Xuất khẩu mỹ phẩm sang Canada: CNF, Hotlist, nhãn mác, CBSA và thuế

Mỹ phẩm, thuốc hay sản phẩm sức khỏe tự nhiên?

Canada quản lý mỹ phẩm, thuốc và sản phẩm sức khỏe tự nhiên (NHP) theo Đạo luật Thực phẩm và Dược phẩm, và việc sản phẩm thuộc nhóm nào phụ thuộc vào thành phần và các công bố đi kèm. Công bố trị liệu, chẳng hạn trị mụn hoặc phòng bệnh, chỉ được dùng cho thuốc và NHP. Các sản phẩm này cần có Số nhận dạng thuốc (DIN) hoặc Số sản phẩm tự nhiên (NPN) trước khi được nhập khẩu để bán, và nhà nhập khẩu Canada cần có giấy phép cơ sở dược (drug establishment licence, đối với sản phẩm DIN) hoặc giấy phép cơ sở NHP (NHP site licence, đối với sản phẩm NPN) có ghi cơ sở sản xuất ở nước ngoài.

Mọi sản phẩm chống nắng bán tại Canada đều cần DIN hoặc NPN, tùy theo hoạt chất. Điều này bao gồm cả các sản phẩm mà chống nắng chỉ là chức năng phụ, như kem nền, kem dưỡng ẩm có màu và son dưỡng môi có SPF; những sản phẩm này tuân theo chuyên luận về sản phẩm chống nắng thứ cấp (secondary sunscreen) của Health Canada. Vì vậy, kem BB hoặc cushion có công bố SPF không thể bán như mỹ phẩm.

Các sản phẩm khác nằm ở ranh giới giữa mỹ phẩm và thuốc gồm sản phẩm trị gàu, sản phẩm trị mụn, kem đánh răng chứa fluoride phòng sâu răng, sản phẩm chăm sóc da có dược tính, sản phẩm trị hăm tã, sản phẩm làm sạch da sát khuẩn và sản phẩm làm trắng da hoặc răng; hãy kiểm tra hướng dẫn phân loại của Health Canada cho từng sản phẩm. Sản phẩm chống ra mồ hôi khác với Mỹ: tại Canada, phần lớn là mỹ phẩm, với giới hạn quy định đối với muối nhôm, trừ khi chúng dành cho chứng tăng tiết mồ hôi hoặc công bố làm thay đổi một chức năng của cơ thể.

Biểu mẫu thông báo mỹ phẩm (CNF): ai nộp và khi nào

Theo điều 30 và 31 của Quy định về Mỹ phẩm, mọi nhà sản xuất và nhà nhập khẩu phải thông báo cho Health Canada chậm nhất 10 ngày sau lần đầu bán một sản phẩm mỹ phẩm tại Canada. CNF được nộp qua biểu mẫu trực tuyến của Health Canada, không mất phí. Số thông báo không phải là sự phê duyệt và không có nghĩa Health Canada đồng ý rằng sản phẩm là mỹ phẩm.

Các sửa đổi có hiệu lực từ ngày 9/10/2024 (SOR/2024-63) định nghĩa nhà sản xuất là người tại Canada bán mỹ phẩm dưới tên hoặc nhãn hiệu của chính mình, hoặc người tại Canada được ủy quyền hành động thay cho người ở ngoài Canada; nhà nhập khẩu là bất kỳ ai nhập khẩu mỹ phẩm để bán. Từ ngày 5/3/2025, biểu mẫu yêu cầu có địa chỉ tại Canada của nhà sản xuất hoặc nhà nhập khẩu. Do đó, thương hiệu nước ngoài thông báo thông qua nhà nhập khẩu hoặc nhà phân phối tại Canada, hoặc thông qua đại diện tại Canada mà mình ủy quyền; đơn vị tư vấn có thể điền biểu mẫu, nhưng thông tin của bên tại Canada được điền vào mục 4.

