Vì sao hàng bị hải quan giữ lại và cách phòng tránh

Chứng từ không khớp nhau

Hải quan đối chiếu tờ khai với hóa đơn, phiếu đóng gói và bản kê khai hàng hóa (manifest) mà hãng vận chuyển lập từ vận đơn hoặc vận đơn hàng không. Số kiện, trọng lượng, số lượng, mô tả hàng hóa hoặc người nhận hàng không khớp nhau là nguyên nhân phổ biến khiến hàng bị giữ lại.

Hóa đơn cần ghi chi tiết: ví dụ, quy định của Mỹ yêu cầu ghi rõ tên thương mại, số lượng, đơn giá và loại tiền của từng mặt hàng, các khoản phí như cước vận chuyển và đóng gói, cùng nước xuất xứ.

• Tên và địa chỉ người nhận hàng trùng khớp
• Số kiện và trọng lượng trùng khớp
• Mô tả hàng hóa, mã HS, loại tiền và điều kiện Incoterms trùng khớp

Mô tả hàng mơ hồ và sai mã HS

Mã Hệ thống Hài hòa (HS) 6 số được hơn 200 quốc gia và vùng lãnh thổ sử dụng, mỗi nước thêm các số phía sau để tạo thành mã nhập khẩu đầy đủ của mình. Hãy dùng công cụ tra mã HS của Triplicate để kiểm tra các mã khả dĩ, sau đó xác nhận mã quốc gia trong biểu thuế của nước nhập khẩu.

Quy định về bản kê khai tàu biển của Mỹ không chấp nhận các cụm từ chung chung như “general cargo” (hàng hóa thông thường) hay “said to contain” (được cho là chứa), và ICS2 của EU cũng có một danh sách từ cấm không được dùng một mình làm mô tả hàng hóa (danh sách cập nhật từ ngày 3/8/2026). Hãy ghi rõ mặt hàng là gì, chất liệu và công dụng, ví dụ “women's knitted cotton T-shirts” (áo thun dệt kim bằng cotton cho nữ), thay vì chỉ ghi chung chung “garments” (quần áo).

Trị giá hải quan và khai thấp giá trị

Theo Hiệp định Trị giá Hải quan của WTO, trị giá hải quan thông thường là trị giá giao dịch: mức giá đã trả hoặc phải trả, cộng với các khoản điều chỉnh theo quy định. Nếu không thể áp dụng phương pháp này, hải quan sẽ lần lượt áp dụng các phương pháp: trị giá hàng hóa giống hệt, trị giá hàng hóa tương tự, phương pháp trừ lùi, phương pháp tính toán và phương pháp dự phòng; ngay cả phương pháp cuối cùng cũng không được dùng trị giá tối thiểu hay áp đặt tùy tiện.

Hải quan có thể kiểm tra trị giá khai báo và yêu cầu cung cấp bằng chứng, chẳng hạn hợp đồng và chứng từ thanh toán. Cơ sở tính trị giá cũng khác nhau: EU cộng thêm chi phí vận chuyển và bảo hiểm tính đến điểm hàng vào EU, trong khi trị giá tính thuế của Mỹ không bao gồm cước vận chuyển quốc tế và bảo hiểm.

Xuất xứ, giấy phép và ghi nhãn

Chứng từ chứng minh xuất xứ quan trọng nhất khi người nhập khẩu muốn hưởng thuế suất ưu đãi theo một hiệp định thương mại; nếu thiếu hoặc không hợp lệ, hàng sẽ bị áp thuế suất thông thường.

Thực phẩm, mỹ phẩm, dược phẩm, hóa chất và sản phẩm có nguồn gốc động thực vật thường cần thêm giấy phép, đăng ký hoặc thông báo từ một cơ quan quản lý khác; hàng lưỡng dụng có thể cần giấy phép xuất khẩu, và pin lithium phải tuân theo quy định vận chuyển hàng nguy hiểm. Ví dụ: thực phẩm nhập khẩu vào Mỹ cần thông báo trước (prior notice) cho FDA ít nhất 2 giờ trước khi đến nếu vận chuyển đường bộ, 4 giờ nếu đường hàng không hoặc đường sắt, và 8 giờ nếu đường biển, nếu không có thể bị từ chối nhập cảnh hoặc giữ lại.

Mỹ yêu cầu hầu hết hàng hóa nhập khẩu phải ghi tên nước xuất xứ bằng tiếng Anh; hàng không ghi nhãn xuất xứ sẽ bị áp thêm 10% thuế, trừ khi được ghi nhãn bổ sung, tái xuất hoặc tiêu hủy dưới sự giám sát của CBP.

Khai báo trước, mã số người nhập khẩu và sàng lọc

Hầu hết hàng hóa vận chuyển bằng đường biển đến Mỹ cần nộp Importer Security Filing (ISF) ít nhất 24 giờ trước khi xếp hàng ở nước ngoài; CBP có thể phạt vi phạm hợp đồng (liquidated damages) 5.000 USD cho mỗi lần vi phạm. ICS2 của EU yêu cầu tờ khai tóm tắt nhập cảnh cho mọi phương thức vận tải, với dữ liệu tối thiểu phải nộp trước khi xếp hàng lên máy bay; hải quan có thể yêu cầu bổ sung dữ liệu, tiến hành sàng lọc, hoặc ra lệnh không được xếp hàng (do not load).

Tại EU, người nhập khẩu cần có mã EORI (doanh nghiệp ngoài EU đăng ký tại nơi khai báo lần đầu); tại Mỹ cần có mã số người nhập khẩu. Cần sàng lọc người mua, người nhận hàng và người dùng cuối theo các danh sách trừng phạt và hạn chế giao dịch, chẳng hạn Consolidated Screening List của Mỹ.

Mỹ đã tạm ngừng áp dụng miễn thuế de minimis đối với phần lớn hàng nhập khẩu từ ngày 29/8/2025, và việc tạm ngừng này trở thành vô thời hạn từ ngày 24/6/2026, nên các kiện hàng giá trị thấp nay cũng cần làm thủ tục nhập khẩu, chẳng hạn thủ tục đơn giản (informal entry) cho hàng trị giá đến 2.500 USD.

Kiểm tra, thời hạn và các bước tiếp theo

Không có một chuẩn mực chung trên toàn cầu. HMRC (Anh) đặt mục tiêu thông quan hàng nhập khẩu bằng đường hàng không và đường bộ đã đến trong vòng 2 giờ kể từ khi nhận đủ chứng từ yêu cầu. Thông báo giữ hàng của Mỹ phải nêu rõ lý do; nếu không có quyết định trong vòng 30 ngày sẽ được coi là từ chối nhập cảnh (exclusion), và có thể khiếu nại.

Việc giữ hàng phát sinh chi phí: các trạm kiểm tra của Mỹ tính phí cho chủ hàng, còn hàng hóa lưu kho tạm thời tại EU phải được đưa vào một thủ tục hải quan hoặc tái xuất trong vòng 90 ngày.

Các quy định thường xuyên thay đổi. Đây là hướng dẫn thực tế, không phải tư vấn pháp lý; hãy xác nhận yêu cầu hiện hành với cơ quan hải quan nước nhập khẩu hoặc đại lý hải quan, chuyên gia tư vấn được cấp phép.