해외 바이어 클레임 대응: CISG 검사·통지 규정과 첫 답장 쓰는 법

먼저, 어떤 규칙이 적용되는지

매매계약서나 견적송장(proforma invoice)의 조건부터 보세요. 준거법, 그리고 검사·클레임·보증 기간에 관한 조항이 이후 대부분을 정합니다. 인코텀즈는 인도, 비용, 위험의 이전을 정할 뿐 클레임 기한이나 구제 수단은 정하지 않습니다.

계약에 따로 정한 것이 없으면 국제물품매매계약에 관한 유엔협약(CISG)이 적용되는 경우가 많습니다. 영업소가 서로 다른 체약국에 있는 당사자 사이의 물품 매매, 또는 국제사법 규칙에 따라 체약국 법이 적용되는 경우입니다(제1조). 다만 일부 국가는 두 번째 경로를 적용하지 않는다고 선언했고(제95조), 당사자는 협약 적용을 배제할 수 있습니다(제6조). CISG가 언제 적용되고 계약서에 무엇을 넣을지는 별도의 CISG 노트에서 다룹니다. 이 페이지는 이미 들어온 클레임에 관한 내용입니다.

바이어가 할 일: 검사와 통지

바이어는 상황에 따라 실행 가능한 짧은 기간 안에 물품을 검사하거나 검사하게 해야 합니다. 계약에 운송이 포함되면 검사는 물품이 목적지에 도착한 뒤로 미룰 수 있습니다(제38조).

바이어가 부적합을 발견했거나 발견할 수 있었던 때부터 합리적인 기간 안에, 그 부적합의 성질을 특정해 매도인에게 통지하지 않으면 부적합을 주장할 권리를 잃습니다. 어떤 경우에도 물품이 실제로 바이어에게 넘어간 날부터 2년 안에 통지해야 하며, 이 기간이 계약상 보증기간과 맞지 않으면 예외입니다(제39조). 매도인이 알았거나 모를 수 없었던 부적합을 알리지 않았다면 매도인은 이 규정을 내세울 수 없고(제40조), 통지가 늦은 데 합리적인 이유가 있는 바이어는 여전히 대금을 감액하거나 일실이익을 뺀 손해배상을 청구할 수 있습니다(제44조).

매도인이 할 수 있는 것, 바이어가 요구할 수 있는 것

매도인은 인도기일이 지난 뒤에도, 불합리한 지체나 바이어의 불합리한 불편, 바이어가 쓴 비용을 돌려받을지에 대한 불확실성 없이 할 수 있다면 자기 비용으로 하자를 바로잡을 수 있습니다(제48조). 매도인이 이행을 받아들일지 바이어에게 물었는데 바이어가 합리적인 기간 안에 답하지 않으면, 매도인은 요청에서 밝힌 기간 안에 이행할 수 있습니다.

바이어는 이행을 요구할 수 있습니다. 대체물 인도는 부적합이 본질적 계약위반(계약에서 기대할 수 있었던 것을 실질적으로 잃게 하는 위반, 제25조)일 때만, 수리는 불합리하지 않은 한 요구할 수 있습니다(제46조). 대금은 실제 인도된 물품의 가치가 계약에 맞는 물품의 가치에 대해 갖는 비율만큼 감액할 수 있지만, 매도인이 하자를 바로잡았거나 바이어가 매도인의 추완을 거절했다면 감액할 수 없습니다(제50조). 받은 물품을 거절하려는 바이어는 물품을 보관하기 위한 합리적인 조치를 해야 합니다(제86조).

클레임을 관리 가능하게 만드는 첫 답장

확인 중이라는 말뿐이라도 그날 답하세요. 그리고 확인에 필요한 것을 요청합니다: 해당 인보이스와 로트·카톤 번호, 수량, 물품과 화인이 보이는 카톤 사진, 언제 어떻게 발견했는지, 검정(서베이)·검사 보고서가 있으면 그 보고서.

받은 내용을 우리 기록과 비교하세요: 패킹리스트, 검사 보고서, 포장·적입 사진. 카톤이 파손된 채 도착했다면 운송 중 사고일 수 있습니다. 이 경우 바이어가 인수증에 이상을 적고, 운송인과 적하보험사에 각자의 기한 안에 통지해야 합니다. 품질이나 수량이 우리 쪽 문제라면 교환, 수리, 다음 주문에서 차감하는 대변표(credit note), 대금감액 중 하나를 서면으로 제안하고, 바이어와 합의한 뒤에 진행하세요.

고쳐 쓸 수 있는 첫 답장 예시(영문)

"Thank you for letting us know about the problem with invoice [number]. We are sorry for the trouble and are checking it now. So that we can look into it quickly, please send: the carton or lot numbers concerned and how many units are affected, photos of the goods and of the cartons showing their marks, when and how the problem was found, and any survey or inspection report. Please keep the goods and packaging until we have agreed what to do. We will reply with our findings and a proposal by [date]."

확인 전에는 아무것도 인정하지 않고, 클레임에 필요한 증거를 요청하고, 물품 보관을 부탁하고, 답할 날짜를 정합니다. 주문 때 쓰던 같은 이메일 스레드에서 보내면 기록이 한곳에 모입니다.