• Một CNF có thể bao gồm các màu, mùi hương hoặc hương vị khác nhau của cùng công thức nền được bán dưới cùng một tên.
• Thành phần được khai báo theo tên INCI trong một trong 13 khoảng nồng độ; biểu mẫu cũng nêu sản phẩm thuộc loại lưu lại trên da (leave-on) hay rửa trôi (rinse-off) và những chất gây dị ứng trong hương liệu nào vượt ngưỡng phải công bố. Việc khai nồng độ chính xác được khuyến khích nhưng không bắt buộc đối với phần lớn chất gây dị ứng.
• Phải nộp CNF sửa đổi trong vòng 10 ngày sau khi bất kỳ thông tin nào trở nên không chính xác, ví dụ thay đổi công thức (thành phần hoặc nồng độ), tên sản phẩm hoặc thông tin liên hệ; đồng thời phải thông báo cho Health Canada khi ngừng bán sản phẩm.
• Bán mỹ phẩm chưa thông báo là hành vi bị cấm. Health Canada có thể yêu cầu cung cấp thêm thông tin, trong vòng 10 ngày, và bằng chứng rằng sản phẩm an toàn; sản phẩm có thể bị từ chối nhập vào Canada hoặc bị gỡ khỏi thị trường.

Danh sách cảnh báo thành phần mỹ phẩm (Hotlist) và các lệnh cấm thành phần khác

Danh sách cảnh báo thành phần mỹ phẩm (Cosmetic Ingredient Hotlist) là danh sách hành chính của Health Canada về các chất bị cấm hoặc hạn chế trong mỹ phẩm. Danh sách cụ thể hóa quy định cấm chung tại điều 16 của Đạo luật Thực phẩm và Dược phẩm đối với việc bán mỹ phẩm có thể gây hại cho người dùng. Thành phần bị cấm không được có mặt trong sản phẩm; thành phần hạn chế chỉ được dùng trong phạm vi nồng độ, loại sản phẩm và câu cảnh báo đã quy định. Biểu mẫu CNF hiển thị tình trạng Hotlist của từng thành phần, và các lô hàng có vấn đề về Hotlist có thể bị từ chối nhập khẩu hoặc bị gỡ khỏi thị trường.

Các thay đổi gần đây: vào tháng 5/2024, Basic Green 4 bị cấm, còn benzophenone và p-chloro-m-cresol bị hạn chế; vào tháng 2/2025, retinal được bổ sung là chất hạn chế, các ester của axit thioglycolic bị cấm, giới hạn đối với retinol và các ester của nó được hạ xuống ở một số sản phẩm như sữa dưỡng thể, và benzoyl peroxide chỉ được dùng trong sản phẩm làm móng chuyên nghiệp; vào tháng 8/2025, các mục liên quan đến cần sa được sửa đổi. Đợt lấy ý kiến từ 19/11/2025 đến 17/2/2026 đề xuất hạn chế Basic Violet 4, Basic Blue 7 và polyaminopropyl biguanide (PHMB, sẽ bị cấm trong dạng xịt), cấm brucine và thay đổi các mục Symphytum (comfrey) và furocoumarin. Hãy kiểm tra xem Hotlist sửa đổi đã được công bố chưa trước khi chốt công thức.

Ngoài ra, Quy định về hạt vi nhựa trong sản phẩm vệ sinh cá nhân (Microbeads in Toiletries Regulations) cấm sản xuất, nhập khẩu và bán các sản phẩm vệ sinh cá nhân dùng để tẩy tế bào chết hoặc làm sạch có chứa hạt vi nhựa, tức các hạt nhựa có kích thước từ 5 mm trở xuống.

Nhãn mác: tiếng Anh và tiếng Pháp, tên INCI và chất gây dị ứng trong hương liệu

Nhãn mỹ phẩm phải đáp ứng Quy định về Mỹ phẩm và Đạo luật Đóng gói và Ghi nhãn Người tiêu dùng (Consumer Packaging and Labelling Act). Mọi thông tin bắt buộc phải bằng cả tiếng Anh và tiếng Pháp, trừ danh sách thành phần.

