Ekspor kosmetik ke Vietnam: notifikasi DAV, CFS, dan label

Siapa yang mengajukan notifikasi, dan di mana

Hanya organisasi atau perorangan Vietnam yang bidang usahanya mencakup kosmetik yang boleh mengajukan. Produsen atau pemilik merek asing memberikan kuasa melalui letter of authorisation (LoA).

Produk impor dinotifikasikan ke DAV, secara daring melalui National Public Service Portal, langsung, atau melalui pos. Berkas lengkap dengan biaya yang sudah dibayar mendapatkan nomor tanda terima dalam 3 hari kerja; jika tidak, DAV akan mencantumkan kekurangannya dalam 5 hari kerja.

Nomor tersebut berlaku selama 5 tahun dan harus diperpanjang dengan mengajukan notifikasi ulang sebelum kedaluwarsa. Perubahan tertentu pada produk memerlukan notifikasi baru.

Certificate of Free Sale dan legalisasi

CFS harus diterbitkan oleh otoritas berwenang di negara produksi atau ekspor dan masih berlaku; jika tidak memiliki tanggal kedaluwarsa, umurnya harus kurang dari 24 bulan.

CFS tidak diperlukan untuk produk yang dibuat di negara anggota CPTPP (seperti Jepang, Kanada, atau Australia) atau yang sudah dinotifikasikan di negara ASEAN; sebagai gantinya, bukti otorisasi tersebut yang diajukan.

CFS harus dilegalisasi konsuler kecuali dibebaskan oleh suatu perjanjian, otoritas penerbit mengonfirmasinya ke DAV, atau dapat diverifikasi di situs web penerbit. LoA harus disahkan tanda tangannya dan dilegalisasi kecuali dibebaskan oleh suatu perjanjian.

Apostille Convention berlaku bagi Vietnam sejak 11 September 2026, kecuali dengan Jerman, Austria, dan Ceko. Aturan kosmetik masih merujuk pada legalisasi konsuler, jadi pastikan dulu ke DAV sebelum mengandalkan apostille.

Bahan dan klaim

Formula harus memenuhi lampiran (annex) ASEAN Cosmetic Directive, yang diperbarui secara berkala (terakhir pada Juni 2026), jadi periksa ulang setiap ada pembaruan.

Sejak Circular 34/2025, notifikasi mencantumkan bahan berdasarkan nama INCI secara berurutan dari yang terbanyak, dengan persentase untuk bahan yang dibatasi. Klaim harus mengikuti pedoman ASEAN; klaim yang tidak benar atau bukan klaim kosmetik, seperti mengobati penyakit, berisiko ditolak atau ditarik.

• Annex II: bahan yang dilarang
• Annex III: bahan yang dibatasi beserta ketentuannya
• Annex IV: pewarna yang diizinkan
• Annex VI: pengawet yang diizinkan
• Annex VII: tabir surya (UV filter) yang diizinkan

Label dan sub-label berbahasa Vietnam

Label harus menampilkan nama dan fungsi produk, petunjuk pakai, daftar lengkap bahan, negara produksi, nama dan alamat perusahaan penanggung jawab di Vietnam, kuantitas bersih, nomor batch, tanggal produksi atau kedaluwarsa, dan peringatan. Setidaknya petunjuk pakai, detail perusahaan, dan peringatan harus dalam bahasa Vietnam.

Berdasarkan Decree 37/2026/ND-CP, yang menggantikan Decree 43/2017 dan 111/2021, label asli barang impor harus menampilkan nama produk, asal, serta nama dan alamat produsen. Sub-label berbahasa Vietnam yang memuat konten wajib ditambahkan sebelum dijual tanpa menutupi label asli.

Product Information File (PIF)

Setiap produk memerlukan PIF dalam empat bagian (administratif dan ringkasan, bahan baku, produk jadi, keamanan dan efikasi), yang disimpan di alamat perusahaan penanggung jawab di Vietnam.

Bagian 1 harus bisa ditunjukkan langsung saat pemeriksaan, bagian lainnya dalam 15 sampai 60 hari sesuai yang diminta. PIF yang tidak ada menjadi alasan pencabutan nomor notifikasi, jadi sepakati agar produsen menyediakan bagian teknisnya.

Kepabeanan dan perubahan yang sedang berlangsung

Importir tidak lagi menunjukkan notifikasi fisik ke bea cukai; mereka mendeklarasikan nomornya dan bea cukai memeriksanya secara elektronik. Jaga agar nama produk konsisten di invoice, packing list, dan notifikasi; generator invoice dan packing list gratis serta cek kode HS dari Triplicate bisa membantu.

Decree kosmetik yang baru masih berupa rancangan pada September 2026. Aturan sering berubah, jadi pastikan persyaratan terkini dengan DAV atau customs broker berlisensi atau konsultan regulasi sebelum mengirim.