Apostila ou legalização de documentos de exportação: países-membros em 2026

Apostila ou legalização consular

A legalização é a cadeia de certificações que comprova que a assinatura ou o selo de um documento estrangeiro é autêntico: normalmente uma certificação de um ministério do país emissor e depois da embaixada ou do consulado do país de destino. Pela Convenção da Apostila de 1961, quando os dois países são partes contratantes, uma única apostila da autoridade competente do país emissor substitui essa cadeia, e o país de destino não pode exigir mais.

A Convenção se aplica a documentos públicos: documentos de tribunais e de autoridades públicas, documentos administrativos, atos notariais e certificações oficiais apostas em documentos privados, como o reconhecimento oficial de uma assinatura. Um documento privado, como uma fatura comercial ou uma carta da empresa, geralmente é por isso notarizado ou oficialmente certificado primeiro, e a apostila é anexada a essa certificação.

Documentos comerciais e aduaneiros

O Artigo 1(3)(b) exclui os "administrative documents dealing directly with commercial or customs operations" (documentos administrativos relacionados diretamente a operações comerciais ou aduaneiras). Os redatores tinham em mente documentos como certificados de origem e licenças de importação e exportação. Desde 2009, as Comissões Especiais da HCCH dizem que essa exclusão deve ser interpretada de forma restrita e, depois, de forma extremamente restrita, e em 2021 incentivaram os Estados receptores a aceitar apostilas até para os documentos excluídos. Muitas partes contratantes hoje emitem apostilas para esses documentos, mas a prática varia, então pergunte à autoridade emissora e ao importador ou à autoridade que vai receber o documento o que eles aceitam. Algumas orientações de países sobre a adesão à Convenção, como os comentários sobre a adesão do Vietnã, ainda listam os documentos comerciais e aduaneiros como fora do seu alcance.

Quem é membro: confira antes de enviar os documentos

• China (desde 7 de novembro de 2023), Canadá (11 de janeiro de 2024), Bangladesh (30 de março de 2025), Argélia (9 de julho de 2026) e Vietnã (11 de setembro de 2026) estão entre os membros recentes, junto com membros de longa data como Estados Unidos, Reino Unido, Japão, República da Coreia, Índia, Turquia, Brasil, México e Rússia.
• Arábia Saudita (7 de dezembro de 2022), Indonésia (4 de junho de 2022), Paquistão (9 de março de 2023), Filipinas (14 de maio de 2019) e Singapura (16 de setembro de 2021) também aderiram nos últimos anos.
• A Tailândia depositou sua adesão em 30 de junho de 2026; a Convenção entra em vigor para ela em 28 de fevereiro de 2027, então até lá valem as regras tailandesas de legalização.
• Os Emirados Árabes Unidos, a Malásia e o Egito não eram partes contratantes em outubro de 2026, então os documentos para eles ainda passam por legalização ou atestação.
• Quando um membro existente se opõe à adesão de um novo membro, a Convenção não se aplica entre esses dois países. Áustria, Tchéquia e Alemanha, por exemplo, se opuseram à adesão do Vietnã, então os documentos entre eles e o Vietnã ainda precisam de legalização. A tabela de status da HCCH marca essas adesões; consulte-a sempre para os dois países.

Documentos de exportação típicos que precisam de apostila ou legalização

• Certificados de venda livre e certificados GMP para registro de produtos, por exemplo cosméticos ou alimentos em alguns mercados da Ásia e do Oriente Médio.
• Procurações e cartas de autorização que nomeiam um importador ou agente local.
• Extratos do registro da empresa e certificados de situação regular (good standing) para licitações ou contratos de distribuição.
• Certificados de origem e faturas comerciais, quando o país do comprador ou uma carta de crédito exige que sejam legalizados pelo seu consulado.
• Certificados halal, sanitários ou de análise, quando a autoridade receptora os pede.