• Tên gọi sản phẩm, theo tên thông dụng hoặc chức năng, bằng cả hai ngôn ngữ, trừ khi hiển nhiên, như với thỏi son.
• Định lượng tịnh theo đơn vị hệ mét trên mặt chính hiển thị (principal display panel) của nhãn ngoài; các ký hiệu hệ mét như g và mL được coi là song ngữ.
• Nhà phân phối (dealer): tên và địa điểm kinh doanh chính của công ty nước ngoài, hoặc của nhà phân phối tại Canada kèm cụm “imported by / importé par” ở phía trước, cùng thông tin liên hệ (điện thoại, email, website hoặc địa chỉ bưu điện) để giải đáp thắc mắc của người tiêu dùng.
• Danh sách thành phần trên nhãn ngoài, hoặc trên nhãn duy nhất, dùng tên INCI theo thứ tự nồng độ giảm dần; các thành phần từ 1% trở xuống và chất tạo màu có thể liệt kê sau đó theo thứ tự bất kỳ. Bao bì rất nhỏ có thể dùng thẻ treo, băng dính hoặc thẻ card gắn kèm, hoặc một website được nêu trên nhãn ngoài.
• Chất gây dị ứng trong hương liệu: được liệt kê theo tên, tách khỏi “parfum”, khi vượt 0,01% trong sản phẩm rửa trôi hoặc 0,001% trong sản phẩm lưu lại trên da. Canada dùng các chất gây dị ứng trong Phụ lục III của Regulation (EC) No 1223/2009 của EU: 24 chất từ 12/4/2026, và 81 chất đối với mỹ phẩm mới từ 1/8/2026 và đối với sản phẩm hiện có từ 1/8/2028.
• Cảnh báo và hướng dẫn sử dụng an toàn bằng cả hai ngôn ngữ, gồm các câu cảnh báo theo Hotlist cùng ký hiệu và cảnh báo bắt buộc trên bình chịu áp suất.
• Quebec: từ ngày 1/6/2025, theo Hiến chương Tiếng Pháp (Charter of the French Language), nhãn hiệu bằng ngôn ngữ khác chỉ được giữ nguyên không dịch nếu đã đăng ký và chưa có phiên bản tiếng Pháp nào được đăng ký, và các từ thông dụng hoặc mô tả trong đó, như cream, scent hoặc colour, cũng phải xuất hiện bằng tiếng Pháp.

Thông quan: mã số doanh nghiệp, CARM và hóa đơn

Nhà nhập khẩu đứng tên (importer of record) cần có Mã số doanh nghiệp (Business Number, BN) gồm 9 chữ số do Cơ quan Thuế Canada (Canada Revenue Agency) cấp và một tài khoản chương trình xuất nhập khẩu (RM). Từ ngày 21/10/2024, tài khoản RM được mở và quản lý trên Cổng khách hàng CARM (CBSA Assessment and Revenue Management) của Cơ quan Dịch vụ Biên giới Canada (CBSA); tại đây nhà nhập khẩu cũng ủy quyền cho đại lý hải quan của mình, người sẽ nộp đề nghị giải phóng hàng và Tờ khai kế toán thương mại (Commercial Accounting Declaration, CAD).

Giải phóng hàng trước khi nộp thuế (release prior to payment, RPP) đòi hỏi nhà nhập khẩu phải tự đặt bảo đảm tài chính (financial security) trên CARM, mức bảo đảm được tính theo số thuế nhập khẩu và các loại thuế khác cao nhất trong tháng; bảo đảm của đại lý hải quan chỉ được sử dụng đến ngày 20/5/2025. Nếu không dùng RPP, phải nộp thuế nhập khẩu và các loại thuế khác tại văn phòng CBSA trước khi hàng được giải phóng. CBSA chấp nhận Hóa đơn hải quan Canada (Canada Customs Invoice, mẫu CI1) hoặc hóa đơn thương mại bằng tiếng Anh hoặc tiếng Pháp có cùng thông tin (Memorandum D1-4-1). Hồ sơ nhập khẩu phải được lưu giữ sáu năm, và nhân viên CBSA có thể giữ lại mỹ phẩm mà họ nghi ngờ không tuân thủ pháp luật Canada.

