3 copies" (çeki listesi, 3 nüsha). Bu sitedeki ücretsiz belge oluşturucu Triplicate, adını bu ifadeden alır.

İfade, kaç belge gerektiğini söyler; kaçının orijinal olması gerektiğini söylemez. Akreditifte bu soruyu UCP 600 yanıtlar; akreditif dışında ise sözleşme veya talimat yanıtlar.

Akreditifte orijinaller ve kopyalar (UCP 600 madde 17)

Akreditiflerin çoğu, ICC'nin UCP 600'üne (Uniform Customs and Practice for Documentary Credits) tabi olarak açılır. Madde 17, orijinaller ve kopyalarla ilgili kuralları belirler:

• Akreditifte öngörülen her belgenin en az bir orijinali ibraz edilmelidir.
• Banka, düzenleyenin görünüşte orijinal imzasını, işaretini, damgasını veya etiketini taşıyan her belgeyi, belgenin kendisi orijinal olmadığını belirtmedikçe orijinal sayar.
• Belge aksini belirtmedikçe banka, düzenleyenin eliyle yazılmış, daktiloyla yazılmış, delinmiş veya damgalanmış göründüğü, düzenleyenin orijinal antetli kâğıdında göründüğü ya da orijinal olduğunu belirttiği belgeyi de orijinal olarak kabul eder; bu beyanın ibraz edilen belge için geçerli olmadığı görülmedikçe.
• Akreditif bir belgenin kopyalarını istiyorsa, orijinaller veya kopyalar ibraz edilebilir.
• Akreditif, bir belgeden birden fazla nüshayı "in duplicate", "in two fold" veya "in two copies" gibi ifadelerle istiyorsa, belgenin kendisi aksini belirtmedikçe bu, en az bir orijinal ve geri kalan sayıda kopya ile karşılanır. Dolayısıyla "commercial invoice in triplicate" bir orijinal ve iki kopya ile ya da daha fazla orijinalle karşılanır.

Konşimento ve sigorta: tam takım

Taşıyıcılar konşimentoyu çoğu zaman üç orijinalden oluşan bir takım olarak düzenler; bu, B/L üzerinde "3/3" veya düzenlenen orijinal sayısı olarak gösterilir. Varışta malı teslim almak için bir orijinal teslim edildiğinde diğerleri geçersiz olur; bu yüzden takımın yalnızca bir kısmına sahip bir alıcı veya banka malı kontrol edemez. UCP 600 Art. 20(a)(iv) uyarınca, akreditif kapsamında ibraz edilen konşimento tek orijinal olmalı, birden fazla orijinal düzenlenmişse konşimento üzerinde belirtilen tam takım olmalıdır. Art. 28(b) aynı kuralı sigorta belgelerine uygular: bir poliçe veya sertifika birden fazla orijinal düzenlendiğini gösteriyorsa tüm orijinaller ibraz edilmelidir.

Akreditif takımın yalnızca bir kısmını istiyorsa, örneğin üç orijinalden ikisini ve üçüncüsü doğrudan alıcıya gönderilmek üzere, akreditife tam olarak uyun ve alıcıya gönderilen orijinalin malı teslim almak için kullanılabileceğini unutmayın. Telex release ve sea waybill, kâğıt orijinalleri tamamen ortadan kaldırır; Triplicate'in telex release, sea waybill ve orijinal konşimentolar hakkındaki notuna bakın.

Orijinal ve kopya nasıl hazırlanır

Orijinal için özel bir form gerekmez. Madde 17 uyarınca, elle imzalanmış veya damgalanmış, düzenleyenin antetli kâğıdına basılmış ya da "Original" olarak işaretlenmiş bir belge, kopya olduğunu belirtmedikçe normalde orijinal sayılır. Akreditif kapsamındaki bir ticari faturanın imzalanması gerekmez (Art. 18(a)(iv)), ancak orijinallerin imzalanıp damgalanması her türlü tereddüdü ortadan kaldırır. Kopyaları "Copy" olarak işaretleyin.

Her orijinali ve kopyayı aynı nihai sürümden hazırlayın; böylece numaralar, tarihler, miktarlar ve tutarlar eşleşir. Triplicate'in oluşturucusu proforma faturayı, ticari faturayı ve çeki listesini tek bir formdan hazırlar ve her sayfayı "ORIGINAL" veya "COPY" olarak işaretleyerek yazdırabilir, örneğin "in triplicate" için bir orijinal ve iki kopya.

Akreditif dışında

UCP 600 yalnızca kendisini dahil eden akreditiflere uygulanır. Belgeli tahsillerde, açık hesap satışlarda ve gümrük işlemlerinde orijinal ve kopya sayısı, sözleşmenin, alıcının, tahsil talimatının veya makamın istediği kadardır. Belgeleri yazdırıp kuryeyle göndermeden önce, her belgeden tam olarak kaç orijinal ve kopya gerektiğini ve taranmış veya elektronik belgelerin kabul edilip edilmediğini sorun.