海外バイヤーからの品質クレーム：CISGの検査・通知ルールと返信の仕方

まず、どのルールが適用されるか

売買契約書やプロフォーマインボイスの条件から確認しましょう。準拠法と、検査・クレーム・保証期間に関する条項が、この後のほとんどを決めます。インコタームズ規則は引渡し、費用、危険を定めるもので、クレームの期限や救済方法は定めません。

契約に別の定めがなければ、国際物品売買契約に関する国際連合条約(ウィーン売買条約、CISG)が適用されることが多くあります。営業所が異なる締約国にある当事者間の物品売買、または国際私法の準則によって締約国の法の適用が導かれる場合です(第1条)。ただし、この2つ目の経路を適用しないと宣言した国もあり(第95条)、当事者は条約の適用を排除できます(第6条)。CISGがいつ適用されるか、契約書に何を書くかは別のCISGノートで扱います。このページは、すでに届いたクレームについての内容です。

買主がすべきこと：検査と通知

買主は、状況に応じて実行可能な限り短い期間内に物品を検査し、または検査させなければなりません。契約に物品の運送が含まれる場合、検査は物品が仕向地に到着した後まで延ばすことができます(第38条)。

買主が不適合を発見し、または発見すべきであった時から合理的な期間内に、不適合の性質を特定した通知を売主に行わなければ、不適合を援用する権利を失います。いかなる場合も、物品が現実に買主に引き渡された日から2年以内に通知しなければなりません。ただし、この期間が契約上の保証期間と両立しない場合は除きます(第39条)。売主が知り、または知らないことはあり得なかった不適合を開示しなかった場合、売主はこれらの規定を援用できません(第40条)。通知をしなかったことに合理的な理由がある買主は、なお代金を減額し、または逸失利益を除く損害賠償を請求できます(第44条)。

売主ができること、買主が求められること

売主は、引渡期日の後であっても、不合理な遅滞を伴わず、買主に不合理な不便や、買主が支出した費用の償還についての不確実性を生じさせない場合には、自己の費用で義務の不履行を追完できます(第48条)。売主が履行を受け入れるかどうかを買主に尋ね、買主が合理的な期間内に応じない場合、売主はその要求で示した期間内に履行できます。

買主は履行を請求できます。代替品の引渡しを請求できるのは不適合が重大な契約違反(契約に基づき期待する権利のあるものを実質的に奪う違反、第25条)となる場合に限られ、修補の請求は不合理でない限り認められます(第46条)。買主は、実際に引き渡された物品が引渡時に有した価値と、適合する物品がその時に有したであろう価値との割合に応じて代金を減額できますが、売主が追完した場合や買主が売主の追完を拒んだ場合は減額できません(第50条)。受け取った物品を拒絶しようとする買主は、その物品を保存するための合理的な措置をとらなければなりません(第86条)。

クレームを扱いやすくする最初の返信

確認中と伝えるだけでも、その日のうちに返信しましょう。そして確認に必要なものを求めます：該当するインボイスとロット番号またはカートン番号、数量、物品と荷印が見えるカートンの写真、いつどのように問題を見つけたか、サーベイ(鑑定)や検査の報告書があればその報告書。

届いた内容を自社の記録と照らし合わせます：パッキングリスト、検査報告書、梱包・積付け写真。カートンが破損した状態で届いたなら、輸送中の事故の可能性があります。その場合、買主が受領書に異常を記載し、運送人と貨物保険会社にそれぞれの期限内に通知する必要があります。品質や数量が自社側の問題なら、交換、修補、次の注文で差し引くクレジットノート、代金減額のいずれかを書面で提案し、買主と合意してから実行しましょう。

書き換えて使える最初の返信(英文)

"Thank you for letting us know about the problem with invoice [number]. We are sorry for the trouble and are checking it now. So that we can look into it quickly, please send: the carton or lot numbers concerned and how many units are affected, photos of the goods and of the cartons showing their marks, when and how the problem was found, and any survey or inspection report. Please keep the goods and packaging until we have agreed what to do. We will reply with our findings and a proposal by [date]."

確認前には何も認めず、クレームに必要な証拠を求め、物品の保管を頼み、回答日を示しています。注文時と同じメールのやり取りの中で送れば、記録が一か所にまとまります。