Công ty nước ngoài có thể là nhà nhập khẩu với tư cách nhà nhập khẩu không cư trú (non-resident importer, NRI): có BN và tài khoản RM, đăng ký trên CARM, tự đặt bảo đảm RPP và thường dùng đại lý hải quan tại Canada; đồng thời phải lưu giữ hồ sơ tại Canada, hoặc nhờ một đại diện tại đó lưu giữ, trừ khi CBSA cho phép địa điểm khác. Là nhà nhập khẩu cũng kéo theo các nghĩa vụ với Health Canada, và CNF vẫn cần địa chỉ tại Canada, vì vậy thương hiệu NRI cũng cần một đại diện tại Canada để thực hiện thông báo.

Thuế nhập khẩu, hiệp định thương mại tự do và GST

Nước hoa (3303), trang điểm và chăm sóc da (3304), sản phẩm chăm sóc tóc (3305) và sản phẩm cạo râu, khử mùi, tắm (3307) có thuế suất tối huệ quốc (MFN) 6,5% trong Biểu thuế hải quan (Customs Tariff) 2026 của Canada. Hàng đáp ứng điều kiện của một hiệp định thương mại tự do được miễn thuế, gồm Hiệp định Thương mại Tự do Canada–Hàn Quốc (CKFTA, có hiệu lực từ 1/1/2015), CPTPP (ví dụ Nhật Bản, Việt Nam, Malaysia và Singapore), CUSMA (Mỹ và Mexico), CETA (EU) và hiệp định Canada–Anh. Trung Quốc và Ấn Độ không có FTA với Canada, nên mỹ phẩm của các nước này thường chịu 6,5%. Các khoản thuế trả đũa năm 2025 của Canada đối với hàng hóa Mỹ đã được dỡ bỏ đối với hàng đáp ứng CUSMA từ ngày 1/9/2025, nhưng từ ngày 8/9/2026 Canada lại áp thuế trả đũa 15%, 25% hoặc 50% lên một danh sách hàng hóa có xuất xứ Mỹ, trong đó có mỹ phẩm và sản phẩm chăm sóc cá nhân, nên cần kiểm tra danh sách này đối với sản phẩm sản xuất tại Mỹ.

Để hưởng ưu đãi, nhà nhập khẩu cần có chứng minh xuất xứ: với CKFTA là giấy chứng nhận xuất xứ do nhà xuất khẩu điền và ký (mẫu BSF760); với CPTPP và CUSMA là chứng nhận xuất xứ (certification of origin) của nhà xuất khẩu, nhà sản xuất hoặc nhà nhập khẩu, không theo mẫu quy định nào. Một giấy chứng nhận có thể bao gồm một lô hàng hoặc hàng hóa giống hệt nhau trong tối đa 12 tháng và có hiệu lực bốn năm. Với hàng nhập khẩu thương mại có trị giá hải quan từ 3.300 CAD trở xuống thì không cần giấy chứng nhận, nhưng nhà nhập khẩu phải lưu giữ hồ sơ chứng minh xuất xứ.

CBSA thu GST 5% trên trị giá đã gồm thuế nhập khẩu khi nhập khẩu. Tại các tỉnh áp dụng thuế bán hàng hài hòa (HST), phần thuế của tỉnh đối với hàng thương mại nhìn chung do nhà nhập khẩu tự tính trên tờ khai GST/HST của mình chứ không nộp tại biên giới. Nhà nhập khẩu đã đăng ký GST/HST có thể thu hồi khoản thuế này dưới dạng tín dụng thuế đầu vào (input tax credit); nhà nhập khẩu không cư trú chưa đăng ký thì không thể. Đây là hướng dẫn thực tiễn, không phải tư vấn pháp lý; hãy xác nhận với Health Canada, CBSA hoặc đại lý hải quan được cấp phép.