Alıcının Mal Şikâyeti: CISG'ye Göre İhbar Kuralları ve Nasıl Yanıt Verilir

Önce, hangi kurallar uygulanır

İşe satış sözleşmesinden veya proforma faturanızdaki şartlardan başlayın: uygulanacak hukuk ve muayene, talep veya garanti süreleriyle ilgili maddeler, sonrasının büyük kısmını belirler. Incoterms kuralları teslimi, masrafları ve riski düzenler; talep sürelerini veya hukuki çareleri belirlemez.

Sözleşmede aksi yoksa Milletlerarası Mal Satımına İlişkin Sözleşmeler Hakkında Birleşmiş Milletler Antlaşması (CISG) çoğu zaman uygulanır: işyerleri farklı akit devletlerde bulunan taraflar arasındaki mal satımlarına veya milletlerarası özel hukuk kuralları bir akit devletin hukukunu gösterdiğinde (Madde 1); ancak bazı devletler bu ikinci yolu uygulamayacaklarını beyan etmiştir (Madde 95) ve taraflar Antlaşma'nın uygulanmasını hariç tutabilir (Madde 6). CISG'nin ne zaman uygulandığını ve sözleşmeye ne yazılacağını ayrı bir CISG notu anlatıyor; bu sayfa gelmiş bir şikâyetle ilgilidir.

Alıcının yapması gerekenler: muayene ve ihbar

Alıcı malı, koşullara göre fiilen mümkün olan en kısa sürede muayene etmeli veya ettirmelidir; sözleşme malın taşınmasını içeriyorsa muayene, mal varış yerine ulaşıncaya kadar ertelenebilir (Madde 38).

Alıcı, uygunsuzluğu fark ettiği veya fark etmesi gerektiği andan itibaren makul bir süre içinde, niteliğini belirterek satıcıya ihbar etmezse uygunsuzluğa dayanma hakkını kaybeder; her halükârda en geç malın kendisine fiilen teslim edildiği tarihten itibaren iki yıl içinde ihbar etmelidir, meğerki bu süre sözleşmesel bir garanti süresiyle bağdaşmasın (Madde 39). Satıcı, bildiği veya bilmemesi mümkün olmayan ve alıcıya açıklamadığı bir uygunsuzlukta bu kurallara dayanamaz (Madde 40); ihbarı yapmamak için makul bir mazereti olan alıcı ise bedeli yine indirebilir veya yoksun kalınan kâr dışındaki zararlarını isteyebilir (Madde 44).

Satıcının yapabilecekleri ve alıcının isteyebilecekleri

Satıcı, teslim tarihinden sonra bile, makul olmayan bir gecikmeye yol açmadan, alıcıya makul olmayan bir zahmet ya da alıcının yaptığı masrafların karşılanacağı konusunda belirsizlik yaratmadan yapabiliyorsa, borçlarını yerine getirmemesini masrafı kendisine ait olmak üzere giderebilir (Madde 48). Satıcı alıcıya ifayı kabul edip etmeyeceğini sorar da alıcı makul sürede yanıt vermezse, satıcı talebinde belirttiği süre içinde ifa edebilir.

Alıcı ifayı talep edebilir; ikame mal teslimini ancak uygunsuzluk esaslı bir ihlal (beklemeye hakkı olan şeyden onu büyük ölçüde yoksun bırakan ihlal, Madde 25) oluşturuyorsa, onarımı ise makul olmadığı haller dışında isteyebilir (Madde 46). Bedeli, fiilen teslim edilen malın değeri ile sözleşmeye uygun malın sahip olacağı değer arasındaki oran ölçüsünde indirebilir; ancak satıcı ayıbı gidermişse veya alıcı satıcının giderimini reddetmişse indirim yapamaz (Madde 50). Malı teslim alıp reddetmek isteyen alıcı, malı korumak için makul önlemleri almalıdır (Madde 86).

Talebi kontrol altında tutan ilk yanıt

Şikâyeti aldığınızı ve incelediğinizi söylemek için bile olsa aynı gün yanıt verin. İncelemenizi sağlayacak bilgileri isteyin: ilgili fatura ve lot ya da koli numaraları, miktarlar, malın ve markaları görünen kolilerin fotoğrafları, sorunun ne zaman ve nasıl fark edildiği ve varsa ekspertiz (survey) veya muayene raporu.

Şikâyeti kendi kayıtlarınızla karşılaştırın: çeki listesi (packing list), muayene raporu ve ambalaj ve yükleme fotoğraflarınız. Koliler hasarlı geldiyse sorun taşıma sırasında oluşmuş olabilir: alıcı bunu teslim belgesine not etmeli ve taşıyıcıyla kargo sigortacısına kendi süreleri içinde bildirmelidir. Sizden kaynaklanan bir kalite veya miktar sorunuysa yazılı bir çözüm önerin (değişim, onarım, bir sonraki siparişten düşülecek alacak dekontu ya da bedel indirimi) ve harekete geçmeden önce alıcıyla anlaşın.

Uyarlanabilecek ilk yanıt (İngilizce)

"Thank you for letting us know about the problem with invoice [number]. We are sorry for the trouble and are checking it now. So that we can look into it quickly, please send: the carton or lot numbers concerned and how many units are affected, photos of the goods and of the cartons showing their marks, when and how the problem was found, and any survey or inspection report. Please keep the goods and packaging until we have agreed what to do. We will reply with our findings and a proposal by [date]."

Yanıt, inceleme bitmeden hiçbir şeyi kabul etmez, bir talebin ihtiyaç duyduğu kanıtları ister, alıcıdan malı saklamasını rica eder ve bir tarih verir. Kayıtlar bir arada kalsın diye siparişin geçtiği aynı e-posta yazışmasından gönderin.